Archiwizowanie e-maili

Koniec bałaganu w wiadomościach – archiwizowanie za pomocą pakietu Doxis4

Chaos w skrzynkach pocztowych pracowników to ogromna przeszkoda na drodze do sprawnego funkcjonowania firm, nie tylko z punktu widzenia zgodności z przepisami, ale także w odniesieniu do wydajności procesów biznesowych. Rezultatem bałaganu w skrzynkach pocztowych jest brak przejrzystości czy zagrożenie niepowodzeniem przedsięwzięcia na przykład wskutek bezpowrotnego skasowania ważnej wiadomości.

Żadnej firmy nie stać na tego rodzaju ryzyko. Doxis4 to nowoczesne oprogramowanie, umożliwiające archiwizowanie e-maili wraz z załącznikami w sposób uporządkowany, kontekstowy i zgodny z wymogami audytu. Zarchiwizowane wiadomości są dostępne z każdego poziomu całej firmy, także przez oprogramowania innych dostawców. Rozwiązanie to daje szerokie możliwości wydajnego przechowywania wiadomości: począwszy od ręcznego archiwizowania przez użytkownika bezpośrednio z poziomu skrzynki pocztowej, poprzez archiwizowanie oparte na regułach, a skończywszy na archiwizowaniu dziennikowym. Poniżej znajduje się omówienie poszczególnych opcji archiwizowania wiadomości elektronicznych za pomocą pakietu Doxis4:

Ręczne archiwizowanie przez użytkownika bezpośrednio z poziomu skrzynki pocztowej

Pakiet Doxis4, pozwala na szybkie i proste zarchiwizowanie każdej wiadomości zawsze zgodnie z jej kontekstem biznesowym, bez konieczności przełączania się z używanego oprogramowania i klienta poczty e-mail. Archiwizowanie e-maili metodą „przeciągnij i upuść” w pakiecie Doxis4 lub poprzez inteligentne dodatki do aplikacji Microsoft Outlook lub IBM Notes.

Zintegrowana analiza podobieństw uniemożliwia wielokrotne archiwizowanie tej samej wiadomości przez różnych odbiorców. Użytkownicy pakietu Doxis4 mają także do dyspozycji szereg funkcji wyszukiwania z poziomu aplikacji Microsoft Outlook czy IBM Notes, dających bezpośredni dostęp do dokumentów, rejestrów itp.

Archiwizowanie e-maili po stronie serwera

Oprogramowanie Doxis4 pozwala na zautomatyzowanie archiwizacji wszelkich wiadomości biznesowych (w oparciu o ustalone reguły). Użytkownicy mają także do dyspozycji funkcję automatycznego usuwania zarchiwizowanych wiadomości z systemu pocztowego lub zastępowania ich odnośnikami. Znaczne zmniejszenie obciążenia serwera pocztowego przekłada się na korzyści dla firmy.

Automatyczne archiwizowanie e-maili po stronie serwera daje użytkownikom do ręki elastyczne, dowolnie definiowane narzędzie do dbania o porządek w korespondencji. Wiadomości są filtrowane przede wszystkim w oparciu o datę. Zdefiniowane reguły można rozszerzyć, podając wiele różnych kryteriów, takich jak rozmiar lub atrybuty wiadomości czy format załącznika. Kolejną korzyścią dla firmy może być rozdzielenie wiadomości biznesowych od prywatnych w trakcie archiwizacji. Możliwe jest na przykład utworzenie w skrzynce pocztowej folderu na wiadomości prywatne, który będzie pomijany podczas archiwizacji.

Archiwizowanie dziennikowe: Archiwizowanie wszystkich odbieranych i wysyłanych e-maili

Serwerowe archiwizowanie wszystkich odbieranych i wysyłanych wiadomości ma szczególne uzasadnienie, biorąc pod uwagę zapewnienie zgodności z wymogami audytu. Pakiet Doxis4 umożliwia to dzięki archiwizowaniu dziennikowemu, które daje pewność, że e-maile zawierające ważne informacje biznesowe (faktury, umowy, protokoły ze spotkań itp.) są klasyfikowane jako pisma firmowe i jako takie są przechowywane w sposób uniemożliwiający ich utracenie lub przypadkowe usunięcie. Dzięki zarejestrowanym e-mailom, firma jest w stanie sprawdzić kto wysłał lub otrzymał e-mail. Osoby prowadzące audyt mają szybki dostęp do odpowiednich danych w sposób zgodny z wymaganiami prawnymi, na przykład z wymogami niemieckiego prawa podatkowego i handlowego (GoBD, AO, HGB). Co więcej, e-maile oraz załączniki można konwertować do bezpiecznych formatów (TIFF, PDF, PDF/A) w celu długoterminowego przechowywania i przywracania nawet po wielu latach.

