Prawidłowa i zabezpieczona przed modyfikacją archiwizacja dokumentów handlowych
Archiwizacja dokumentów w Doxis4
Zasada prawidłowego prowadzenia księgowości brzmi: „nie można zaksięgować bez dokumentu”. Dowód księgowy stanowi punkt wyjścia dla każdego księgowania i pełni rolę dowodu prawidłowości zapisu. Dokumentuje transakcję, która ma skutki finansowe dla przedsiębiorstwa.
Jednak jego rola nie kończy się po zaksięgowaniu: istnieje przecież określony w prawie handlowym i podatkowym obowiązek przechowywania informacji. Przedsiębiorstwa i urzędy muszą podejmować działania umożliwiające odnalezienie i zapewniające czytelność dokumentów także po upływie dłuższego czasu. Faktury przychodzące i wychodzące, dzienniki księgowań, wyciągi z kont, listy sald, korespondencja pisemna itd. – każdego dnia w księgowości generowane są duże liczby dokumentów wymagających przechowywania, które muszą być chronione przed zmianami, a zatem przechowywane w zabezpieczony przed modyfikacją sposób – w Niemczech i Szwajcarii przez okres do dziesięciu, a w Austrii do siedmiu lat. Dane i dokumenty należy ponadto niezwłocznie udostępniać na żądanie urzędów skarbowych w formacie nadającym się do odczytu na komputerze.
Jednolita infrastruktura archiwum bez konieczności zmiany nośników danych
Wraz z pakietem Doxis4 do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie użytkownik otrzymuje rozwiązanie archiwizujące działające na skalę przedsiębiorstwa, które umożliwia rozpoczęcie archiwizacji dokumentów księgowych i sukcesywne objęcie nią wszystkich obszarów organizacji. Oferuje ono jednolitą infrastrukturę archiwum, która nie wymaga zmiany nośników danych i umożliwia spójną integrację z posiadanym oprogramowaniem oraz procesami biznesowymi.
Archiwizacja dokumentów Doxis4 pozwala na przechowywanie dokumentów handlowych w zabezpieczony przed modyfikacją i opłacalny sposób, przez czas określony przepisami prawa handlowego. Poza tym w przypadku audytów i kontroli w przedsiębiorstwie archiwizacja dokumentów umożliwia ich łatwe i szybkie odnalezienie oraz gwarantuje ich czytelność również po wielu latach – jest to możliwe dzięki zastosowaniu odpowiednich, zapewniających trwałe zabezpieczenie formatów danych, takich jak TIFF, PDF i PDF/A.
Dla każdej transakcji natychmiast dostępny jest właściwy dokument
Wyszukiwanie i prezentacja dokumentów może odbywać się na żądanie bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego lub ERP; opcjonalnie jest to możliwe za pomocą przeglądarki Doxis4, oddzielnego klienta Doxis4 (dla Windows, internetowego lub mobilnego) albo za pośrednictwem pierwotnej aplikacji, w której utworzono dokument. Dla każdego dokumentu można przejąć lub ręcznie wprowadzić niezbędne metadane z systemów finansowo-księgowych, zarządzających materiałami lub towarami.
Zabezpieczona przed modyfikacją archiwizacja w Doxis4
Kluczową rolę w wyborze systemu odgrywa ochrona przed modyfikacją: do najważniejszych cech zabezpieczonego przed modyfikacją archiwum dokumentów zaliczają się chroniona przed zapisem i niemodyfikowalna pamięć, chronione przed modyfikacją protokołowanie, dostęp zabezpieczony hasłem oraz możliwość definiowania okresów retencji i terminów usunięcia. W związku z tym system Doxis4 obsługuje dostępne na rynku technologie WORM (Write Once Read Multiple) stosowane w oprogramowaniu i sprzęcie. Uprawnienia dostępu regulują wgląd do informacji, a funkcja dziennika inspekcji (Doxis4 AuditTrail) umożliwia dokumentowanie wprowadzanych zmian i dostępów. Automatyczne okresy retencji i terminy usunięcia chronią dokumenty przed celowym lub przypadkowym usunięciem.
