Belegarchivierung mit Doxis4

Compliance-Risiken vermeiden

Archivieren Sie alle relevanten Belege automatisiert revisionssicher & EU-DSGVO-konform und vermeiden Sie so Compliance-Verstöße und Sanktionen.

Steuerprüfungen bestehen

Stellen Sie mit der zertifizierten Doxis4-Software Steuerprüfern benötigte Informationen und Belege auf Knopfdruck bereit, um Prüfungen leichter zu bestehen.

Korrekte Buchführung

Archivieren Sie alle Belege bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist verlust- und manipulationsfrei und finden Sie sofort jeden Beleg wieder.

Wir wollten sicherstellen, dass alle umsatzsteuerrelevanten Dokumente nach den gesetzlichen Anforderungen revisionssicher archiviert werden.

Werner Höltl, Application Manager (Finanzen), Duravit AG

Compliance leichter dokumentieren

Doxis4 dokumentiert automatisiert alle Berechtigungen, Zugriffe, Veränderungen und das Löschen der Belege, sodass Sie Ihre Compliance jederzeit einfach nachweisen.

Bessere Liquiditätsplanung

Archivieren Sie Belege vom Posteingang an, behalten Sie so den Überblick über alle aktuellen und früheren Rechnungen und planen Sie Ihre Liquidität besser.

Belege schneller finden

Sie finden alle Belege, dazugehörige Dokumente, Daten, Vorgänge und Transaktionen sofort und sparen damit Zeit und Ressourcen bei Ihrer Buchführung.

Mitarbeiter entlasten

Sie automatisieren mit Doxis4 die korrekte Ablage von Belegen, Berechtigungen sowie Aufbewahrungsfristen, vermeiden so Fehler und entlasten Mitarbeiter von manuellen Tätigkeiten.

Belegarchivierung mit Doxis4 überzeugt


Compliance leichter einhalten und nachweisen

Ihre Belege sind die Basis für korrekte Buchführung und reibungslose Steuerprüfungen. Durch Belegarchivierung mit Doxis4 erreichen Sie beides: Sie archivieren alle Ein- und Ausgangsrechnungen, Buchungsjournale, Kontoauszüge, Saldenlisten, E-Mails und eRechnungen nachweisbar revisionssicher und auch EU-DSGVO-konform. Doxis4 ist dafür zertifiziert. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen halten Sie mit Doxis4 automatisch ein, schützen alle Belege und finden sie in Sekunden samt dazugehöriger Informationen aus dem ERP-, FiBu- oder Waren­wirtschafts­systemen. So erleichtern Sie Mitarbeitern das Einhalten von Compliance, vermeiden Sanktionen und bestehen Steuerprüfungen leichter.

Anwendervideo

Das Archiv wächst mit

Fraport archiviert über 88.000 Eingangs­rechnungen pro Jahr sicher mit Doxis4. Sehen Sie hier, für welche weiteren Dokumente Fraport das elektronische Archiv nutzt.


Zertifizierte Sicherheit

Lieferscheine, HR-Belege, Lohnsteuernachweise, Rechnungen: Alle ein- und ausgehenden Belege archivieren Sie mit Doxis4 von Anfang an revisionssicher: Doxis4 schützt sie nachweisbar vor unerwünschten Zugriffen, Veränderungen und vorzeitigem Löschen. Gleichzeitig dokumentiert Doxis4, dass Sie Belege mit personenbezogenen Informationen EU-DSGVO-konform aufbewahren. Doxis4 ist für all diese Anforderungen zertifiziert:

Mit den Doxis4-Zertifizierungen gehen Sie bei Ihrer Belegarchivierung auf Nummer Sicher.

Mit Doxis4 archivieren Sie jeden Beleg

Alle Beleg- & Archiv-Formate

PDF, XRechnung oder ZUGFeRD 2.0: Doxis4 archiviert alle Formate. Sollen Belege auch nach zehn Jahren Aufbewahrungs­frist noch lesbar sein? Doxis4 wandelt sie um: in Langzeitformate wie PDF, PDF/A und TIFF.

Automatische Daten-Archivierung

Doxis4 archiviert automatisch Daten aus integrierten Systemen wie ERP, FiBu oder WaWi und ordnet sie Belegen zu. So archivieren Sie Belege leicht im richtigen Kontext – oder lassen Doxis4 das automatisiert für Sie tun.

Transaktionen & Vorgänge

Auch alle Transaktionen aus Ihren Fachsystemen archivieren Sie mit Doxis4. Das Gleiche gilt für Vorgänge wie die Rechnungs­prüfung. Doxis4 bietet dafür eine Lösung, mit der Sie den gesamten Rechnungseingang abbilden.

ERP-, FiBu- & WaWi-integration

ERP-, FiBu- und WaWi-System integrieren Sie einfach über universelle Schnittstellen. Mit den zertifizierten Schnittstellen für SAP ERP und SAP S/4HANA, bauen Sie Ihre Doxis4-Lösung zur kompletten mit SAP integrierten Rechnungsprüfung aus.

Whitepaper

Belegarchivierung: So wird‘s revisionssicher

Belegarchivierung: So wird‘s revisionssicher

Wie archivieren Sie Lieferscheine, Gehaltsnachweise, Rechnungen und andere Belege nachweisbar revisionssicher – und halten gleichzeitig die EU-DSGVO ein? Wie halten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ein? In unserem Ratgeber erfahren Sie alles, was Sie für Ihr Archivierungsprojekt wissen müssen.

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Erleichtern Sie sich die tägliche Arbeit

Alle Informationen zum Beleg finden

Über Metadaten und Volltext finden Sie in Doxis4 alle Belege und dazugehörige Informationen: Dokumente, Daten, Vorgänge sowie Transaktionen aus Fachsystemen.

Schnell auf Belege zugreifen

Auf alle Belege und weitere Informationen greifen Sie direkt über Doxis4 zu – auch über Ihre integrierten Fachanwendungen. Zwischen den Systemen wechseln Sie einfach mit einem Klick.

Mit nur einer Anwendung arbeiten

Der Doxis4 Viewer zeigt über 250 Formate: Bilder, Daten aus ERP, HR, TMS etc., PDF, PDF/A, elektronische Signaturen, E-Mails u.v.m. – direkt in Doxis4, ohne Installation der Originalanwendung.

Temporäre Prüfplätze einrichten

Bei Wirtschafts- und Steuerprüfungen richten Sie mit Doxis4 temporäre Arbeitsplätze ein: Ihr Prüfer erhält hier Zugriff auf alle relevanten Belege. Das vereinfacht und beschleunigt die Prüfung


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Belegarchivierung mit Doxis4

  • Zertifizierte Schnittstellen zu SAP
  • Anreichern der Belege mit frei definierbaren Metadaten & Volltextindizierung
  • Automatische Metadaten­übernahme aus führenden Systemen
  • Automatische Extraktion von Metadaten über Doxis4 Cognitive Services
  • Erkennen/markieren von PII-/EU-DSGVO-relevanten Daten
  • Vielfältige Recherchemöglichkeiten über den kompletten Datenbestand
  • Umfassende Verwaltung von Löschsperren (Legal holds), Aufbewahrungs- & Löschfristen
  • Langzeitsichere Speicherformate: PDF, PDF/A & TIFF
  • Ausbaubar für viele weitere Archivierungsszenarien, bis hin zum unternehmensweiten ECM
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Belegarchivierung mit Doxis4: Technische Highlights

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