Kontekst jest kluczowy

Archiwizacja poczty z Doxis4

Przejrzystość

Wiadomości e-mail we właściwym kontekście biznesowym

Certyfikaty

Archiwizacja wszystkich e-maili zgodna z wymogami audytów i RODO

Płynność

Płynna integracja z Microsoft Outlook, Office 365, IBM Notes i wieloma innymi

E-maile we właściwym kontekście

Archiwizacja poczty e-mail z Doxis4 to podstawa transparentnych i bezpiecznych procesów biznesowych.

Bez względu na to, czy chodzi o zapytanie od kontrahenta czy zmiany w zamówieniu: jeśli krytyczne czasowo e-maile utkną zapomniane w osobistych skrzynkach, mogą stworzyć poważne ryzyko dla firmy. System archiwizacji poczty e-mail Doxis4 „wyciąga” e-maile i załączniki z tej zwartej struktury i archiwizuje je we właściwym kontekście biznesowym, udostępniając je całej firmie. Zapytania klientów, historie zamówień, faktury, umowy – Doxis4 tworzy widok 360° wszystkich informacji. Doxis4 umożliwia też natychmiastowy wgląd w status przetworzenia e-maila. Jednocześnie Twoja poczta e-mail jest archiwizowana w zgodzie z wymogami audytów, ustawowymi okresami przechowywania i RODO. Doxis4 posiada certyfikat zgodności z tymi normami. Bezpiecznie archiwizuj pocztę e-mail z Doxis4 – dostęp do niej to jedno kliknięcie.

Archiwizacja poczty e-mail z Doxis4: Twoje korzyści

1

Szybkie wyszukiwanie e-maili i załączników w odpowiednim kontekście biznesowym

2

Centralny dostęp do całej zarchiwizowanej poczty

3

Korzyści płynące z użytkowania certyfikowanego narzędzia: zgodność z wymogami audytów i RODO

4

Proste i przejrzyste śledzenie statusu e-maili

5

Oszczędność czasu dzięki zautomatyzowanej archiwizacji poczty e-mail

6

Więcej miejsca na serwerze pocztowym i usprawnienie jego pracy

Najlepsze praktyki

Automatyczna zgodność z wymogami audytów

Gdy zbliża się kolejny audyt, ludzie z Duravit śpią spokojnie. Ta grupa przedsiębiorstw używa Doxis4 do archiwizacji e-maili dotyczących spraw podatkowych – automatycznej i zgodnej z wymogami audytów. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak za pomocą Doxis4 firma Duravit integruje ze sobą skrzynki Lotus Notes ze wszystkich swoich lokalizacji – i jak rozwiązanie to zdobyło uznanie rady pracowników.

CZYTAJ TERAZ

Łatwa archiwizacja poczty e-mail

Doxis4 pozwala archiwizować pocztę w sposób bezpieczny, wydajny i elastyczny.

Archiwizacja manualna

Użytkownicy Doxis4 przenoszą pojedyncze e-maile lub grupy e-maili metodą „przeciągnij i upuść”, archiwizując je w aktach klientów lub w innych lokalizacjach. Doxis4 gwarantuje przechowywanie wiadomości pocztowych we właściwym kontekście biznesowym – i zapobiega duplikowaniu dokumentów.

Archiwizacja częściowo zautomatyzowana

Doxis4 automatycznie archiwizuje wybrane e-maile, np. wszystkie wiadomości z załącznikami, korespondencję biznesową, e-maile o rozmiarze przekraczającym wyznaczony limit lub e-maile z datą dawniejszą niż ustalona. Wyjątki od tych reguł można modyfikować w każdej chwili.

Archiwizacja całkowicie zautomatyzowana

Doxis4 automatycznie archiwizuje wszystkie e-maile przychodzące i wychodzące, używając archiwizacji dziennika poczty. Zarchiwizowane wiadomości są usuwane z serwera. Pocztę umieszczoną w archiwum możesz znów przeszukiwać i przeglądać jak wcześniej.

Bezpieczeństwo z certyfikatem – dla całej poczty

Doxis4 archiwizuje wszystkie e-maile w sposób bezpieczny i możliwy do prześledzenia.

Aby skutecznie chronić tajemnice firmy, trzeba wiedzieć, kto i kiedy wysyła i odbiera określone e-maile. E-maile archiwizowane w Doxis4 są w pełni zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem, modyfikacjami i kasowaniem. Doxis4 spełnia te normy – zgodnie z IDW PS 880.