W ramach audytów i kontroli w przedsiębiorstwie możliwe jest tworzenie czasowych stanowisk roboczych udostępniających zdigitalizowane dokumenty w przeznaczonej do tego celu „przestrzeni dokumentów”. Powoduje to przyspieszenie i usprawnienie procesów kontroli!
Zalety
- Zgodna z normą IDW PS 880, zabezpieczona przed modyfikacją archiwizacja wszystkich dokumentów księgowych (w formie papierowej/cyfrowej)
- Integracja ze wszystkimi systemami księgowymi oraz systemami do zarządzania materiałami i towarami (np. SAP, MS Dynamics)
- Udostępnianie dokumentów cyfrowych lub tworzenie czasowych stanowisk roboczych dla audytorów i kontrolerów
- Dokładna dokumentacja historii transakcji
Wczesne i późne skanowanie/wprowadzanie
Doxis4 w elastyczny sposób obsługuje typowe metody wprowadzania i archiwizacji stosowane w księgowości:
Wczesne skanowanie/wprowadzanie
W przypadku „wczesnego skanowania/wprowadzania” wszystkie dokumenty są skanowane bezpośrednio po wpłynięciu, następnie udostępniane referentom w formie elektronicznej i archiwizowane jako oryginały. W idealnych warunkach cała operacja odbywa się w formie cyfrowej. Wariant ten przyspiesza realizację procesów. Jeszcze prościej przebiega automatyczne przetwarzanie faktur przychodzących. Doxis4 InvoiceMaster umożliwia wprowadzanie, sprawdzanie i automatyczne przetwarzanie faktur nawet do etapu (w pełni zautomatyzowanego) księgowania.
Późne skanowanie/wprowadzanie
W przypadku „późnego skanowania/wprowadzania” wpływające dokumenty papierowe są najpierw przesyłane w tradycyjny sposób z wykorzystaniem poczty wewnętrznej. Dopiero potem odbywa się ich wprowadzanie i skanowanie. W przypadku tej metody zabezpieczona przed modyfikacją archiwizacja odbywa się na końcu procesu. Potem wszystkie dokumenty są dostępne w formie cyfrowej. Metoda ta nie koncentruje się na optymalizacji procesów biznesowych.
Sprawdzone bezpieczeństwo
Ciesząca się światową renomą firma audytorska Deloitte & Touche przyznała oprogramowaniu do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie Doxis4 marki SER certyfikat IDW PS 880. Dzięki temu klienci SER otrzymują sprawdzone bezpieczeństwo elektronicznej archiwizacji, która przebiega w sposób zabezpieczony przed modyfikacją i zgodnie z zasadami prawidłowego prowadzenia systemów księgowych chronionych przed modyfikacją (GoBS) oraz AO, HGB i GDPdU.
Obowiązkiem biegłych rewidentów jest ocena księgowych systemów IT sprawdzanego przedsiębiorstwa w ramach badania sprawozdania finansowego. Oprogramowanie do archiwizacji zgodne z normą IDW PS 880 gwarantuje sprawdzone zabezpieczenia przed modyfikacją.
Kontrola przeprowadzona przez firmę audytorską Deloitte & Touche odbyła się z uwzględnieniem surowych standardów Instytutu Biegłych Rewidentów (IDW). Sprawdzono nie tylko sam pakiet oprogramowania Doxis4 iECM, lecz także procesy stosowane podczas jego projektowania.
Zgodnie z ekspertyzą Deloitte & Touche sprawdzony produkt oprogramowania Doxis4 umożliwia w przypadku prawidłowego zastosowania zarządzanie i przechowywanie istotnych dla sprawozdawczości finansowej dokumentów i danych w sposób odpowiadający zasadom prawidłowej księgowości. Dzięki temu certyfikatowi Doxis4 jest obecnie pionierem wśród elektronicznych systemów archiwizacyjnych.
