Best Practice Real I.S. AG

Thema Digitale Akten & Prozesse für Immobilien Investment & Immobilien Management
Branche Immobilien Investment
Mitarbeiter Rd. 190 (Deutschland)
Umsatz Rd. 1 Mrd. Transaktionen & 6,8 Mrd. Immobilien im Management (31.12.2017)
Unternehmenssitz München
Integration CRM, Immobilienverwaltungssystem, Immobilienportfoliomanagement, MS Office, MS Outlook, MS Sharepoint
Projektraum Deutschland

Mit SER haben wir einen flexiblen Partner gefunden, der unsere agile Projektvorgehensweise proaktiv unterstützt.

Oliver Klingsöhr, Teamleiter Business Operations / Information Service Management, Real I.S. AG

Herausforderungen

  • Veraltetes DMS mit geringer Workflow-Funktionalität
  • Unkomfortable E- Mail-Archivierung
  • Nutzung des DMS als reines Archiv
  • Fehlende Anwenderakzeptanz für das Altsystem

Ziele

  • Durchgehende Digitalisierung der Kern- & Abteilungsprozesse
  • Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Abteilungen sowie mit externen Dienstleistern
  • Revisionssichere Archivierung
  • Anwenderfreundliche, flexibel ausbaubare Lösung

Lösungen

  • Unternehmensweite, bereichsübergreifende ECM- & BPM- Plattform
  • DMS & eAkten für Abteilungen & Kernprozesse
  • Workflow-gestützte Auswahl- & Genehmigungsprozesse
  • Elektronische Postkörbe
  • Revisionssicheres Archiv

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Die Real I.S. Gruppe ist einer der führenden deutschen Anbieter von Immobilien Investments für private und institutionelle Anleger. Mit seinem alten DMS stieß das Unternehmen beim Managen von Akquise, Ankäufen und Bestandsverwaltung jedoch an Grenzen: Fehlende Workflow-Unterstützung, unzureichende DMS-Funktionen und eine unkomfortable E- Mail-Archivierung erschwerten den Anwendern die tägliche Arbeit. Sie wünschten sich eine moderne, nutzerfreundliche Lösung, mit der sie Dokumente und Prozesse abteilungsübergreifend managen sowie internationale Standorte und externe Dienstleister einbeziehen können. Neben dem abteilungsübergreifenden Kernprozess für Akquise- , Ankaufphase & Bestand sollte die Lösung auch die Prozesse innerhalb der einzelnen Abteilungen sowie eine revisionssichere Archivierung unterstützen.

Gründe für SER

  • Große Kundennähe des Anbieters
  • Lösungsumfang, Ausbaufähigkeit und Usability der Doxis4 iECM-Suite
  • Starke BPM-Engine, Compliance- & Collaboration-Lösungen

Lösung

Doxis4-ECM-Software mit Archiv, DMS, BPM, Postkörben und eAkten für den Kernprozess (Akquise- & Ankaufphase sowie Bestand) & für 30 Abteilungen

Integration

CRM-, Investoren- , Fondsverwaltung- & Zeichnerverwaltungssystem; Immobilienverwaltungssystem; Immobilienportfoliomanagement; MS Office, Outlook & Sharepoint

Dokumentmenge

Ca. 2,5 Mio. Dokumente und ca. 1200 Akten

User

190 intern (Deutschland) und rd. 60 externe Mitarbeiter & Dienstleister

Umsetzung

  • 2015: Ablösung des Altsystems; eAkten, Postkörbe & Workflows für erste Kernprozesse
    (Ankauf, Fondsmanagement, Assetmanagement & Investorenservice)
  • 2016: Einführung von eAkten für die ersten 2 Abteilungen im Immobilienankauf durch SER;
    Umsetzung weiterer Abteilungsakten durch Real I.S.
  • Ende 2017: Abschluss des Rollouts für den gesamten Kernprozess
  • Anfang 2018: Anbindung aller 30 Abteilungen abgeschlossen
  • Nächste Schritte: Auswahl und Evaluation einer elektronischen Post- & Rechnungseingangsverarbeitung, mobile Rechnungsfreigabe, Evaluation von Doxis4 iRoom für externe Prüfungen/Verkäufe, Integration von Intranet, Kundenportal & SFO (Schriftlich fixierte Ordnung)

Nutzen

  • Verbesserte abteilungsübergreifende & schnellere Vorgangsbearbeitung
  • Komfortable Möglichkeiten zum Recherchieren, Bearbeiten, Austauschen und (revisionssicheren)
    Archivieren von Dokumenten
  • Hohe Anpassungsfähigkeit der Lösungen an individuelle Bedürfnisse

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