Best Practice Stadt Göttingen

Thema Schriftgutverwaltung mit eAkten und elektronisches Beschwerdemanagement
Branche Öffentliche Verwaltung
Mitarbeiter 1.800
Integration Fachverfahren: OPEN/PROSOZ, INFOMA, pmOWI
Projektraum Stadtverwaltung Göttingen

Durch das Arbeiten mit der elektronischen Akte werden monotone Such und Ablagearbeiten reduziert und Arbeitsabläufe optimiert. Es kann jederzeit ortsunabhängig auf Akten zugegriffen werden, wodurch z.B. alternierende Telearbeit ermöglicht wird.

Stefanie Ahlborn, eGovernment-Koordinatorin der Stadt Göttingen

Herausforderungen

  • Auswahl eines leistungsfähigen ECM-Systems
  • Strukturiertes Projektmanagement
  • „Mitnehmen” der Kollegen durch ein gutes Veränderungsmanagement

Ziele

  • Elektronische Aktenbearbeitung in allen Organisationseinheiten
  • Standardisierte Vorgangsbearbeitung
  • Ermöglichen von Telearbeit durch zeit- und ortsunabhängigen Zugriff

Lösungen

  • ASV Allgemeine Schriftgutverwaltung mit elektronischen Akten
  • Integration von kommunalen Fachverfahren
  • Workflowgesteuerte Vorgangsbearbeitung
  • Elektronisches Beschwerdemanagement
  • Steuerlösung im Bereich Gewerbesteuer

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Das Thema „eGovernment“ beschäftigt die Stadt Göttingen seit einigen Jahren. Sukzessive soll auf die elektronische Verwaltungsarbeit umgestellt werden. Als wesentliche Grundlage dafür wurde die elektronische Akte identifiziert. Nachdem die personellen und finanziellen Ressourcen zur Verfügung standen sowie die organisatorischen Voraussetzungen zur strukturierten, koordinierten Einführung der eAkte geschaffen waren, wurde mit Doxis4 ein leistungsfähiges System beschafft. Bei der Systemauswahl konnte auf langjährige administrative und praktische Erfahrung mit einem Altsystem zurückgegriffen werden.

Gründe für SER

  • Großer Funktionsumfang im Standard
  • Skalierungsmöglichkeiten der Lösung
  • Flexibilität bei der Berücksichtigung spezifischer Anforderungen der Stadt Göttingen

Lösung

  • Integration in die Fachverfahrenslösung OPEN/PROSOZ, INFOMA und pmOWI
  • Allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV) mit elektronischen Akten
  • Elektronisches Beschwerdemanagement
  • Workflows zur Unterstützung der Vorgangsbearbeitung

Integration

Fachverfahren OPEN/PROSOZ, INFOMA, pmOWI 

Dokumentmenge

9.414 Akten aus Allg. Schriftgutverwaltung und Beschwerdeverfahren, 468.797 aus Fachverfahren; insgesamt 2,74 Mio. Dokumente (Stand 08/2016)

User

400 Concurrent User; im Endausbau ca. 1800 User

Umsetzung

Gestartet wurde mit der Doxis4-Integration des Fachverfahrens OPEN/PROSOZ im Fachbereich Soziales. Die Mitarbeiter profitieren von der Verknüpfung zwischen Fachverfahren und elektronischen Doxis4-Akten, in denen die OPEN/PROSOZ-Dokumente nun verwaltet werden. In der Folge wurden  weitere städtische Fachverfahren wie z.B. INFOMA Steuern (Gewerbesteuer) und pmOWI (Ordnungswidrigkeiten) in die Doxis4 eAkten integriert. Die Allgemeine Schriftgutverwaltung mit Doxis4 wurde zuerst in den Querschnittsbereichen Referat des Oberbürgermeisters, Rechtsreferat sowie in Teilen des Fachbereichs Personal und Organisation eingeführt. Auch die Dokumente aus Beschwerdeverfahren sowie das Pressearchiv werden nun in Doxis4 abgelegt.

Nutzen

  • monotone Such- und Ablagearbeiten reduziert,
  • transparentere Prozesse durch hohen Digitalisierungsgrad
  • Aktenzugriff jederzeit und von überall möglich
  • Möglichkeit der Telearbeit macht Stadt als Arbeitgeber attraktiver

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