IDW PS 880: Kontrola produktów oprogramowania
Rewizja i ponowna publikacja standardu audytu IDW „Kontrola produktów oprogramowania (IDW PS 880)” w wersji na dzień 11.03.2010 r. dokonana przez Komisję technologii informacyjnych (FAIT) spowodowała modernizację metodyki kontroli zgodną z systematyką audytów systemowych wykorzystujących technologie informacyjne oraz uwzględnienie opartego na kryteriach podejścia standardu ISAE 3000 „Assurance Engagements Other than Audits or Reviews of Historical Financial Information” (Usługi atestacyjne inne niż badanie i przeglądy historycznych informacji finansowych). IDW RS FAIT 1 prezentuje wymagania stawiane w zakresie prowadzenia ksiąg handlowych z wykorzystaniem systemów IT wynikające z §§ 238, 239 i 257 HGB (niem. kodeksu handlowego). Standard IDW RS FAIT 3 konkretyzuje zasady prawidłowego prowadzenia systemów księgowych (GoB) przy użyciu elektronicznych metod archiwizacji. Objaśnia on wymagania stawiane systemom archiwizacji, których przestrzeganie jest konieczne w celu spełnienia obowiązku przechowywania danych w sposób zgodny z prawem handlowym.
Możliwości i zalety
-
Integracja ERP z obszarem rachunkowości i finansów
W ramach archiwizacji dokumentów Doxis4 łączy wszystkie zarchiwizowane dokumenty handlowe – zarówno te wpływające w formie elektronicznej, jak i poddane digitalizacji – z odpowiednimi transakcjami dostępnymi w systemach ERP lub systemach finansowo-księgowych stosowanych w obszarze rachunkowości i finansów. Tym samym dokumenty oryginalne lub wersje trwale zarchiwizowane w formacie PDF/A lub TIFF są w razie potrzeby dostępne na żądanie w odniesieniu do danej transakcji. Podstawę optymalnej integracji archiwum dokumentów Doxis4 z danym systemem stanowią uniwersalny interfejs ERP lub sprawdzone interfejsy SAP.
-
Odnajdywanie dokumentów
Każdy dokument musi charakteryzować się możliwością odnalezienia i powielenia w odpowiednim czasie. Jest to istotny wymóg archiwizacji zabezpieczonej przed modyfikacją (patrz też 10 zasad Stowarzyszenia systemów organizacyjnych i informacyjnych VOI). W tym przypadku Doxis4 oferuje funkcje wyszukiwania indeksowego i pełnotekstowego, które można też łączyć. Wyszukiwanie indeksowe odnosi się do kryteriów indeksowania (metadanych) dokumentów, operacji i akt. Wartości indeksów mogą być dowolnie definiowane i automatycznie przejmowane z systemów ERP stosowanych w księgowości, zarządzaniu materiałami itd. W razie potrzeby możliwe jest też ich ręczne uzupełnianie. Dostęp do dokumentów jest możliwy bezpośrednio z poziomu systemu księgowego lub systemu zarządzania materiałami; opcjonalnie za pośrednictwem klienta Doxis4 (dla Windows, internetowego, mobilnego).
-
Brak możliwości edycji zapisanych dokumentów i danych
Metoda WORM (Write Once Read Multiple) oferuje trwałe środki chroniące przed niekontrolowanym usunięciem, nadpisaniem i modyfikacją. Użyte systemy gromadzenia danych zezwalają wyłącznie na dostęp w celu odczytu. Doxis4 jest kompatybilny z dostępnymi na rynku, stosowanymi w oprogramowaniu i sprzęcie technologiami WORM, a tym samym zapobiega modyfikacji lub (przypadkowemu) usunięciu zapisanych danych. Oprócz oryginalnego dokumentu zapisywane są też trwałe wersje (odwzorowania) w formacie TIFF, PDF lub PDF/A – taki sposób postępowania gwarantuje długoterminowy dostęp i czytelność.
