Microsoft SharePoint :
léger, rapide et sûr
L'archivage Microsoft SharePoint avec Doxis4
L'archivage avec Doxis4 est le complément idéal de Microsoft SharePoint dans tous les cas où celui-ci est utilisé par exemple comme plateforme de collaboration, comme réseau social interne à l'entreprise ou comme portail intranet. L'orientation cloud de Microsoft parle également en faveur de l'importation des contenus SharePoint dans un système ECM commun à toute l'entreprise, notamment pour des raisons de protection des données. L'archivage avec Doxis4 préserve les performances en désencombrant la base de données SharePoint, même dans le cas de volumes de données croissant rapidement, et assure la flexibilité dans le choix des technologies de stockage utilisées à l'aide par exemple de la virtualisation des supports de stockage. Les contenus liés plusieurs fois ne sont mis à disposition qu'une fois dans le système afin d'éviter les redondances et de garantir une utilisation efficace de l'espace de stockage disponible. L'archivage certifié IDW PS 880 de Doxis4 est une base sûre pour l'archivage sécurisé, même sur de longues périodes, de documents et de fichiers SharePoint devant être conservés.
Doxis4 permet en outre l'importation et le suivi des versions de documents qui sont encore traités dans SharePoint. Vous pouvez donc intégrer très tôt des contenus SharePoint au registre de contenus commun à toute l'entreprise et indépendant des systèmes et les fusionner avec des informations provenant d'autres applications stratégiques, qui peuvent elles aussi être importées dans le registre de contenus de Doxis4 sur la base de la même technologie. Les silos d'informations isolés dans les boîtes de réception, dans les systèmes de fichiers et même dans SharePoint appartiennent ainsi au passé. Les informations sont à la disposition des utilisateurs autorisés au moment où elles sont requises dans le processus métier.
Des options d'archivage librement configurables
L'archivage homogène des contenus SharePoint dans le registre de contenus de Doxis4 (Archive) se fait de manière automatisée ou manuellement par l'utilisateur et est basé sur des règles. Doxis4 est capable d'archiver tout type de contenus Sharepoint, même ce qu'on appelle des « items », qui sont constitués de plusieurs fichiers différents. Les attributs documents de SharePoint sont importés dans le système ECM de Doxis4 afin que les contenus SharePoint puissent être fusionnés avec des documents provenant d'autres systèmes et recherchés en même temps qu'eux. Après l'archivage, il reste dans SharePoint un lien (« stub ») qui permet à l'utilisateur d'accéder comme d'habitude en un clic aux informations ; au besoin, les fichiers peuvent être restaurés à partir de l'archive et mis à disposition sans ralentissement grâce à une fonction de mise en mémoire cache. Dans le cas de l'archivage manuel, les services Doxis4 sont affichés directement dans SharePoint, à partir duquel des documents peuvent être appelés de Doxis4. De nombreux documents peuvent ainsi être sélectionnés, archivés et restaurés. En plus de l'appel depuis SharePoint, il est possible de passer directement aux clients Doxis4 pour utiliser des fonctions supplémentaire comme les abonnements ou la liaison de documents.
La base de données SharePoint reste légère et rapide
Microsoft elle-même recommande de retirer les gros volumes de données et d'informations rarement utilisées de la base de données SharePoint afin de garder le système performant et de maintenir les temps de back-up et de restauration à une durée raisonnable. Microsoft propose pour cela des interfaces adaptées. Les contenus archivés avec Doxis4 sont de plus soumis à un processus de déduplication, aussi appelé archivage en instance unique. Cela permet d'assurer que les fichiers ne sont conservés « physiquement » qu'une fois dans l'archive, même lorsqu'ils sont référencés plusieurs fois dans le système SharePoint (ou lorsque, du fait d'une utilisation globale des services de passerelle de Doxis4 dans l'ensemble du système, ils sont aussi référencés dans un système de fichiers ou dans un serveur e-mail). L'archivage des données via Doxis4 présente cependant bien d'autres avantages pour les entreprises : la virtualisation des espaces de stockage permet l'utilisation et la combinaison de différents systèmes de stockage ainsi qu'une migration facile vers les nouveaux systèmes de stockage afin d'assurer l'accès aux documents et aux fichiers même sur de longues périodes de temps. L'archivage via Doxis4 offre également une base pour la gestion du cycle de vie de l'information (ILM) grâce à laquelle les documents peuvent être déplacés sur différents systèmes de stockage en fonction de leur intérêt réel du point de vue du processus métier.
