Ręczne archiwizowanie przez użytkownika bezpośrednio z poziomu skrzynki pocztowej

Pakiet Doxis4, pozwala na szybkie i proste zarchiwizowanie każdej wiadomości zawsze zgodnie z jej kontekstem biznesowym, bez konieczności przełączania się z używanego oprogramowania i klienta poczty e-mail. Archiwizowanie e-maili metodą „przeciągnij i upuść” w pakiecie Doxis4 lub poprzez inteligentne dodatki do aplikacji Microsoft Outlook lub IBM Notes.

Zintegrowana analiza podobieństw uniemożliwia wielokrotne archiwizowanie tej samej wiadomości przez różnych odbiorców. Użytkownicy pakietu Doxis4 mają także do dyspozycji szereg funkcji wyszukiwania z poziomu aplikacji Microsoft Outlook czy IBM Notes, dających bezpośredni dostęp do dokumentów, rejestrów itp.

Archiwizowanie e-maili po stronie serwera

Oprogramowanie Doxis4 pozwala na zautomatyzowanie archiwizacji wszelkich wiadomości biznesowych (w oparciu o ustalone reguły). Użytkownicy mają także do dyspozycji funkcję automatycznego usuwania zarchiwizowanych wiadomości z systemu pocztowego lub zastępowania ich odnośnikami. Znaczne zmniejszenie obciążenia serwera pocztowego przekłada się na korzyści dla firmy.

Automatyczne archiwizowanie e-maili po stronie serwera daje użytkownikom do ręki elastyczne, dowolnie definiowane narzędzie do dbania o porządek w korespondencji. Wiadomości są filtrowane przede wszystkim w oparciu o datę. Zdefiniowane reguły można rozszerzyć, podając wiele różnych kryteriów, takich jak rozmiar lub atrybuty wiadomości czy format załącznika. Kolejną korzyścią dla firmy może być rozdzielenie wiadomości biznesowych od prywatnych w trakcie archiwizacji. Możliwe jest na przykład utworzenie w skrzynce pocztowej folderu na wiadomości prywatne, który będzie pomijany podczas archiwizacji.

Archiwizowanie dziennikowe: Archiwizowanie wszystkich odbieranych i wysyłanych e-maili

Serwerowe archiwizowanie wszystkich odbieranych i wysyłanych wiadomości ma szczególne uzasadnienie, biorąc pod uwagę zapewnienie zgodności z wymogami audytu. Pakiet Doxis4 umożliwia to dzięki archiwizowaniu dziennikowemu, które daje pewność, że e-maile zawierające ważne informacje biznesowe (faktury, umowy, protokoły ze spotkań itp.) są klasyfikowane jako pisma firmowe i jako takie są przechowywane w sposób uniemożliwiający ich utracenie lub przypadkowe usunięcie. Dzięki zarejestrowanym e-mailom, firma jest w stanie sprawdzić kto wysłał lub otrzymał e-mail. Osoby prowadzące audyt mają szybki dostęp do odpowiednich danych w sposób zgodny z wymaganiami prawnymi, na przykład z wymogami niemieckiego prawa podatkowego i handlowego (GoBD, AO, HGB). Co więcej, e-maile oraz załączniki można konwertować do bezpiecznych formatów (TIFF, PDF, PDF/A) w celu długoterminowego przechowywania i przywracania nawet po wielu latach.