  • Archiwizuj pocztę zgodnie z wymogami audytów i automatycznie dotrzymuj ustawowych terminów przechowywania
  • Przechowuj e-maile i załączniki w bezpiecznych, długoterminowych formatach: PDF i PDF/A
  • Jednym kliknięciem udostępniaj audytorom ważne e-maile

Porada

Archiwizacja poczty e-mail a RODO

E-maile zawierają mnóstwo danych osobowych – kontrahentów, klientów lub pracowników. Z Doxis4 archiwizujesz i kasujesz te wiadomości w sposób całkowicie transparentny i możliwy do prześledzenia – łatwo spełniając w ten sposób wymogi RODO i audytów. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak najskuteczniej chronić dane – z certyfikowaną platformą Doxis4.

CZYTAJ TERAZ

Znajduj i zapisuj e-maile w archiwum

Archiwizacja e-maili z Doxis4 jest naprawdę prosta – a zarchiwizowane wiadomości mogą być wyszukiwane w odpowiednim kontekście przez pracowników w całej firmie.

Szybkie wyszukiwanie

Użytkownicy mogą szukać w Doxis4 nie tylko e-maili, ale i całej historii określonych procesów, np. dotyczących klientów lub kontrahentów. Wyszukuj nadawców, odbiorców, nazwy załączników lub całe frazy tekstowe.

Widok 360° transakcji biznesowych

Czy z e-mailem powiązane są dalsze informacje? Doxis4 się tym zajmie. Na przykład: gdy punktem wyjścia jest zapytanie klienta, użytkownicy mają natychmiastowy dostęp do powiązanych umów, akt klienta i trwających transakcji.

Transfer metadanych

Doxis4 automatycznie ekstrahuje wszystkie metadane z archiwizowanych e-maili, takie jak nadawca, odbiorca i temat wiadomości. Pomagają one w archiwizacji manualnej i odzyskiwaniu.

Automatyczne i inteligentne przypisywanie

Doxis4 automatycznie przypisuje e-maile do właściwego kontekstu. Na przykład – zapytania klientów są przypisywane do akt klientów, a oferty – do akt dostawców. Doxis4 inicjuje też dalsze procesy, jak działania związane z usługami i wiele innych.

Inteligentna integracja

Microsoft, IBM, SAP, Salesforce: Doxis4 integruje wszystkie Twoje programy pocztowe, aplikacje ERP i CRM.

Zintegruj wszystkie programy pocztowe z Doxis4, aby kompleksowo archiwizować wiadomości e-mail. Użyj dodatków Doxis4 w Microsoft i IBM, aby archiwizować i wyszukiwać bezpośrednio w aplikacji. W programie Outlook, na przykład, e-maile są archiwizowane poprzez ich przeciągnięcie do folderów Outlook. Doxis4 oferuje też certyfikowane interfejsy SAP i scenariusze integracyjne dla Salesforce i Microsoft Dynamics: nadawcy e-maili są automatycznie identyfikowani, np. jako klienci lub dostawcy, a ich wiadomości zostają przypisane do odpowiednich transakcji, procesów i akt.

Elastyczność

Odkryj Doxis4!

E-maile, dokumenty, dane: Doxis4 archiwizuje wszystkie informacje bezpiecznie i we właściwym kontekście biznesowym. Cyfrowa poczta przychodząca i przepływy pracy w Doxis4 umożliwiają zarządzanie dokumentami zarówno wewnątrz działów, jak i pomiędzy nimi – tworząc bazę pod digitalizację w całej firmie.

Archiwizacja poczty e-mail z Doxis4: Zalety techniczne

  • Manualna i automatyczna archiwizacja poczty e-mail z załącznikami i metadanymi lub bez; opcjonalna archiwizacja dziennika poczty
  • Inteligentne nadzorowanie kontekstu: automatyczne rozpoznawanie biznesowego kontekstu e-maili i odpowiednia ich archiwizacja
  • Archiwizacja poczty e-mail w e-aktach Doxis4 poprzez przeciągnięcie e-maili do folderów Outlook
  • Archiwizacja poczty e-mail w wielu kontekstach, bez powielania
  • Równoczesne i bezpośrednie przeszukiwanie zarchiwizowanych e-maili i innych kontekstów Doxis4 z poziomu programu pocztowego
  • Integracja i dodatki: Microsoft Office 365, Exchange, Outlook 2010 i 2013, IBM Lotus Notes i Domino
  • Cognitive Services: rozpoznawanie i flagowanie treści, np. danych osobowych
  • Opcja wyłączenia z archiwizacji e-maili prywatnych
  • Brak ryzyka powielonej archiwizacji tych samych wiadomości
  • Możliwość rozszerzenia pod inne wymogi archiwizacji, aż po ECM w całej firmie
WIĘCEJ SZCZEGÓŁÓW
Archiwizacja elektroniczna z Doxis4: Zalety produktu

Odkryj Doxis4

Skontaktuj się z nami! Chętnie odpowiemy na pytania o zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie z Doxis4. Chcesz poznać Doxis4 osobiście? Z przyjemnością przeprowadzimy dla Ciebie pokaz na żywo.