Un archivage sécurisé avec SharePoint
Les dispositions juridiques en matière d'archivage sécurisé sont neutres en ce qui concerne la technologie, de façon à ce que dans l'ensemble, avec des mesures organisationnelles appropriées, chaque système puisse être exploité conformément aux principes allemands de systèmes de comptabilité appuyés de DV réglementaires (GoBS). Les prescriptions de la norme IDW PS 880 et de l'IDW RS FAIT 3 doivent particulièrement être respectées. Même si l'archivage avec SharePoint est théoriquement possible, selon un livre blanc réalisé par KPMG en 2011 à la demande de Microsoft, de nombreuses restrictions au niveau du système, notamment en ce qui concerne les techniques de stockage inaltérable (WORM), amènent à le déconseiller, en particulier lorsque des critères comme la protection contre les modifications doivent être respectées.
Avec la certification IDW PS 880, les utilisateurs de Doxis4 ont l'assurance que les documents et les fichiers sont correctement conservés. Doxis4 permet non seulement d'intégrer des systèmes de stockage inaltérables de différents fabricants, notamment Doxis4 safeLock de SER, mais aussi de créer automatiquement, en se basant sur des règles, des versions durables en format PDF/A de tout document en format Desktop et Microsoft Office courant. En ce qui concerne les délais de conservation, soit Doxis4 les importe directement de SharePoint, soit il les définit en fonction des règles d'archivage applicables.
Vos avantages
- Performance constante et durable du système SharePoint grâce au transfert de documents, de fichiers et d'autres items du système SharePoint au registre de contenus de Doxis4
- Conservation et archivage automatiques basés sur des règles ou manuels
- Suppression des redondances grâce à l'archivage en instance unique
- Archivage sécurisé certifié IDW PS 880
- Réduction des temps de back-up et de restauration
Capacités & points forts
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Administration et corpus de règles
L'archivage SharePoint avec Doxis4 permet de définir librement des règles d'archivage pour des sites SharePoint entiers et de définir à tout moment des exceptions sans avoir besoin de créer des règles entièrement nouvelles. Les règles d'archivage elles-mêmes sont constituées de différents aspects permettant des définitions flexibles, comme par exemple le choix des documents, qui détermine notamment quels documents de quels sites SharePoint doivent être archivés. D'autres aspects importants des règles d'archivage sont le format d'archivage, qui détermine par exemple si un extrait plein texte doit être créé à des fins de recherche ou si pour des raisons de sécurité des versions durables en format PDF/A doivent être utilisées, et la gestion de l'espace de stockage, qui définit ce qu'il arrive aux objets dans le système source après un archivage ou une restauration. Le moment auquel les règles d'archivage doivent être appliquées peut également être défini de manière flexible selon les exigences de l'entreprise.
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Conservation et délais
L'archivage SharePoint avec Doxis4 permet de réaliser, en fonction des exigences, différents scénarios de conservation, de liaison et de suppression. Les documents et les fichiers archivés peuvent dans un premier temps être conservés en parallèle dans Doxis4 et dans le système d'origine, par exemple si les fichiers sont encore souvent consultés ou si les documents sont encore traités dans SharePoint. Doxis4 peut ensuite synchroniser à tout moment ces documents ou dossiers comme des nouvelles versions. Cependant, dans le cas de documents plus rarement utilisés, il est plus efficace de supprimer ceux-ci du système d'origine et de les remplacer par une référence à des éléments dans Doxis4. Doxis4 s'occupe automatiquement de cette « suppression partielle » en s'appuyant sur les règles d'archivage. À l'expiration de leur délai de conservation, ou sur la base des règles applicables pour ceux qui sont très vieux, Doxis4 peut supprimer complètement des documents afin de libérer de l'espace de stockage. Certains cercles d'utilisateurs spécifiés peuvent supprimer manuellement des documents archivés à partir du système de fichiers, ce qui peut être pratique par exemple dans le domaine des ressources humaines.
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Attributs documents et recherche plein texte
Lors de l'archivage ou du stockage parallèles de documents SharePoint dans Doxis4 Archive, les attributs documents sont importés de SharePoint sous forme de métadonnées. En plus de sécuriser l'archivage et de réduire la charge de travail du serveur SharePoint, cela permet le développement d'un registre de contenus centralisé dans lequel sont intégrés des documents commerciaux provenant de différentes sources d'informations. Les métadonnées sont le fondement de la recherche rapide via les clients Doxis4. De plus, un extrait plein texte des documents peut être créé lors de leur archivage pour permettre une recherche confortable dans tous les contenus des documents.
