Logiciel d'archivage des documents

Certifié

Archivez vos documents, y compris vos factures électroniques, conformément aux normes d’audit et au RGPD

Exhaustif

Pour tous les documents, processus, données et transactions des principaux systèmes informatiques

Fiable

Un ensemble d’informations fiables à portée de clic : accédez à tout moment à tous vos documents

Le bon document pour chaque comptabilisation

L’archivage de documents avec Doxis4 vous offre une grande sécurité tout au long de vos procédures de gestion comptable.

Vos documents sont le reflet de vos opérations commerciales. Ils constituent la base d’une comptabilité exacte et du bon déroulement des contrôles fiscaux. La fonction d’archivage de documents de Doxis4 permet de stocker tous vos documents avec une traçabilité complète, conformément aux normes d’audit et au RGPD. Doxis4 est certifié conforme à ces normes. Des factures entrantes et sortantes, des journaux de transactions et des relevés de compte aux soldes de compte, aux e-mails et aux factures électroniques, Doxis4 archive tous les documents automatiquement dans le respect des durées de conservation légales. Quelle que soit l’ancienneté de la transaction, accédez en quelques secondes au bon document et aux données connexes à partir de vos systèmes ERP ou de gestion comptable et financière. Doxis4 met fin à la menace de sanctions, aux risques financiers et à l’atteinte à votre réputation. Avec ce logiciel, tous les documents nécessaires à votre prochain contrôle fiscal restent rapidement et facilement accessibles.

L’archivage de documents avec Doxis4 : Avantages

1

Archivez vos documents avec une traçabilité complète conformément aux normes d’audit et au RGPD.

2

Respectez automatiquement les durées de conservation légales.

3

Retrouvez rapidement tous les documents (données comptabilisées, e-mails, etc.).

4

Accédez directement à toutes les transactions liées aux documents.

5

Bénéficiez d’une protection complète contre les modifications, la perte et la suppression.

6

Récupérez les documents pertinents lors des contrôles fiscaux pour une consultation instantanée.

Meilleures pratiques

L’archivage de documents avec Doxis4 permet de maîtriser l’explosion du nombre de documents

L’archivage de documents avec Doxis4 permet de maîtriser l’explosion du nombre de documents

Avec plus de 88 000 factures émises par quelque 300 fournisseurs à traiter un par un, l’opérateur de l’aéroport de Francfort Fraport garde la maîtrise totale de ce déluge de documents grâce à Doxis4. Il traite et archive toutes ses factures à l’aide de la solution Doxis4 intégrée à SAP. Il utilise également Doxis4 pour archiver les documents relatifs aux ressources humaines et aux bâtiments. Découvrez comment le système d’archivage de Doxis4 s’adapte avec souplesse aux besoins de Fraport.

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Sécurité certifiée

Archivage documentaire conforme : jouez la sécurité avec les certifications Doxis4.

Des bons de livraison aux documents RH, des déclarations d’impôts aux factures : Doxis4 permet d’archiver d’emblée tous les documents entrants et sortants de manière vérifiable. La traçabilité complète protège vos documents contre tout accès non autorisé, toute modification et toute suppression. Doxis4 respecte automatiquement les durées de conservation légales. Parallèlement, il vérifie que les documents contenant des données personnelles sont stockés conformément au RGPD. Doxis4 est certifié conforme aux normes suivantes :

Avec les certifications de Doxis4, jouez la sécurité pour l’archivage de vos documents.

Vidéo des meilleures pratiques

Un système d’archivage qui grandit au rythme de l’entreprise

L’opérateur de l’aéroport de Francfort Fraport utilise l’archivage électronique de Doxis4 dans tous ses services. Dans cette vidéo, découvrez comment il étend continuellement son système d’archivage électronique.


Une archive pour tous les documents

Doxis4 n’archive pas seulement vos documents, il centralise le stockage des enregistrements, données et processus associés dans le bon contexte.

Tous les formats de documents et d’archivage

PDF, XRechnung, Fattura PA, PEPPOL, ZUGFeRD 2.0 : Doxis4 archive tous les formats standards. Les documents doivent être lisibles même à l’issue du délai de conservation de dix ans ? Doxis4 les convertit dans des formats de fichiers sécurisés à long terme comme les formats PDF, PDF/A et TIFF.

