Collaborez
en toute sécurité

Archivage SharePoint avec Doxis4

Sécurisé

Archivez tous vos documents SharePoint conformément aux normes d’audit et au RGPD

Efficace

Recherchez des documents, des dossiers électroniques et des processus directement dans SharePoint

Unificateur

Utilisez les documents de SharePoint dans tous vos processus métier

Une base d’informations sécurisée

L’archivage SharePoint avec Doxis4 crée une base d’informations sécurisée pour vos équipes.

Vous utilisez déjà SharePoint pour partager et collaborer sur des documents dans votre entreprise ? L’archivage SharePoint avec Doxis4 est le complément idéal : Doxis4 archive les documents soumis à une obligation de conservation à partir de SharePoint et en gère les versions en toute transparence. Il n’a jamais été aussi facile de rester en conformité ! Archivez vos documents SharePoint conformément aux exigences d’audit et au règlement général européen sur la protection des données (RGPD). Parallèlement, Doxis4 relie toutes les informations pertinentes au contexte de vos documents SharePoint afin de retrouver les documents papier, les données des applications spécialisées, les dossiers et les processus directement et facilement à partir de SharePoint ou dans Doxis4. Doxis4 vous permet ainsi de créer une base d’informations sécurisée qui facilite grandement le travail collaboratif.

Archivage SharePoint avec Doxis4 : Avantages

1

Archivez les documents et les données SharePoint avec une grande traçabilité

2

Respectez automatiquement les durées de conservation légales

3

Respectez les règles du RGPD en matière de conservation et de suppression

4

Accédez directement aux documents archivés depuis SharePoint

5

Associez les documents SharePoint à tous les processus

6

Archivez les documents SharePoint sans aucune redondance

Restez en conformité

Doxis4 archive toutes les informations de manière sécurisée et avec une traçabilité complète.

Grâce à Doxis4, archivez et protégez vos documents SharePoint et les informations connexes contre les accès non autorisés, les modifications et la perte. Tous vos documents, processus et données associés sont stockés de manière transparente en conformité avec le RGPD et les exigences d’audit. Doxis4 est d’ailleurs certifié conforme à ces normes.

  • Doxis4 gère automatiquement les délais de conservation et les conservations légales pour tous les documents.
  • Il enregistre tous les accès, toutes les modifications et toutes les suppressions de documents SharePoint.
  • Doxis4 archive vos documents SharePoint dans des formats de fichiers sécurisés pérennes (PDF, PDF/A et TIFF, par exemple) pour une lisibilité garantie.
. Tous vos documents, processus et données associés sont stockés de manière transparente en conformité avec le RGPD et les exigences d’audit. Doxis4 est d’ailleurs certifié conforme à ces normes

Meilleures pratiques

L’archivage SharePoint inspire confiance

Avec 3,43 millions de clients à gérer sur huit sites différents, l’opérateur de télécommunications suisse Sunrise recourt à l’archivage SharePoint avec Doxis4 pour stocker les informations clients de manière encore plus sûre et efficace. Découvrez comment Sunrise gère les documents et les données sensibles de ses clients avec Doxis4 et gagne ainsi leur confiance.

LIRE MAINTENANT

L’archivage en toute simplicité

Doxis4 permet d’archiver tous les documents et données de Microsoft SharePoint.

Archivage automatisé

Doxis4 archive automatiquement vos documents SharePoint. D’emblée, tous les nouveaux documents sont archivés en toute sécurité. À chaque mise à jour des plans d’un projet, par exemple, Doxis4 les archive instantanément sous la forme d’une nouvelle version. Le logiciel empêche d’enregistrer en double les documents archivés manuellement.

Libérez SharePoint

C’est vous qui décidez de ce qu’il advient des documents après leur archivage : stockage parallèle dans SharePoint et dans Doxis4, ou libération de l’espace occupé dans la base de données SharePoint. Doxis4 peut créer des liens vers les documents archivés ou les supprimer complètement de SharePoint. Quelle que soit l’option choisie, vos documents sont toujours disponibles pour les recherches.

Transfert et ajout de métadonnées

Doxis4 transfère automatiquement les métadonnées des documents SharePoint. Grâce à l’analyse du contenu, il identifie des informations supplémentaires et s’en sert comme métadonnées. Cette fonction permet d’identifier les données personnelles qui doivent, par exemple, être supprimées ultérieurement conformément au RGPD.

Doxis4 permet d’archiver tous les documents et données de Microsoft SharePoint.

L’archivage en toute simplicité

Doxis4 permet d’archiver tous les documents et données de Microsoft SharePoint.

Archivage automatisé

Libérez SharePoint

Transfert et ajout de métadonnées

Des documents, dossiers et processus unifiés

Utilisez les documents, données, dossiers et processus directement dans SharePoint avec le connecteur Doxis4 SharePoint Portal Connector.

Dossiers électroniques

Que vous utilisiez SAP, Salesforce ou Microsoft Dynamics, Doxis4 fait le lien entre SharePoint et vos autres systèmes informatiques comme votre ERP et votre CRM. Grâce à lui, vous archivez tous les documents et données dans le bon contexte et les extrayez rapidement en cas de besoin, par exemple en cas d’audit.

Systèmes intégrés

Que vous utilisiez SAP, Salesforce ou Microsoft Dynamics, Doxis4 fait le lien entre SharePoint et vos autres systèmes informatiques comme votre ERP et votre CRM. Grâce à lui, vous archivez tous les documents et données dans le bon contexte et les extrayez rapidement en cas de besoin, par exemple en cas d’audit.

Pilotage des processus grâce aux documents

Les processus comme la planification de projets, la rédaction de contrats et les validations reposent souvent sur une multitude de documents. Avec Doxis4, vous interconnectez les documents et les processus de SharePoint et d’autres applications pour constituer un flux d’informations de bout en bout.

Recherche de contenu d’entreprise

Les métadonnées ou les recherches en texte intégral facilitent la recherche de documents, de dossiers électroniques et de tâches et de processus connexes dans SharePoint et dans Doxis4. Il suffit de passer d’un système à l’autre d’un clic.

Extensible

Découvrez Doxis4 !

Doxis4 vous permet non seulement d’archiver les documents SharePoint, mais aussi d’enregistrer en toute sécurité les pièces comptables, les e-mails, etc. Les solutions Doxis4 pour la dématérialisation des processus, la collaboration et la gestion documentaire constituent le complément idéal pour l’archivage électronique et le socle technologique de la transformation numérique de votre entreprise.

Archivage SharePoint avec Doxis4 : Principales caractéristiques techniques

  • Règles exhaustives pour l’archivage manuel et automatique des documents et des dossiers de SharePoint, SharePoint Online et Office 365
  • Analyse du contenu et ajout de métadonnées validées grâce aux services cognitifs
  • Accessibilité des éléments archivés dans SharePoint sans avoir besoin de passer par leur restauration
  • Gestion transparente des versions avec possibilité d’accéder directement à toutes les anciennes versions
  • Gestion étendue des périodes de conservation et de (multiples) conservations légales
  • Extensible via le connecteur Doxis4 SharePoint Portal Connector pour l’utilisation des documents, des dossiers électroniques et des processus directement dans SharePoint
  • Extensible à de nombreux autres besoins d’archivage jusqu’à la mise en place d’une gestion de contenu d’entreprise
PLUS DE DÉTAILS
Archivage SharePoint avec Doxis4 : Principales caractéristiques techniques

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