Best Practice Stadtwerke Frankenthal GmbH

Thema Einführung von Kunden- und Hausanschlussakten
Branche Energieversorger
Mitarbeiter 200
Umsatz 96 Mio. EUR (2015)
Unternehmenssitz Frankenthal (Pfalz)
Integration Schleupen ERP für Energieversorger, MS Office, MS Outlook
Projektraum Deutschland

Die Digitalisierung der internen wie auch der kundenorientierten Prozesse mit Hilfe von SER ist ein wichtiger Bestandteil der kompletten Digitalisierungsstrategie der Stadtwerke

Horst Schröder Bereichsleiter Shared Services Stadtwerke Frankenthal GmbH

Herausforderungen

  • Das eingesetzte Altarchiv genügte nicht mehr den Anforderungen hinsichtlich Performance und Usability und verfügte über keinerlei weitergehende DMS- /ECM-Funktionen
  • Digitalisierung von historischen Hausanschlussakten
  • Einführung eines zentralen Dokumentenarchivs für aktuelle Hausanschlussdokumente

Ziele

  • Der Zugriff auf Dokumente sollte verbessert werden
  • Schnellere Auskunftsfähigkeit bei Kundenanfragen
  • Einführung einer unternehmensweit in allen Bereichen einsetzbaren revisionssicheren ECM-Lösung

Lösungen

  • Elektronische Kundenakten zur Unterstützung der Kundenbetreuung im Service-Center
  • Elektronische Hausanschlussakte zur zentralen Verwaltung von Hausanschlussdokumenten
  • Rechnungsprüfungs- und Bestellworkflow (2017)
  • Workflow-gesteuerte Abwicklung des Postein- und ausgangs (2017)
  • Elektronische Vertragsakte (2017)

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Das elektronische Archiv der Stadtwerke Frankenthal war in die Jahre gekommen. Es genügte den
Anforderungen bzgl. Performance und Usability nicht mehr und besaß keine ECM-Funktionalität.
Gesucht wurde daher eine unternehmensweit einsetzbare ECM-Lösung zur Ablösung des Altarchivs
und mit ECM-Funktionen wie BPM und eAkten, die über Schnittstellen mit dem ERP-System
kommunizieren kann. Besonders wichtig waren eine leistungsfähige Workflow-Funktionalität für die
Postein- und -ausgangsbearbeitung sowie eAkten zur Unterstützung des Kundenservice und die
Verwaltung von rd. 30.000 Hausanschlüssen.

Gründe für SER

  • Die beschränkte Ausschreibung unter acht Bewerbern führte nach Beurteilung von festen
    Kriterien zu einem eindeutigen Ergebnis zugunsten von SER
  • Doxis4 ist eine durchgängige Lösung mit offener Architektur und der bedarfsgerechten
    Möglichkeit zur sukzessiven Erweiterung um weitere Funktionsbausteine

Lösung

Doxis4 Archiv, DMS, eAkten, BPM, E- Mail-Archiv (MS Outlook)

Integration

Schleupen ERP für Energieversorger, MS Office, Outlook

Dokumentenmenge

Es wurden 1,4 Millionen Kundendokumente aus dem Altsystem nach Doxis4 migriert

User

Aktuell 26 Mitarbeiter im Kundenservice, 2017 unternehmensweiter Einsatz

Umsetzung

  • Frühjahr bis Herbst 2015: Altdatenmigration nach Doxis4
  • September 2015: Ablösung des Altarchivs durch Doxis4
  • 2015: Einführung der Kundenakte (Geschäftspartnerakte)
  • 2016/2017: Einführung der Hausanschlussakte und Ablösung der Papierablage (ca. 15 m Altakten, 3
    bis zu sieben Ordner pro Hausanschluss an unterschiedlichen Standorten)
  • 2017: Bestell- und Rechnungsprüfungsworkflow mit ERP- Integration, Workflow-gesteuerte
    Abwicklung des Postein- und ausgangs, Vertragsmanagement

Nutzen

  • Schnelle Auskunftsfähigkeit bei Kundenanfragen
  • Alle Unterlagen zu einem Hausanschluss in einer eAkte statt in vielen Aktenordnern
  • Einfach zu administrieren, für die Anwender leicht zu erlernen
  • Schneller Zugriff auf alle kundenbezogenen Daten und Dokumente über Doxis4

Fazit: Doxis4 hat sich im Kundenservice zum Kundenauskunftssystem entwickelt, weil es relevanteInformationen gebündelt in der Kundenakte anzeigt. Die Mitarbeiter haben von sich aus ihre
Arbeitsweise verändert und recherchieren parallel zum ERP in Doxis4. Die Mitarbeiter haben die
Performance und die Live-Vorschau von Dokumenten in Doxis4 schätzen gelernt. So konnte in
kürzester Zeit eine hohe Akzeptanz für das neu eingeführte System erreicht werden.

Wie können wir helfen?

+49 (0) 228 90896-789
Bitte addieren Sie 4 und 5.

Ihre Nachricht hat uns erreicht!

Wir freuen uns über Ihr Interesse und melden uns in Kürze bei Ihnen.

Kontaktieren Sie uns