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Sécurité certifiée
La société d'audit reconnue dans le monde entier Deloitte & Touche a accordé à la suite logicielle Doxis4 iECM la certification IDW PS 880. Cette certification atteste que l'archivage électronique proposé par Doxis4 se fait de manière sécurisée et conforme aux principes allemands de systèmes de comptabilité appuyés de DV réglementaires (GoBS), à la loi allemande sur la consolidation fiscale, au code de commerce allemand (HGB) et aux principes allemands de l'accès aux données et de la vérifiabilité de la documentation numérique (GDPdU). La protection logicielle en écriture basée sur la technique WORM (« Write Once Read Multiple ») garantit que les données stockées sur les disques durs ne peuvent pas être modifiées ni effacées ultérieurement. La certification de sécurité alliée à une documentation minutieuse des processus, à des délais de stockage flexibles, à un suivi des modifications et à des signatures électroniques sont la base de la conformité au droit et de la protection durable des documents devant être conservés ou dignes de l'être.
Archivage électronique
Le registre de contenus de Doxis4 sert de centre d'information commun à toute l'entreprise sur tous les documents et tous les fichiers. Il collecte des informations aussi bien sur l'archivage à long terme que sur la conservation temporaire et le traitement des données à partir de différentes sources (ERP, GRC, RH, e-mails, Microsoft Office, etc.) et dans différents formats, les rassemble et les met à disposition pour leur utilisation ultérieure, soit via les clients Doxis4 soit via les fonctions habituelles de chaque univers d'applications.
Doxis4 Gateway Services
Les services de passerelle de Doxis4 constituent une base homogène pour l'archivage automatisé et basé sur des règles de contenus provenant de systèmes de collecticiels (MS Exchange/Outlook ainsi que IBM Lotus Domino/Notes), d'une ferme SharePoint ou de serveurs de données. Ils assurent le désencombrement de ces systèmes et la suppression des silos d'informations dans l'entreprise. Ils permettent également l'archivage manuel et basé sur des règles d'e-mails, de fichiers provenant de systèmes de fichiers et de documents provenant de systèmes SharePoint.
Vos avantages
- Des services de passerelle pour :
- Microsoft Exchange/Outlook
- IBM Lotus Domino/Notes
- les serveurs/systèmes de fichiers
- Microsoft SharePoint
- Archivage manuel ou automatisé basé sur des règles
- Suppression et suppression partielle automatisées et basées sur des règles sur le système source
Aperçu de l'archivage SharePoint avec Doxis4
Archivage & restauration
- Corpus de règles détaillé pour l'archivage automatisé de documents provenant de Microsoft SharePoint
- Fonctions d'archivage et de restauration manuels de documents et de fichiers à partir de SharePoint
- Remplacement des documents Microsoft SharePoint par des « stubs »
- Appel d'éléments archivés à partir de SharePoint
- Affichage du statut des archives dans des listes SharePoint
- Possibilité de passer aux clients Doxis4 pour des fonctions supplémentaires
- Archivage en instance unique (déduplication des données)
Administration
- Administration centrale unique
- Possibilité d'intégration de nombreux systèmes tiers
- Possibilité d'intégration de nombreux systèmes d'archivage
- Corpus de règles spécifique pour des domaines dédiés tels que Microsoft SharePoint
- Programmation des processus en arrière-plan
- Intégration à Microsoft Management Console (MMC) comme point d'accès unique
Synchronisation
- Restauration à l'ouverture de certains objets dans le système source
- Accès aux objets restaurés sans accès supplémentaire aux archives (mise en mémoire cache)
- Suppression automatique des objets restaurés des systèmes tiers
- Possibilité de synchronisation automatique des modifications apportées avec les archives sous forme d'un suivi des versions
Infrastructure
- Très personnalisable
- Compatible avec les clusters
- Virtualisation du stockage compatible avec différentes technologies de stockage inaltérable de contenus, telles que Doxis4 safeLock, EMC Centera, EMC VNX FLR, Hitachi HCP, HP iCAS, HP IAP, IBM SSAM API, NetApp SnapLock, SAN/NAS Filer, le stockage en cloud (Amazon S3, Google Storage ou Microsoft Azure)
- Migration facile vers de nouvelles technologies de stockage
- Utilisation de nombreux services de passerelle pour partager la charge de travail