Dodatkowe informacje na temat archiwizowania e-maili za pomocą pakietu Doxis4

Korzyści dla Ciebie

Doxis4 Archiwizacja: Od archiwizowania ręcznego do dziennikowego
Elastyczne możliwości archiwizowania (po stronie użytkownika, serwera lub łączone)
Zgodność z wymogami audytu i zapewnienie porządku – także w oparciu o kontekst biznesowy
Ścisła integracja z aplikacjami Microsoft Exchange/Outlook/Office 365 i IBM Domino/Notes
Zmniejszenie obciążenia serwera pocztowego

Możliwości i zalety archiwizowania za pomocą Doxis4

Elastyczne konfigurowanie archiwizacji

Możliwość ręcznego archiwizowania e-maili za pomocą jednego kliknięcia. Użytkownicy mają do wyboru trzy opcje: „Jak w ostatniej archiwizacji”, „Jak w ostatniej archiwizacji z aktualnego folderu” oraz „Z ostatnim szablonem archiwizacji”. Pozwala to zaoszczędzić czas poprzez jednoczesne archiwizowanie dowolnej liczby e-maili.

Użytkownicy mają także do dyspozycji dowolnie definiowane kryteria serwerowej archiwizacji (na przykład na podstawie rozmiaru lub atrybutów wiadomości czy formatu załącznika) za pomocą pakietu Doxis4. Od każdej reguły mogą być wyjątki. Użytkownicy pakietu Doxis4 mogą definiować wyjątki dla szczególnych przypadków, bez konieczności tworzenia nowych reguł.

Wszystkie odbierane i wysyłane wiadomości mogą być archiwizowane, wraz z załącznikami, w oparciu o archiwizowanie dziennikowe, zgodnie z wymogami audytu.
Mniejsze obciążenie serwera pocztowego

Możliwość znacznego odciążenia serwera poczty elektronicznej dzięki archiwizowaniu wiadomości już na serwerze, w tym usuwania e-maili z systemu pocztowego. Na serwerze są przechowywane jedynie zestawy plików wraz z nazwami, atrybutami i odnośnikami. Rozwiązanie to upraszcza utrzymanie i skraca czas konserwacji oraz tworzenia i przywracania kopii zapasowych. Pozwala to także na zwiększenie dostępnej przestrzeni dyskowej, prowadząc do wyraźnego obniżenia kosztów.
Szybkie wyszukiwanie

Wyszukiwanie e-maili, załączników i innych obiektów powiązanych z daną sprawą (dokumenty, rejestry itp.) zarchiwizowanych za pomocą Doxis4 jest bezpośrednio zintegrowane z aplikacjami Microsoft Office i IBM Notes. Użytkownicy mają również możliwość pełnotekstowego przeszukiwania treści zarówno e-maili jak i wszystkich dokumentów zawartych w załącznikach.
Certyfikowane bezpieczeństwo audytu

Deloitte & Touche, renomowana światowa firma audytorska uznała, że oferowane przez SER oprogramowanie Doxis4 iECM spełnia wymogi niemieckiej normy audytowej IDW PS 880. Archiwizowanie wiadomości elektronicznych przy użyciu pakietu Doxis4 spełnia także wymogi przepisów GoBD, AO i HGB.

Certyfikowane bezpieczeństwo audytu w połączeniu z dokładnym procesem dokumentacji, elastycznymi okresami przechowywania, śledzeniem zmian i podpisami elektronicznymi stanowi podstawę zgodności z wymogami prawnymi i zapewnia długotrwałą ochronę tych wiadomości, których przechowywanie lub archiwizacja są wymagane.

