Best Practice LBS

Thema Verwaltung von Bausparverträgen mit Archiv, DMS und eAkten
Branche Bausparkasse, A.ö.R.
Mitarbeiter 300
Umsatz Bausparsumme 14,2 Mrd. Euro (2013)
Unternehmenssitz Mainz
Integration LBS Neu
Projektraum Rheinland-Pfalz

Am Anfang haben sich die Mitarbeiter sehr am Papier festgeklammert. Aber sie haben dann schnell die Vorteile gemerkt, die die elektronische Kreditakte bietet.

Gerhard Eller, Gruppenleiter Kreditbereich LBS Rheinland- Pfalz

Herausforderungen

  • Migration von 24 Mio. Dokumenten und 10.000 Vorgängen aus dem Vorgängersystem
  • Kurze Projektlaufzeit von nur sechs Monaten
  • Parallelbetrieb während der Migration bis zum Cutover

Ziele

  • Optimierte Verwaltung von Bausparverträgen, vom Scannen der Eingangsdokumente über die Verarbeitung mit einem Workflow bis hin zur Kreditakte
  • Revisionssichere Langzeitarchivierung
  • Einfache Anbindung von Fachverfahren
  • Mehr Zeit für andere Tätigkeiten und mehr Spaß an der Arbeit

Lösungen

  • Doxis4 als Plattform für das Dokumenten-Management-System der LBS mit den Bausteinen elektronische Akte, Archiv und elektronischer Dokumenten-Postkorb
  • Integration von LBS Neu
  • Realisierung weitere Aktentypen wie Kreditakte, Rechtsakte, Revisionsakte, Handelsvertreterakte und Sparkassenakte

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Vor Einführung des optischen Archives kam die komplette Post als Papier in die Sachbearbeitung. Es waren täglich 50 bis 100 Papierpostkorbeingänge. Niemand wusste, welcher Sachbearbeiter welchen Vorgang in der Bearbeitung hatte. Das Suchen nach Papierdokumenten in den herkömmlichen umfangreichen Aktenordnern war zeitaufwendig und lästig. Es dauerte lange, bis die Sachbearbeiter an die gesuchten Dokumente herankommen konnten, die sie auch wirklich benötigten. Mit der DMS- / Archiveinführung sollte eine revisionssichere Dokumentenablage geschaffen und die Nachvollziehbarkeit aller Änderungen an den Dokumenten verbessert werden. Wichtig war außerdem die freie Wahl des Storage-Systems.

Gründe für SER

  • Deutscher Hersteller; Software, Dienstleistungen und Wartung aus einer Hand 
  • Umfassendes Produkt-Portfolio
  • Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis

Lösungen

Komfortable Stapelverarbeitung mit dem Doxis4 Massen-Scanclient und Hochleistungsscanner Automatische Extraktion relevanter Daten für die automatische Archivierung Automatische Klassifikation für die automatische Zuordnung zu elektronischen Akten & Postkörben Revisionssicheres Archiv für die Langzeitaufbewahrung

Integration

LBS Neu

Dokumentenmenge

43 Mio. Dokumente, Zuwachs jährlich ca. 3,5 Mio.

User

300 User

Umsetzung

  • Migration von 24 Mio. Dokumenten und 10.000 Vorgängen aus dem Vorgängersystem
  • 50 — 100 Papier-Postkorbeingänge werden in wenigen Minuten dem richtigen Sachbearbeiter zur weiteren Bearbeitung elektronisch zur Verfügung gestellt
  • Einführung elektronischer Akten: Bausparakte, Kreditakte, Rechtsakte, Revisionsakte, Handelsvertreterakte und Sparkassenakte
  • Nur sechs Monate von der Planung bis hin zur Produktivsetzung inkl. Migration des Altsystems

Nutzen

  • Beschleunigung der Prozesse, somit Steigerung der Wirtschaftlichkeit
  • Unabhängigkeit von SER-Ressourcen dank einfach zu bedienender Entwicklungstools
  • Projekt in Time und in Budget
  • Keine Liege- und damit auch keine Wartezeiten
  • Keine Suche mehr nach Vorgängen durch die Sachbearbeiter
  • Mehr Zeit für andere Tätigkeiten und mehr Spaß an der Arbeit

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