-
Dokumentacja zabezpieczona przed modyfikacją
Zintegrowana w Doxis4 funkcja dziennika inspekcji zapewnia pełną identyfikowalność wszystkich etapów opracowywania. Dzięki temu – przykładowo w razie audytu lub kontroli w przedsiębiorstwie – w każdym momencie można wykazać, kto i kiedy miał wgląd do określonych dokumentów, operacji i akt oraz dokonywał w nich zmian. Podobnie jak dokumenty, także wszystkie odnotowane w protokole etapy opracowania są archiwizowane w sposób zabezpieczony przed modyfikacją. Indywidualne uprawienia zabezpieczają zapisane w dzienniku inspekcji informacje przed nieuprawnionym dostępem, gwarantując tym samym ochronę danych.
-
Ochrona dostępu
Podstawą bezpieczeństwa zarchiwizowanych dokumentów są osobista autoryzacja i uwierzytelnianie użytkownika oraz szyfrowanie SSL komunikacji na linii klient-serwer. Rozległa koncepcja uprawnień w Doxis4 pozwala na zróżnicowaną kontrolę dostępu do dokumentów, operacji i akt na poziomie użytkowników, grup i działów. W przypadku dużych przedsiębiorstw lub instytucji posiadających wiele niezależnych jednostek możliwe jest również w pełni oddzielne przechowywanie w osobnych mandantach. W ramach audytów i kontroli w przedsiębiorstwie możliwe jest tworzenie czasowych stanowisk roboczych udostępniających zdigitalizowane dokumenty. Archiwizacja może być dodatkowo szyfrowana, aby chronić system przed inwigilacją z zewnątrz.
-
Zarządzanie okresami retencji
Automatyczne zarządzanie regułami retencji i terminami usunięcia w systemie Doxis4 chroni dokumenty przed przypadkowym lub celowym usunięciem. Przekształcenie do trwałego formatu chroniącego przed modyfikacją (jak PDF, PDF/A czy TIFF) gwarantuje trwałą czytelność dokumentów – również w perspektywie długoterminowej. Poza bezpiecznym przechowywaniem ważnych dokumentów i danych Doxis4 zapewnia również ponowną dostępność zasobów pamięci, automatycznie usuwając niepotrzebne dokumenty i dane – pod warunkiem, że użyty nośnik WORM obsługuję tę funkcję.
Archiwizacja dokumentów SAP w Doxis4
W przypadku przedsiębiorstw, które bazują na wiodącym na rynku oprogramowaniu ERP marki SAP, wykorzystując je w księgowości, zarządzaniu materiałami, controllingu, HR itd. system Doxis4 stanowi idealne rozwiązanie uzupełniające – między innymi do zabezpieczonej przed modyfikacją archiwizacji dokumentów SAP (dokumenty przychodzące SAP (NCI), dokumenty wychodzące SAP (CI) i listy wydruków). Również w odniesieniu do systemu SAP przekształcanie dokumentów do trwałego formatu (jak PDF/A czy TIFF) gwarantuje, że w wymaganym okresie retencji dokumenty będą zawsze dostępne i czytelne. Powiązanie wszystkich dokumentów (np. zeskanowane dokumenty papierowe, dokumenty SAP oraz dokumenty pochodzące z innych aplikacji) z odpowiednimi transakcjami SAP umożliwia wyszukiwanie, wywoływanie i wyświetlanie określonych dokumentów bezpośrednio z systemu SAP. Również w SAP rozwiązanie Doxis4 obsługuje metody archiwizacji od wczesnego aż do późnego wprowadzania danych.
W przypadku systemu SAP poza archiwizowaniem dokumentów system Doxis4 może też być stosowany do archiwizacji danych SAP – pozwala to na odciążenie bazy danych, utrzymując tym samym wydajność systemu. Ponadto dzięki aktom elektronicznym pakiet Doxis4 iECM nadaje strukturę listom załączników SAP oraz wspiera procesy kontroli faktur w przedsiębiorstwie – także uwzględniając użytkowników spoza SAP.
Szersza perspektywa – archiwizacja dokumentów to dopiero początek
Przedsiębiorstwa i instytucje publiczne często popełniają błąd polegający na tworzeniu wielu systemów archiwizacji dla poszczególnych obszarów organizacji, różnych zadań i zróżnicowanych typów dokumentów, takich jak wiadomości e-mail czy dokumenty pakietu Office. Zwiększa to złożoność infrastruktury archiwizacyjnej oraz podwyższa koszty zakupu, obsługi i administrowania. Konsekwencją są dodatkowe zmiany nośników danych oraz brak spójności procesów biznesowych.
