Best Practice Stadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH

Thema Elektronische Vorgangsbearbeitung mit eAkten
Branche Banken
Mitarbeiter 171 (2015)
Umsatz 68,9 Mio. Euro (2015)
Unternehmenssitz Schwäbisch Gmünd
Integration SAP
Projektraum National

Doxis4 ist für uns die Grundlage, um sukzessive Geschäftsprozesse digital abzubilden und durchgängig zu dokumentieren.

Thomas Lange, IT-Koordinator. Stadtwerke Schwäbisch Gmünd GmbH

Herausforderungen

  • Prozesse müssen flexibel an regulatorische Änderungen und neue Marktanforderungen anpassbar sein
  • Austausch von Dokumenten war durch organisatorische Vereinbarungen und Fileserver-Struktur nur unzureichend zu regeln, insbes. bei abteilungsübergreifenden Prozessen
  • Viele Informationen lagen nur auf Papier vor: nicht bereichsübergreifend verfügbar, Mehrfachkopien für Mitarbeiter anderer Bereiche

Ziele

  • Zentrale Ablage und Zugang für alle Unterlagen zu einem Vorgang
  • Termin- und Fristenkontrolle innerhalb bestimmter Vorgänge
  • Optimierung von Prozessabläufen
  • Vermeidung von Medienbrüchen: weniger manuelle Datenübertragung
  • Papierlose Abwicklung von Prozessen mit rein digitalen Dokumenten (CI) und Papierdokumenten (NCI)

Lösungen

  • Modernes ECM-System, in dem eAkten der Fachabteilungen digital geführt werden
  • Unternehmensweite Lösung, die von allen Abteilungen der Stadtwerke Schwäbisch Gmünd gemeinsam genutzt werden kann
  • Workflow Management zur Abbildung von Geschäftsprozessen
  • Elektronisches Vertragsmanagement

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Unter der strategischen Vorgabe der Geschäftsleitung für eine „papierlose Zukunft“ haben verschiedene Fachbereiche der Stadtwerke Schwäbisch Gmünd damit begonnen, Vorgänge und Dokumentationen zu digitalisieren. Dabei standen Prozesse im Fokus, bei denen regelmäßig, verteilt an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen, Dokumente entstehen und genutzt werden. Zusammenführung und Austausch dieser Dokumente wurden zunächst über organisatorische Vereinbarungen und die Struktur des Fileservers geregelt. In der Praxis ließ sich dies aber, insbesondere bei abteilungsübergreifenden Prozessen, kaum durchsetzen. Zusätzlich lagen viele Informationen noch nicht digital vor. Dadurch waren die Dokumente nur schwer zugreifbar bzw. wurden mehrfach kopiert, um Mitarbeitern aus unterschiedlichen Bereichen/Aufgabengebieten einen schnellen Zugriff zu gewähren. Ziel der ECM-Einführung war daher ein modernes elektronisches System mit revisionssicherem Archiv, in dem die Fachabteilungen ihre Akten digital führen können. Außerdem sollten Workflows zur Abbildung von Prozessen eingeführt werden, um die tägliche Arbeit zu unterstützen und die Abläufe zu optimieren.

Gründe für SER

  • Ganzheitliche, modulare und sukzessiv ausbaubare Gesamtlösung Doxis4; Referenzen in der
    Energiewirtschaft sowie bei Stadtwerken
  • SER ist ein seit vielen Jahren erfolgreicher, etablierter, deutscher ECM-Hersteller und Direktanbieter;
    Motivation und Engagement der involvierten Projektakteure; regionale Betreuung

Lösung

Archiv, DMS, Workflow, Vertragsmanagement, eAkten (Netzeinspeiserakte, Vertragsakte,
Fuhrparkakte, Bewerberakte)

Integration

SAP

Dokumentenmenge

2.067 eAkten und 70.312 Dokumente

User

In der finalen Ausbaustufe ca. 110 Anwender (vollständiger Verwaltungsbereich)

Umsetzung

  • Januar 2016: Beginn der ECM-Einführung mit einer Scanlösung für die Finanzbuchhaltung
  • April 2016: elektronisches Vertragsmanagement, Archivierung von Bestelldokumenten
  • Juni/Juli 2016: Einführung von eAkten (Netzeinspeiserakte, Bewerberakte, Fuhrparkakte)
  • Nächste Schritte: Archivierung von Ausgangsrechnungen inkl. Migration der Bestandsdokumente
    aus dem Altarchiv; Personalakte in eigenem Mandanten, integriert mit SAP

Nutzen

  • Standardisierte Plattform zur Abbildung individueller Fragestellungen
  • Möglichkeit zur sukzessiven Integration von Prozessen und Daten
  • Erhöhung der Transparenz und Standardisierung, insbesondere von regulierten Prozessen
  • Zentraler Datenbestand

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