Microsoft SharePoint :
léger, rapide et sûr

Des options d'archivage librement configurables

L'archivage homogène des contenus SharePoint dans le registre de contenus de Doxis4 (Archive) se fait de manière automatisée ou manuellement par l'utilisateur et est basé sur des règles. Doxis4 est capable d'archiver tout type de contenus Sharepoint, même ce qu'on appelle des « items », qui sont constitués de plusieurs fichiers différents. Les attributs documents de SharePoint sont importés dans le système ECM de Doxis4 afin que les contenus SharePoint puissent être fusionnés avec des documents provenant d'autres systèmes et recherchés en même temps qu'eux. Après l'archivage, il reste dans SharePoint un lien (« stub ») qui permet à l'utilisateur d'accéder comme d'habitude en un clic aux informations ; au besoin, les fichiers peuvent être restaurés à partir de l'archive et mis à disposition sans ralentissement grâce à une fonction de mise en mémoire cache. Dans le cas de l'archivage manuel, les services Doxis4 sont affichés directement dans SharePoint, à partir duquel des documents peuvent être appelés de Doxis4. De nombreux documents peuvent ainsi être sélectionnés, archivés et restaurés. En plus de l'appel depuis SharePoint, il est possible de passer directement aux clients Doxis4 pour utiliser des fonctions supplémentaire comme les abonnements ou la liaison de documents.

La base de données SharePoint reste légère et rapide

Microsoft elle-même recommande de retirer les gros volumes de données et d'informations rarement utilisées de la base de données SharePoint afin de garder le système performant et de maintenir les temps de back-up et de restauration à une durée raisonnable. Microsoft propose pour cela des interfaces adaptées. Les contenus archivés avec Doxis4 sont de plus soumis à un processus de déduplication, aussi appelé archivage en instance unique. Cela permet d'assurer que les fichiers ne sont conservés « physiquement » qu'une fois dans l'archive, même lorsqu'ils sont référencés plusieurs fois dans le système SharePoint (ou lorsque, du fait d'une utilisation globale des services de passerelle de Doxis4 dans l'ensemble du système, ils sont aussi référencés dans un système de fichiers ou dans un serveur e-mail). L'archivage des données via Doxis4 présente cependant bien d'autres avantages pour les entreprises : la virtualisation des espaces de stockage permet l'utilisation et la combinaison de différents systèmes de stockage ainsi qu'une migration facile vers les nouveaux systèmes de stockage afin d'assurer l'accès aux documents et aux fichiers même sur de longues périodes de temps. L'archivage via Doxis4 offre également une base pour la gestion du cycle de vie de l'information (ILM) grâce à laquelle les documents peuvent être déplacés sur différents systèmes de stockage en fonction de leur intérêt réel du point de vue du processus métier.

Un archivage sécurisé avec SharePoint

Les dispositions juridiques en matière d'archivage sécurisé sont neutres en ce qui concerne la technologie, de façon à ce que dans l'ensemble, avec des mesures organisationnelles appropriées, chaque système puisse être exploité conformément aux principes allemands de systèmes de comptabilité appuyés de DV réglementaires (GoBS). Les prescriptions de la norme IDW PS 880 et de l'IDW RS FAIT 3 doivent particulièrement être respectées. Même si l'archivage avec SharePoint est théoriquement possible, selon un livre blanc réalisé par KPMG en 2011 à la demande de Microsoft, de nombreuses restrictions au niveau du système, notamment en ce qui concerne les techniques de stockage inaltérable (WORM), amènent à le déconseiller, en particulier lorsque des critères comme la protection contre les modifications doivent être respectées.

Avec la certification IDW PS 880, les utilisateurs de Doxis4 ont l'assurance que les documents et les fichiers sont correctement conservés. Doxis4 permet non seulement d'intégrer des systèmes de stockage inaltérables de différents fabricants, notamment Doxis4 safeLock de SER, mais aussi de créer automatiquement, en se basant sur des règles, des versions durables en format PDF/A de tout document en format Desktop et Microsoft Office courant. En ce qui concerne les délais de conservation, soit Doxis4 les importe directement de SharePoint, soit il les définit en fonction des règles d'archivage applicables.