Lepszą alternatywę stanowi rozwiązanie do archiwizacji funkcjonujące na skalę całego przedsiębiorstwa – takie jak pakiet Doxis4 do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie. Takie rozwiązanie dopasowuje się do wymagań użytkownika. Niezależnie od tego, czy archiwizacja ma dotyczyć pojedynczych obszarów, które będą potem sukcesywnie rozszerzane, czy też ma bezpośrednio objąć całe przedsiębiorstwo: Doxis4 oferuje jednolitą infrastrukturę archiwum, która nie wymaga zmiany nośników danych i umożliwia spójną integrację z posiadanym oprogramowaniem oraz procesami biznesowymi.
Kopia zapasowa a archiwizacja
Pojęcia archiwizacji i tworzenia kopii zapasowej są często błędnie stosowane jako synonimy.
Występują jednak pomiędzy nimi istotne różnice (źródło: Wikipedia):
Kopia zapasowa
Zabezpieczenie danych (ang. backup) oznacza ich powielenie z myślą o ponownym przekopiowaniu w razie utraty informacji. Dane zabezpieczone na nośniku są określane mianem kopii bezpieczeństwa. Odtworzenie oryginalnych danych z kopii bezpieczeństwa określa się jako odtworzenie danych, przywrócenie danych lub (z ang.) restore. Taka metoda zabezpieczania danych jest stosowana np. w przypadku baz danych lub katalogów plików i jest dodatkowo wykorzystywana do zabezpieczania bazy metadanych Doxis4 iECM.
Archiwizacja
Archiwizacja elektroniczna oznacza trwałe przechowywanie informacji elektronicznych w niezmienionej formie, rozumiane jako zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie. Do tego celu z reguły stosuje się specjalne systemy archiwizacji. Pojęcie archiwizacji elektronicznej obejmuje różne komponenty systemu zarządzania treścią w przedsiębiorstwie, które w nazewnictwie anglojęzycznym są określane oddzielnie mianem „Records Management”, „Storage” oraz „Preservation”. Archiwizacja elektroniczna służy do zapisu oraz zabezpieczonego przed modyfikacją trwałego gromadzenia danych i kluczowych dla organizacji dokumentów.
Archiwizacja dokumentów w Doxis4 – informacje
Elektroniczna archiwizacja dokumentów
- Archiwizacja dokumentów (NCI i CI) oraz danych
- Dowolnie definiowane kryteria indeksowania z automatycznym przejmowaniem z systemów finansowo-księgowych i ERP, z możliwością ręcznego rozszerzenia w dowolnym momencie
- Pełnotekstowa indeksacja wszystkich dokumentów
- Jednolite zarządzanie metadanymi w relacyjnej bazie danych
- Różnorodne możliwości wyszukiwania w całym zasobie danych
- Kompleksowe zarządzanie okresami retencji i terminami usunięcia
- Wirtualizacja pamięci fizycznej
Zgodność/bezpieczeństwo danych
- Certyfikowana archiwizacja chroniąca przed modyfikacją (IDW PS 880)
- Archiwizowanie w trwałym formacie jako PDF/A i/lub TIFF
- Bazujące na oprogramowaniu zabezpieczenie przed zapisem wykorzystujące system WORM
- Zachodzące na serwerze szyfrowanie obiektów informacyjnych
- Bezpieczna komunikacja na linii klient-serwer (szyfrowanie SSL)
Interfejsy
- Obsługa wszystkich dostępnych na rynku systemów gromadzenia danych, jak np. NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera i ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 SafeLock itd.
- Uniwersalne interfejsy dla powszechnie stosowanych systemów ERP i systemów finansowo-księgowych
- Certyfikowane interfejsy dla SAP (ArchiveLink/HTTP Content Server, BC-ILM 3.0)
