Best Practice Landschaftsverband Westfalen-Lippe

Thema Elektronische Akten, Archivierung, Rechnungsprüfung und KTQ-Handbuch.
Branche Kommunalverband
Mitarbeiter 16.000
Unternehmenssitz Münster
Projektraum Neun LWL- Kliniken in Westfalen

Endlich können wir uns darauf verlassen, dass unsere Dokumente aktuell gehalten und schnell auffindbar sind.

Peter Denninghoff, Klinische Unternehmensentwicklung, LWL-Klinik Dortmund

Herausforderungen

  • Es fehlte ein vollständiges QM-Handbuch, das für alle Mitarbeiter der LWL-Kliniken zentral zugänglich war
  • Aufwändige Pflege der QM-Dokumente
  • Hoher Aufwand bei der Vorbereitung regelmäßiger KTQ-Rezertifizierungen

Ziele

  • Jegliche QM-Dokumente und schriftlich fixierten Arbeitsgrundlagen vollständig und schnell auffindbar machen
  • Pflege des QM-Handbuchs vereinfachen
  • Prozessdarstellungen und Hilfsdokumente einbeziehen
  • Zeitaufwand zur Vorbereitung regelmäßiger Rezertifizierungen verringern

Lösungen

  • KTQ-Klinikhandbuch auf Basis des Doxis4 QM-Handbuchs zur Dokumentation von Qualitätsprozessen
  • Workflowgesteuerte Erstellung, Bearbeitung und Prüfung von QM-Dokumenten bis zur Freigabe
  • Webbasierte Lösung mit Zugang für die ganze Organisation

Projekt-Steckbrief

Ausgangsituation

Das neue Klinikhandbuch sollte den Beschäftigten der LWL-Kliniken möglichst alle in schriftlicher Form fixierten Arbeitsgrundlagen in elektronischer Form an einem Ort bereitstellen. Dazu gehören nicht nur Prozessdarstellungen, sondern auch weitere benötigte Hilfsdokumente wie z.B. Vordrucke, Geschäftspapier-Vorlagen etc. Außerdem sollten die QM-Beauftragten bei der Erstellung, Veröffentlichung und Pflege der QM-Handbücher unterstützt werden. Der Aufwand bei der Vorbereitung der regelmäßigen Rezertifizierungen durch die KTQ sollte ebenfalls minimiert werden.

Gründe für SER

  • Expertise im Klinikumfeld und Krankenhausmarkt
  • Entwicklung einer individuellen Lösung entsprechend der Bedürfnisse des LWL
  • räumliche Nähe zum LWL durch die SER-Geschäftsstelle in Münster

Lösung

  • Software-Lösung zur Dokumentation von Qualitätsprozessen, deckt den gesamten Lebenszyklus von qualitätsrelevanten Dokumenten ab.
  • Flexibel anpassbares und praktisch bewährtes Redaktionssystem für QM-Autoren.
  • Automatische Indizierung neuer oder geänderter Dokumente bei ihrer Übernahme in das aktuelle QM- Handbuch durch Schlagworte, die in den Dokumenteigenschaften hinterlegt sind.
  • Alle veröffentlichten Dokumente sind automatisch über einen Webbrowser zugänglich

Dokumentenmenge

Aktuell: 5.500 QM-Dokumente

User

Schreibende Anwender: 40, lesende Anwender: ca. 2500

Umsetzung

  • Präsentation eines Prototyps drei Wochen nach Kick-Off-Meeting zwischen SER und LWL.
  • Die erste Realisierungsstufe wurde Mitte 2010 erfolgreich mit der Produktivsetzung des elektronischen KTQ-Handbuches in den LWL-Kliniken Lippstadt/Warstein, Dortmund/Hemer, Münster/Lengerich und Hamm abgeschlossen.
  • Roll-out des QM-Handbuches in fünf weiteren LWL-Kliniken.

Nutzen

  • Von dem KTQ-Klinikhandbuch profitieren Autoren, Mitarbeiter und KTQ-Visitoren.
  • Einfach zu bedienendes Wissensmanagement-Tool für alle QM-Dokumente.
  • QM-Dokumentationen können strukturiert im Kontext der Organisationseinheit (Klinik, Station etc.) und der Klinikhandbuchstruktur oder unstrukturiert über Volltextsuche gefunden werden.
  • Früher war es für die QM-Beauftragten viel Aufwand, alle relevanten Dokumente „von Hand“ herauszusuchen und auszudrucken. Heute lassen sich die für die Rezertifizierung benötigten Dokumente bequem per Knopfdruck recherchieren.

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