Ausgangssituation

Mit der Loslösung von der damaligen Konzernmutter Shell wandelte sich die Raffinerie Heide GmbH vom reinen Produktionsstandort für Diesel, Heizöl und Flugtreibstoff zu einem selbstständig agierenden Unternehmen. Der Neustart als eigenständiges Unternehmen innerhalb der Klesch-Gruppe erforderte den Aufbau einer eigenen IT-Systemlandschaft mit SAP- und ECM-System. Die neue ECM-Lösung sollte anwenderfreundlicher sein als das Altsystem und einen einfachen Zugriff auf die vorhandenen CAD-Zeichnungen und deren Versionen ermöglichen. Die Raffinerie Heide entschied sich für die iECM-Suite Doxis4, mit der außerdem eine Plattform zum Ablauf von dokumentengestützten Geschäftsprozessen geschaffen werden sollte.

Gründe für SER

• Doxis4 erfüllt die Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit in allen Punkten
• Bereits vor der Auftragsvergabe hatte SER den Nachweis erbracht, dass die Altdokumente schnell und unproblematisch nach Doxis4 migriert werden können
• Doxis4 ermöglicht den ‚Design by Doing‘-Ansatz zur Realisierung der einzelnen Lösungen

Lösung

In SAP integrierte iECM-Suite Doxis4 mit Modulen für Archiv, DMS, Workflow und eAkten

Integration

SAP via ArchiveLink-Schnittstelle und RFC, Schnittstelle zum Projektbudgetplanungssystem

Dokumentmenge

Altdatenmigration: 100.000 Zeichnungen; Rechnungseingang ca. 15.000 Vorgängen/Jahr, ca. 500 eAkten

User

300

Umsetzung

• 2013 Migration der über 100.000 technischen Zeichnungen in nur 2,5 Monaten
• Initial wurde das Zeichnungsarchiv in den technischen Projekt-, Instandhaltungs- und Produktionsabteilungen von ca.60 Usern eingesetzt. Durch die weiteren implementierten Lösungen wird Doxis4 inzwischen in allen Organisationseinheiten genutzt:
• Q1/2014: Workflowgesteuerte Rechnungsprüfung und SAP-Integration mit ArchiveLink
• Q2/2014: eAkte für Vertragsmanagement
• Q3/2014: 3 weitere Aktenlösungen, z.B. für Versandpapiere und Vertragsmanagement
• Q1/2015 Doxis4 als Dokumenten-Repository für SAP mit automatischer Nachindizierung
• Q2/2015 Projektgenehmigungsworkflow

Nutzen

• Die Dokumente werden nicht nur archiviert, sondern aktiv für die tägliche Arbeit genutzt, weil sie mit Doxis4 wiederauffindbar sind und in eAkten organisiert werden können
• Verringerte Durchlaufzeiten für Dokumente mit Doxis4-gestützten Workflows
• Keine ‚Privatarchive‘ mehr: Die Nutzer haben erkannt, dass die Dokumente mit Suchhilfen wie der Schnellsuche z.B. direkt aus E-Mails oder anderen Anwendungen heraus (Quicksearch) oder der Volltext-Suche sicher wieder auffindbar sind
• Nutzer fragen nach weiteren  Akten- und Workflowlösungen mit Doxis4