Elastycznie konfigurowane opcje archiwizacji

Właściwa archiwizacja treści SharePoint w zabezpieczonym przed modyfikacją repozytorium treści Doxis4 (archiwum) może odbywać się w sposób automatyczny bazując na regułach lub być dokonywana ręcznie przez użytkownika. Doxis4 archiwizuje wszelkie typy treści SharePoint, również tzw. elementy (items), które mogą składać się z wielu plików. Atrybuty dokumentów z SharePoint są przy tym przejmowane do systemu ECM Doxis4 – w ten sposób użytkownik może łączyć treści SharePoint również z dokumentacją biznesową z innych systemów i łącznie je przeszukiwać. Po archiwizacji w SharePoint pozostaje odnośnik (stub), dzięki któremu użytkownik nadal może uzyskać dostęp do informacji za pomocą kliknięcia – w razie potrzeby pliki są odtwarzane z archiwum i zostają potem niezwłocznie udostępnione za pośrednictwem pamięci podręcznej. Na potrzeby archiwizacji ręcznej bezpośrednio w obrębie SharePoint widoczne są te usługi Doxis4, które pozwalają na ponowne zażądanie dokumentów z Doxis4. Możliwe jest przy tym zaznaczenie i zarchiwizowanie lub odtworzenie wielu dokumentów. Oprócz wywołania z SharePoint możliwy jest również bezpośredni przeskok do klientów Doxis4 w celu skorzystania z dalszych funkcji, jak np. subskrypcje czy powiązanie dokumentów.

Baza danych SharePoint – niewielka i szybka

Firma Microsoft sama zaleca przenoszenie z bazy SharePoint dużych ilości danych obejmujących rzadko potrzebne informacje. Ma to utrzymać wydajność systemu oraz zachować ramy czasowe tworzenia kopii zapasowej i odzyskiwania danych. Microsoft udostępnia w tym celu odpowiednie interfejsy. W przypadku treści zarchiwizowanych przez Doxis4 zachodzi ponadto deduplikacja, określana też mianem archiwizacji single instance. Gwarantuje ona, że pliki występują „fizycznie” w archiwum tylko raz, także wtedy, gdy w systemie SharePoint (lub w przypadku kompleksowego stosowania usług Doxis4 Gateway np. w systemie plików lub na serwerze poczty e-mail) znajdują się do nich liczne odniesienia. Przenoszenie za pośrednictwem Doxis4 oferuje jeszcze więcej zalet dla przedsiębiorstwa: wirtualizacja pamięci umożliwia stosowanie i łączenie najróżniejszych systemów gromadzenia danych – włącznie z łatwą migracją do nowych rozwiązań – w celu zapewnienia dostępu do dokumentów i danych również w perspektywie długoterminowej. Poza tym stanowi ona podstawę zarządzania cyklem życia informacji, które pozwala na przenoszenie dokumentów do różnych systemów gromadzenia danych, zależnie od ich aktualnego znaczenia dla procesów biznesowych.

Zabezpieczona przed modyfikacją archiwizacja w SharePoint

Przestrzeganie przepisów ustawowych dotyczących zabezpieczonej przed modyfikacją archiwizacji musi odbywać się w sposób neutralny technologicznie, tzn. tak, aby przy odpowiednich działaniach organizacyjnych eksploatacja każdego systemu odbywała się zgodnie z zasadami prawidłowego prowadzenia elektronicznych systemów księgowych (GoBS). W tym przypadku należy przestrzegać przede wszystkim wytycznych norm IDW PS 880 oraz IDW RS FAIT 3. Chociaż archiwizacja za pomocą SharePoint jest teoretycznie możliwa, liczne ograniczenia systemowe – zgodnie ze sporządzonym przez KPMG na zlecenie firmy Microsoft raportem White Paper z 2011 r. – zwłaszcza w kwestii nieedytowalnego zapisu (WORM) przemawiają przeciwko niej. Zwłaszcza w przypadku, gdy konieczne jest spełnienie kryteriów takich, jak ochrona przed modyfikacją.

Certyfikat zgodności ze standardem IDW PS 880 gwarantuje użytkownikom Doxis4 pewność, że dokumenty i dane są dobrze chronione. Doxis4 umożliwia nie tylko podłączanie niepodlegających zmianom systemów gromadzenia danych różnych producentów – m.in. Doxis4 safeLock firmy SER – lecz także automatyczne generowanie trwałych plików PDF/A ze wszystkich powszechnie stosowanych formatów Desktop i Office w sposób bazujący na regułach. System Doxis4 przejmuje okresy retencji bezpośrednio z SharePoint lub też wyznacza je w oparciu o dane reguły archiwizacji.