Mithilfe der serverbasierten, revisionssicheren E-Mail-Archivierung erfüllen wir die gesetzlichen Anforderungen zu jeder Zeit.
Werner Höltl, Application Manager (Finanzen), Duravit AG

E-Mail-Archivierung mit Doxis

Besserer Kunden-Service

Finden Sie archivierte E-Mails sowie dazugehörige Dokumente und Vorgänge im richtigen Geschäftskontext und geben Sie Kunden direkt Auskunft zu ihren Anliegen.

Compliance-Risiken vermeiden

Archivieren Sie E-Mails nachweisbar revisionssicher und EU-DSGVO-konform, um Compliance-Verstöße sowie Sanktionen und Image-Schäden zu vermeiden.

Ressourcen besser einsetzen

Entlasten Sie Mitarbeiter durch automatisierte E-Mail-Archivierung von manuellen Tätigkeiten und schaffen Sie so mehr Zeit für die Kundenbetreuung.

Damit erfüllen wir unser Service-Versprechen.

Martin Mermolja, Senior System Administrator Customer Management, Sunrise Communications AG

360°-Sicht auf Geschäftsvorgänge

Sie finden über Absender, Empfänger, den Titel von Anhängen oder ganze Textpassagen alle E-Mails und Anhänge z.B. zu einem Kunden, greifen sofort auf dazugehörige Verträge, Kundenakten und laufende Vorgänge zu und geben schnell Auskunft.

Transparente Vorgänge

In Doxis finden Sie den Bearbeitungsstatus von E-Mails, deren gesamte Bearbeitungshistorie sowie dazugehörige Vorgänge. So vermeiden Sie zeitraubendes Nachfragen bei Kollegen, Doppelarbeit und verkürzen Durchlaufzeiten.

Mitarbeiter entlasten

Beim Archivieren übernimmt Doxis automatisch die Metadaten von E-Mails, z.B. Absender, Empfänger und Betreff. So erleichtern Sie Mitarbeitern die Ablage und das Wiederfinden. Sie steigern die Arbeitserleichterung, indem sie die E-Mail-Archivierung komplett automatisieren.

Fehler vermeiden

Lassen Sie von Doxis E-Mails automatisch dem richtigen Kontext zuordnen, z.B. Angebote zu Lieferantenakten, und vermeiden Sie Fehler, die bei manuellen Tätigkeiten entstehen. Doxis startet auch den richtigen Folgeprozess wie die Angebotsprüfung automatisiert und wählt den korrekten Bearbeiter aus.

Kundendaten schützen

Sie archivieren E-Mails und Anhänge mit personenbezogenen Daten gemäß den Vorgaben der EU-DSGVO und weisen mit der zertifizierten Doxis-Software nach, dass Sie diese Informationen vollständig schützen, bei Bedarf übertragen und löschen.

Komortable Integration und Add-ins

Sie integrieren über universelle Schnittstellen jedes E-Mail-Programm einfach mit Doxis. In Microsoft und IBM nutzen Sie Doxis Add-ins für die schnelle Ablage und Suche direkt aus der Anwendung heraus und sparen so Zeit und Aufwand.

E-Mail-Archivierung mit Doxis überzeugt

Besserer Service, nachweisbare Compliance

Durch E-Mail-Archivierung mit Doxis holen Sie E-Mails und Anhänge aus persönlichen Postfächern, archivieren sie im richtigen Geschäftskontext und machen sie unternehmensweit verfügbar. Doxis schafft den 360°-Blick auf alle E-Mails, ihren Bearbeitungsstatus, dazugehörige Informationen und Vorgänge. So geben Sie Kunden schnell Auskunft zu Aufträgen, Verträgen und Rechnungen und begeistern sie durch kompetenten Service. Gleichzeitig archivieren Sie E-Mails Compliance-konform und schützen Kundendaten gemäß EU-DSGVO. Dafür ist Doxis zertifiziert.

Case Study

Mithilfe der serverbasierten, revisionssicheren E-Mail-Archivierung erfüllen wir die gesetzlichen Anforderungen zu jeder Zeit.

Werner Höltl, Application Manager (Finanzen), Duravit AG

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E‑Mails revisionssicher archivieren

Für den Schutz von Geschäftsgeheimnissen müssen Sie sicherstellen, wer wann welche E-Mails empfangen und versendet hat. Mit Doxis schützen Sie Ihre E-Mails nachweisbar: vor unerwünschtem Zugriff, Manipulation und Löschen. Dafür ist Doxis nach IDW PS 880 zertifiziert.