Certyfikat Deloitte & Touche zgodny z normą IDW PS 880

Deloitte & Touche, renomowana światowa firma audytorska przyznała oferowanemu przez SER oprogramowaniu Doxis4 do zarządzania dokumentami (ECM) spełnia wymogi niemieckiej normy audytowej IDW PS 880. Klienci SER mają tym samym pewność bezpieczeństwa i zgodności procesu archiwizacji wiadomości elektronicznych z wymogami audytów dla ogólnie przyjętych standardów prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, rejestrów i dokumentów w formie elektronicznej i dostępu do danych (GoBD), a także zgodności z przepisami niemieckiego prawa handlowego i podatkowego.

Szczegółowe informacje na temat certyfikacji IDW PS 880 dla pakietu Doxis4

Kontekstowe przetwarzanie i archiwizowanie e-maili

Im dokładniej wiadomość jest przypisana do klienta, projektu, sprawy itp., tym skuteczniej i trafniej będzie przetwarzana. Pakiet Doxis4 został stworzony właśnie w tym celu. Umożliwia on użytkownikom bezpieczne i trafne przypisywanie plików z wiadomościami elektronicznymi do procesów biznesowych – innymi słowy, zgodnie z kontekstem biznesowym danej wiadomości. Przykładowo, jeśli e-mail dotyczy oferty, jego kontekstem będzie powiązana transakcja w systemie ERP. Przypisywanie odbywa się zasadniczo automatycznie i jest bezpośrednio zintegrowane z klientem poczty elektronicznej (np. Microsoft Outlook).

Najlepsze praktyki

Do zarządzania dokumentami, umowami, fakturami bieżącymi dla swoich rynków itd. EDEKA Nord wykorzystuje tzw. elektroniczne akta obiektów, mające na celu szybkie i łatwe udostępnianie dokumentów bez wersji papierowych.

Czytaj więcej »

Omówienie archiwizowania e-maili za pomocą pakietu Doxis4

Ręczne archiwizowanie e-maili za pomocą pakietu Doxis4

Bezproblemowa, ścisła integracja z aplikacjami Microsoft Office 365 Outlook 2010 &2013 i IBM Lotus Notes
Ręczne archiwizowanie e-maili po stronie klienta, w tym archiwizowanie metadanych (dane indeksowe) i załączników zgodnie z kontekstem biznesowym
Konwertowanie e-maili do formatu PDF lub PDF/A
Wyszukiwanie atrybutów dokumentów, opcjonalne pełnotekstowe przeszukiwanie treści dokumentów
Zapobieganie tworzeniu wielu kopii jednej wiadomości przez różnych odbiorców (analiza podobieństw)
Wiele dostępnych kontekstów dla e-maili
Możliwość zaznaczania i archiwizowania wielu wiadomości jednocześnie
Automatyczne usuwanie zarchiwizowanych wiadomości w systemie poczty

Serwerowe archiwizowanie e-maili za pomocą pakietu Doxis4

Integracja z pakietami groupware Microsoft Exchange i IBM Lotus Domino
Automatyczne archiwizowanie wiadomości w oparciu o zdefiniowane reguły
Dowolne definiowanie kryteriów archiwizowania e-maili
Archiwizowanie dziennikowe (możliwość pomijania wewnętrznych e-maili)
Automatyczne usuwanie w oparciu o zdefiniowane reguły, a także częściowe usuwanie wiadomości z systemu poczty
Opcjonalne pełnotekstowe przeszukiwanie treści (w tym załączników) z możliwością definiowania parametrów punktowych i innych funkcji
Zastąpienie własnoręcznych tabeli do przechowywania oraz baz danych w Lotus Notes
Archiwizowanie i przywracanie pojedynczych elementów lub całych folderów

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat pakietu Doxis4 lub archiwizowania wiadomości elektronicznych?

Z przyjemnością podzielimy się wiedzą na temat archiwizowania poczty elektronicznej oraz zarządzania dokumentami przy użyciu pakietu Doxis4. Po wypełnieniu formularza kontaktowego otrzymasz dalsze informacje, bez żadnych zobowiązań z Twojej strony. Możesz także zamówić prezentację możliwości pakietu Doxis4 w Twoim biurze.

Jesteśmy do Twojej dyspozycji.