SharePoint-Archivierung mit Doxis4

Compliance sicherstellen

Archivieren Sie SharePoint-Dokumente revisionssicher und EU‑DSGVO-konform und vermeiden Sie so Compliance-Verstöße und Sanktionen.

360° Geschäftsprozesse

Finden Sie Dokumente, eAkten und Vorgänge im richtigen Geschäftskontext direkt in SharePoint und werden Sie so auskunftsfähiger.

Produktiver arbeiten

Machen Sie Dokumente aus SharePoint in allen Geschäftsprozessen verfügbar und verkürzen Sie so Such- und Bearbeitungszeiten.

Doxis4 ist eine ganzheitliche Enterprise Content Management-Suite, die sich vielfach bewährt hat im Modellieren, Verarbeiten, Managen und Archivieren von aufbewahrungspflichtigen Informationen und ihrer Metadaten sowie dem Steuern von Prozessen.

Dr. Geert-Jan van Bussel, Chef-Prüfer bei Van Bussel Document Services

SharePoint-Dokumente korrekt archivieren

Mit Doxis4 archivieren Sie SharePoint-Dokumente automatisch im richtigen Kontext und schützen sie von Anfang an. Änderungen werden nachvollziehbar versioniert und falls User Dokumente manuell archivieren, verhindert Doxis4 eine doppelte Ablage.

Die richtigen Informationen schneller finden

Metadaten von SharePoint-Dokumenten übernimmt Doxis4 automatisch und ergänzt sie mithilfe integrierter Cognitive Services. So finden Sie Informationen im richtigen Kontext und behalten den Überblick über alle EU-DSGVO-relevanten Daten.

Arbeiten Sie aus einer Anwendung heraus

Statt zwischen SharePoint und anderen Anwendungen zu wechseln, greifen Sie mit Doxis4 direkt in SharePoint auf Dokumente, Daten und Vorgänge zu, die Sie für die tägliche Arbeit benötigen, und können so effizienter arbeiten.

Entlasten Sie SharePoint

Nach der Archivierung können Sie Dokumente parallel in SharePoint und Doxis4 vorhalten oder Sie lassen Doxis4 sie dort nur noch verlinken oder komplett löschen. Recherchierbar bleiben sie in jedem Fall.

SharePoint-Archivierung mit Doxis4 überzeugt


Arbeiten Sie in Teams sicherer und effizienter zusammen

Zum Austauschen und gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten nutzt Ihr Unternehmen SharePoint? Mit der zertifizierten Doxis4-Software halten Sie Compliance-Vorgaben dabei noch einfacher ein: Doxis4 archiviert aufbewahrungs­pflichtige Dokumente aus SharePoint revisionssicher sowie EU-DSGVO-konform und versioniert alle Änderungen daran nachvollziehbar. Gleichzeitig verknüpft Doxis4 alle Informationen, die im Kontext Ihrer SharePoint-Dokumente stehen: weitere Unterlagen, Daten aus Fachanwendungen, Akten und Vorgänge finden Anwender direkt in SharePoint, ohne die Anwendung zu wechseln. So arbeiten Sie in Teams sicherer, effizienter und transparenter zusammen.

Case Study

Doxis4 stellt uns hier umfassende Security-Funktionen bereit, mit denen wir sicherstellen, dass Kundendokumente nicht in die falschen Hände geraten. So erfüllen wir die hohen Datenschutzanforderungen in diesem Bereich.

Martin Mermolja, Senior System Administrator Customer Management, Sunrise Communications AG

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Compliance nachweisbar einhalten

Mit Doxis4 archivieren und schützen Sie SharePoint-Dokumente und dazugehörige Informationen: vor unerwünschtem Zugriff, Veränderung und Verlust. Sie bewahren damit alle Dokumente sowie die damit verbundenen Prozesse und Daten nachweisbar EU-DSGVO-konform und revisionssicher auf – Doxis4 ist dafür zertifiziert.

  • Aufbewahrungsfristen & Löschsperren managt Doxis4 für alle Dokumente automatisch
  • Doxis4 dokumentiert alle Zugriffe, Änderungen & das Löschen von SharePoint-Dokumenten
  • Die Lesbarkeit Ihrer SharePoint-Dokumente sichert Doxis4 durch das Archivieren in Langzeitformaten wie PDF, PDF/A & TIFF
Sie bewahren damit alle Dokumenteund Daten nachweisbar EU-DSGVO-konform und revisionssicher auf – Doxis4 ist dafür zertifiziert.

Doxis4 SharePoint Portal Connector – vereint Dokumente, Akten & Vorgänge

Elektronische Akten

Doxis4 ordnet SharePoint-Dokumente automatisch den richtigen eAkten zu: z.B. alle Dokumente, Notizen und Vorgänge zu einem Projekt. Gelten Unterlagen wie z.B. CI-Vorgaben für mehrere Projekte? Doxis4 verknüpft sie mehrfach, ohne doppelte Ablage.

Integriertes ERP & CRM

SAP, Salesforce oder Microsoft Dynamics: Doxis4 schlägt die Brücke zwischen SharePoint und Systemen wie ERP und CRM. Sie archivieren in Doxis4 alle Dokumente und Daten im Kontext – und finden sie schnell wieder, z.B. im Fall einer Betriebsprüfung.

Dokumentbasierte Prozesse

Projektplanung, Vertragserstellung, Freigaben: Solche Prozesse sind mit Dokumenten verbunden. Mit Doxis4 verknüpfen Sie Dokumente und Prozesse aus SharePoint und anderen Anwendungen – und schaffen durchgehenden Informationsfluss.

Enterprise Search

User finden mit Enterprise Search von Doxis4 Dokumente, eAkten, dazugehörige Aufgaben und Vorgänge direkt in in SharePoint und in Doxis4: einfach über Metadaten- oder Volltextsuche. 


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Erfahren Sie mehr über SharePoint-Archivierung in der Praxis:

Revisionssichere SharePoint-Archivierung bei Real I.S.

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Die Wirtschaftlichkeit und Amortisation von elektronischen Archiven

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Fact Sheet: Doxis4 in andere Systeme integrieren

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SharePoint-Archivierung mit Doxis4

  • Umfassendes Regelwerk zur manuellen & automatisierten Archivierung von Dokumenten & Ordnern aus SharePoint, SharePoint Online & Microsoft 365
  • Cognitive Services zum Analysieren von Inhalten & Ergänzen qualifizierter Metadaten
  • Aufruf archivierter Elemente aus SharePoint, auch ohne Wiederherstellen
  • Transparente Versionsverwaltung mit Möglichkeit zum direkten Öffnen aller älteren Versionen
  • Managen von Aufbewahrungsfristen & (mehreren) Legal holds
  • Erweiterbar durch Doxis4 SharePoint Portal Connector: Dokumente, Akten & Vorgänge direkt in SharePoint nutzen
  • Ausbaubar für viele weitere Archivierungsszenarien, bis hin zum unternehmensweiten ECM
Weitere Details
SharePoint-Archivierung mit Doxis4: Technische Highlights

Wie können wir Ihnen weiterhelfen?

Entdecken Sie zusammen mit uns, wie Sie mit Doxis4 Ihre Ziele erreichen.

Möchten Sie mehr über die Möglichkeiten der SharePoint-Archivierung mit Doxis4 erfahren? Wir präsentieren Ihnen Doxis4 gerne persönlich – in einer Live-Demo oder direkt bei Ihnen im Unternehmen! Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

 

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