Sie archivieren E-Mails revisionssicher & halten Aufbewahrungsfristen automatisiert ein
E-Mails & Anhänge bewahren Sie in Langzeitformaten auf: als PDF & PDF/A
Betriebsprüfern stellen Sie relevante E-Mails sofort bereit

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E-Mail-Archivierung & EU-DSGVO

Daten von Partnern, Kunden und Mitarbeitern: E-Mails enthalten zahlreiche personenbezogene Informationen. Mit Doxis archivieren und löschen Sie diese E-Mails nachweisbar – und schaffen den Spagat zwischen EU-DSGVO und Revisionssicherheit. Erfahren Sie hier, wie Sie mit der zertifizierten Lösung von Doxis das Thema Datenschutz am besten angehen.

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Flexible E-Mail-Archivierung mit Doxis

Manuelles Archivieren

Einzelne und mehrere E-Mails legen Anwender einfach per Drag-and-drop in Doxis ab, z.B. in Kundenakten: Doxis unterstützt sie beim Ablegen im richtigen Geschäftskontext – und verhindert, dass sie E-Mails doppelt ablegen.

Automatisierte Teilarchivierung

Ausgewählte E-Mails archiviert Doxis automatisch: z.B. alle mit Anhang, nur geschäftliche Korrespondenz, E-Mails bestimmter Größe oder bestimmten Alters. Ausnahmen sind jederzeit möglich.

Vollständige automatisierte Archivierung

Alle geschäftlich ein- und ausgehenden E-Mails archiviert Doxis automatisch per Journalarchivierung. Archivierte E-Mails löscht Doxis vom Server. Sie können sie natürlich weiterhin recherchieren und aufrufen.

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E-Mail-Archivierung mit Doxis

Manuelle & automatische E-Mail-Archivierung mit oder ohne Anhang & Metadaten
Möglichkeit für Journalarchivierung & Ausschluss privater E-Mails
Intelligent Context Control: automatisches Erkennen & Archivieren im Geschäftskontexts von E-Mails
E-Mail-Archivierung in mehreren Kontexten, ohne Duplikate
Archivieren in eAkten durch Verschieben in Outlook-Ordnern
Suche in archivierten E-Mails direkt aus der E-Mail-Anwendung
Integration & Add-ins: Microsoft Office 365, Exchange, Outlook 2010 & 2013, IBM Lotus Notes & Domino
Erkennen & Flaggen personenbezogener Daten u.v.m.
Ausbaubar für weitere Archivierungsszenarien, bis hin zum unternehmensweiten ECM

Weitere Details

So einfach ist Compliance in großen Unternehmen

Erleben Sie Doxis, das Enterprise Content Management System der nächsten Generation. Durch individualisierbare Workflows, Content-Bridges zu Ihren Drittsystemen und vielzähligen Erweiterungsmöglichkeiten etablieren Sie sämtliche Compliance-Vorgaben. Setzen Sie auf ein modernes und intuitives E-Mail-Archivierungssystem.

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Die häufigsten Fragen zur E-Mail-Archivierung

Müssen E-Mails archiviert werden?

Sämtliche E-Mails mit geschäftsrelevantem Inhalt sowie steuerlichem Bezug unterliegen der HGB und den GoBD und sind revisionssicher zu archivieren. Das bezieht sich auf interne sowie externe und verschickte sowie empfangene E-Mails.

Wie lange sind die E-Mails aufzubewahren?

Geschäftsrelevante E-Mails werden wie klassische Dokumente behandelt und unterliegen der gleichen Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. E-Mails mit steuerlichem Bezug, wie mit Rechnungen oder Buchungsbelegen, müssen zehn Jahr aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass die Aufbewahrung revisionssicher erfolgt. Hierfür ist eine entsprechende Software notwendig, die Archivierung im E-Mail-System ist nicht ausreichend.

Wie sind E-Mails zu archivieren?

E-Mails mit Geschäftsbezug unterliegen den GoBD und sind revisionssicher zu archivieren. Das heißt, sie müssen vollständig, wiederauffindbar, nachvollziehbar und manipulationssicher aufbewahrt werden. Hierfür ist eine zertifizierte Software notwendig.