Best Practice Siedlungswerk GmbH Wohnungs- und Städtebau

Thema Einheitliches ECM-Fundament für Bauvorhaben von der Projektidee bis zur Fertigstellung
Branche Immobilien
Mitarbeiter 213
Umsatz 116,4 Millionen (2014)
Unternehmenssitz Stuttgart
Integration ERP-System (Eigenentwicklung SWIS), Novell GroupWise, Microsoft Word
Projektraum Deutschlandweit

Die Informationstransparenz, die wir mit Doxis4 bereichsübergreifend in unseren Bauprojekten geschaffen haben, zeigt ihren Mehrwert in der täglichen Arbeit.

Meike Strohm-Pécout, Projektleiterin Informationstechnik, Siedlungswerk GmbH Wohnungs- und Städtebau

Herausforderungen

  • Bauprojekte mit hoher Anzahl an Dokumenten
  • Standortübergreifende Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen und externen Partnern
  • Projektphasen mit unterschiedlichen Teams, Informationen und Abläufen
  • Bauprojekte mit hoher Anzahl an Dokumenten Keine einheitliche, zentrale Planverwaltung
  • Heterogene Systemlandschaft

Ziele

  • Effiziente Unterstützung für bereichsübergreifende Projektarbeit
  • Verbesserung der Auskunftsfähigkeit und des Kundenservice
  • Einheitlicher und schneller Zugriff auf Informationen für alle Mitarbeiter
  • Revisionssichere Archivierung mit gesicherten Aufbewahrungsfristen

Lösungen

  • Digitale Akten mit strukturierter Dokumentablage für alle Bauvorhaben und Projektphasen
  • Integration mit ERP-System aus Eigenentwicklung (SWIS)
  • Stapelverarbeitung für Eingangsrechnungen
  • Doxis4 Archiv u.a. für Aufträge, Bestellungen, Rechnungen etcE- Mail-Archivierung aus GroupWise
  • ILM: Automatische Vergabe von Aufbewahrungsregeln

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

29.000 Wohnungen hat die Siedlungswerk GmbH seit der Gründung im Jahr 1948 bereits gebaut. Mit
jedem Jahr kommen ca. 400 Baufreigaben und bezugsfertige Objekte dazu. Insgesamt 213 Mitarbeiter
am Hauptsitz Stuttgart und in sieben weiteren Geschäftsstellen kümmern sich um den Bau von
Eigentumswohnungen, Eigenheimen, Mietwohnungen, Gewerbeeinheiten und Quartiersentwicklungen.
Diese Bauprojekte im Wohnungs- und Städtebau sind mit einer hohen Anzahl an Dokumenten verbunden
und müssen bereichsübergreifend bearbeitet werden. Mit der Einführung einer ganzheitlichen ECM-Lösung hat es sich Siedlungswerk zum Ziel gesetzt, den Projektablauf und die interne Dokumentablage, die Planverwaltung und die Zusammenarbeit mit externen Partnern zu verbessern.

Gründe für SER

  • Universelle ECM-Integration in heterogene Systemlandschaft mit Doxis4
  • Expertise für elektronische und revisionssichere Archivierung
  • SER ist ein etablierter Hersteller mit Kunden aus der Bau- und Immobilienbranche
  • Sehr kundenorientiert

Lösung

Doxis4 iECM-Suite vernetzt Dokumente, E- Mails, Akten, ERP-System und Fachanwendungen und
führt alle Informationen zu einem Bauprojekt zusammen:

  • Verschiedene Aktenarten für das Bauträgergeschäft, von der Projektidee über die Baufreigabe
    bis zur Fertigstellung
  • ERP-Integration mit automatisierter Aktenanlage in Doxis4 nach Dateneingabe im ERP
  • Dokumentablage mit automatisierter Zuordnung der Aufbewahrungsfrist (ILM)
  • Stapelverarbeitung (BatchScan) für Eingangsrechnungen und Sammelrechnungen mit Barcode

Integration

ERP-System aus Eigenentwicklung (SWIS), Novell GroupWise, Microsoft Word

Dokumentenmenge

  • Übernahme von ca. 100.000 Dokumenten aus Altsystemen und Dateiablagen
  • Zuwachs seit 2015 auf 122.000 Dokumente in rund 2.000 Akten

User

Ca. 110

Umsetzung

  • 2014: Strategische Entscheidung für Doxis4 als einheitliche ECM-Plattform
  • 2014–2015: Schrittweise Einführung über Pilotprojekte in Fachbereichen (Recht,
    Baudurchführung, Verkauf, Rechnungswesen usw.)
  • 2016: Erweiterung für Rechnungseingang (BatchScan), weitere Projekte für elektronische
    Posteingangsverarbeitung mit Bearbeitungsworkflows, Altaktenscan etc. geplant

Nutzen

  • Transparenz im Bauträgergeschäft über vollständigen Projektverlauf
  • Abteilungsübergreifendes, effektives Arbeiten durch einheitliche Ablage und Abläufe
  • Direkter Zugriff auf Kundendokumente (Vertrag, Schriftverkehr, E- Mails etc.) verbessert
    Auskunftsfähigkeit und Kundenservice
  • Wegfall von Verteilerkopien, weniger Papierverbrauch und Archivkostenmente

Wie können wir helfen?

+49 (0) 228 90896-789
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