Archivage automatisé des données

Doxis4 archive automatiquement les données issues des ERP ou des progiciels de gestion comptable et financière, et les affecte à des documents spécifiques. Il est facile d’archiver des documents dans le bon contexte ou de laisser Doxis4 le faire pour vous automatiquement.

Transactions et processus

Doxis4 archive même les transactions de vos applications spécialisées. Il en va de même pour les processus internes (la vérification des factures, par exemple) grâce à une solution Doxis4 de cartographie de l’ensemble de vos flux de factures entrantes.

Doxis4 centralise l’archivage de tous les documents, données et processus en les contextualisant.

Une archive pour tous les documents

Doxis4 n’archive pas seulement vos documents, il centralise le stockage des enregistrements, données et processus associés dans le bon contexte.

Tous les formats de documents et d’archivage

Archivage automatisé des données

Transactions et processus

Qu'est-ce qu'un logiciel d'archivage des documents ?

Des états financiers annuels aux audits en passant par la comparaison des offres : avec Doxis4, vous retrouvez toujours le bon document pour chaque processus métier.

Toutes les informations connexes

Utilisez les métadonnées et les recherches en texte intégral de Doxis4 pour retrouver les documents et informations associées dont vous avez besoin : dossiers, données, processus et transactions issues de vos applications spécialisées.

Facilement accessibles

Accédez à tous vos documents et autres données directement via Doxis4, voire depuis vos applications spécialisées intégrées. Il suffit de passer d’un système à l’autre d’un clic.

Visionneuse de documents intégrée

La visionneuse de Doxis4 affiche plus de 250 formats (images, données provenant des systèmes ERP, de gestion des relations humaines, etc., PDF, PDF/A, signatures électroniques, e-mails, etc.) directement dans Doxis4 sans avoir à installer l’application d’origine.

Postes de travail temporaires pour l’audit

Simplifiez et accélérez les audits grâce à Doxis4 en mettant en place des postes de travail temporaires lors des audits externes et des contrôles fiscaux. L’auditeur a ainsi un accès direct à tous les documents appropriés.

Intégrez votre ERP, votre progiciel de gestion comptable et financière et bien d’autres outils

Doxis4 s’intègre à tous les principaux systèmes.

Pour automatiser l’archivage des documents de bout en bout, intégrez vos systèmes ERP, de comptabilité et de gestion de marchandises à Doxis4. Cette intégration est possible avec n’importe quelle application de gestion grâce à des interfaces universelles. Vous utilisez déjà SAP ? Doxis4 dispose d’interfaces certifiées pour SAP ERP et SAP S/4HANA. Elles vous permettent d’archiver toutes les autres données SAP et de transformer votre solution Doxis4 en un système de traitement de factures entièrement intégré à SAP.

Extensible

Découvrez Doxis4 !

Ce qui fonctionne pour les documents peut aussi s’appliquer à d’autres domaines ! Car Doxis4 est capable de faire bien plus encore : les dossiers électroniques consolident vos documents dans le contexte métier, l’automatisation des flux de travail permet de les gérer dans toute l’entreprise, tandis que la GED facilite leur traitement. Vous jetez ainsi les bases de la transformation numérique de l’ensemble de votre entreprise !

L’archivage de documents avec Doxis4 : principales caractéristiques techniques

  • Interfaces SAP certifiées
  • Ajout du contexte du document avec des métadonnées librement définissables et une indexation en texte intégral
  • Transfert automatique de métadonnées depuis les principaux systèmes
  • Extraction automatique des métadonnées via les services cognitifs de Doxis4
  • Reconnaissance/signalisation des données à caractère personnel ou relevant du RGPD
  • Multiples options de recherche dans l’ensemble du pool de données
  • Gestion complète des conservations légales, et des délais de conservation et de suppression
  • Formats de stockage sécurisés pérennes : PDF, PDF/A et TIFF
  • Extensible à de nombreux autres besoins d’archivage jusqu’à la gestion de contenu d’entreprise
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L’archivage de documents avec Doxis4 : principales caractéristiques techniques

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N’hésitez pas à nous contacter !

Contactez-nous ! Nous sommes à votre écoute pour répondre à toutes vos questions sur la gestion de contenu d’entreprise avec Doxis4. Vous préférez d’abord voir Doxis4 en action ? Nous serions ravis de vous faire une démonstration en direct.