E-Mail-Archivierung mit Doxis4

Besserer Kunden-Service

Finden Sie archivierte E-Mails sowie dazugehörige Dokumente und Vorgänge im richtigen Geschäftskontext und geben Sie Kunden direkt Auskunft zu ihren Anliegen.

Compliance-Risiken vermeiden

Archivieren Sie E-Mails nachweisbar revisionssicher und EU-DSGVO-konform, um Compliance-Verstöße sowie Sanktionen und Image-Schäden zu vermeiden.

Ressourcen besser einsetzen

Entlasten Sie Mitarbeiter durch automatisierte E-Mail-Archivierung von manuellen Tätigkeiten und schaffen Sie so mehr Zeit für die Kundenbetreuung.

Damit erfüllen wir unser Service-Versprechen.

Martin Mermolja, Senior System Administrator Customer Management, Sunrise Communications AG

360°-Sicht auf Geschäftsvorgänge

Sie finden über Absender, Empfänger, den Titel von Anhängen oder ganze Textpassagen alle E-Mails und Anhänge z.B. zu einem Kunden, greifen sofort auf dazugehörige Verträge, Kundenakten und laufende Vorgänge zu und geben schnell Auskunft.

Transparente Vorgänge

In Doxis4 finden Sie den Bearbeitungsstatus von E-Mails, deren gesamte Bearbeitungshistorie sowie dazugehörige Vorgänge. So vermeiden Sie zeitraubendes Nachfragen bei Kollegen, Doppelarbeit und verkürzen Durchlaufzeiten.

Mitarbeiter entlasten

Beim Archivieren übernimmt Doxis4 automatisch die Metadaten von E-Mails, z.B. Absender, Empfänger und Betreff. So erleichtern Sie Mitarbeitern die Ablage und das Wiederfinden. Sie steigern die Arbeitserleichterung, indem sie die E-Mail-Archivierung komplett automatisieren.

Fehler vermeiden

Lassen Sie von Doxis4 E-Mails automatisch dem richtigen Kontext zuordnen, z.B. Angebote zu Lieferantenakten, und vermeiden Sie Fehler, die bei manuellen Tätigkeiten entstehen. Doxis4 startet auch den richtigen Folgeprozess wie die Angebotsprüfung automatisiert und wählt den korrekten Bearbeiter aus.

Kundendaten schützen

Sie archivieren E-Mails und Anhänge mit personenbezogenen Daten gemäß den Vorgaben der EU-DSGVO und weisen mit der zertifizierten Doxis4-Software nach, dass Sie diese Informationen vollständig schützen, bei Bedarf übertragen und löschen.

Komortable Integration und Add-ins

Sie integrieren über universelle Schnittstellen  jedes E-Mail-Programm einfach mit Doxis4. In Microsoft und IBM nutzen Sie Doxis4 Add-ins für die schnelle Ablage und Suche direkt aus der Anwendung heraus und sparen so Zeit und Aufwand.

E-Mail-Archivierung mit Doxis4 überzeugt


Besserer Service, nachweisbare Compliance

Durch E-Mail-Archivierung mit Doxis4 holen Sie E-Mails und Anhänge aus persönlichen Postfächern, archivieren sie im richtigen Geschäfts­kontext und machen sie unternehmens­weit verfügbar. Doxis4 schafft den 360°-Blick auf alle E-Mails, ihren Bearbeitungsstatus, dazugehörige Informationen und Vorgänge. So geben Sie Kunden schnell Auskunft zu Aufträgen, Verträgen und Rechnungen und begeistern sie durch kompetenten Service. Gleichzeitig archivieren Sie E-Mails Compliance-konform und schützen Kundendaten gemäß EU-DSGVO. Dafür ist Doxis4 zertifiziert.

Case Study

Mithilfe der serverbasierten, revisionssicheren E-Mail-Archivierung erfüllen wir die gesetzlichen Anforderungen zu jeder Zeit.

Werner Höltl, Application Manager (Finanzen), Duravit AG

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E‑Mails revisionssicher archivieren

Für den Schutz von Geschäftsgeheimnissen müssen Sie sicherstellen, wer wann welche E-Mails empfangen und versendet hat. Mit Doxis4 schützen Sie Ihre E-Mails nachweisbar: vor unerwünschtem Zugriff, Manipulation und Löschen. Dafür ist Doxis4 nach IDW PS 880 zertifiziert.

  • Sie archivieren E-Mails revisionssicher & halten Aufbewahrungsfristen automatisiert ein
  • E-Mails & Anhänge bewahren Sie in Langzeitformaten auf: als PDF & PDF/A
  • Betriebsprüfern stellen Sie relevante E-Mails sofort bereit

Whitepaper

E-Mail-Archivierung & EU-DSGVO

Daten von Partnern, Kunden und Mitarbeitern: E-Mails enthalten zahlreiche personenbezogene Informationen. Mit Doxis4 archivieren und löschen Sie diese E-Mails nachweisbar – und schaffen den Spagat zwischen EU-DSGVO und Revisionssicherheit. Erfahren Sie hier, wie Sie mit der zertifizierten Lösung von Doxis4 das Thema Datenschutz am besten angehen.

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Flexible E-Mail-Archivierung mit Doxis4

Manuelles Archivieren

Einzelne und mehrere E-Mails legen Anwender einfach per Drag-and-drop in Doxis4 ab, z.B. in Kundenakten: Doxis4 unterstützt sie beim Ablegen im richtigen Geschäftskontext – und verhindert, dass sie E-Mails doppelt ablegen.

Automatisierte Teilarchivierung

Ausgewählte E-Mails archiviert Doxis4 automatisch: z.B. alle mit Anhang, nur geschäftliche Korrespondenz, E-Mails bestimmter Größe oder bestimmten Alters. Ausnahmen sind jederzeit möglich.

Vollständige automatisierte Archivierung

Alle geschäftlich ein- und ausgehenden E-Mails archiviert Doxis4 automatisch per Journalarchivierung. Archivierte E-Mails löscht Doxis4 vom Server. Sie können sie natürlich weiterhin recherchieren und aufrufen.


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E-Mail-Archivierung mit Doxis4

  • Manuelle & automatische E-Mail-Archivierung mit oder ohne Anhang & Metadaten
  • Möglichkeit für Journalarchivierung & Ausschluss privater E-Mails
  • Intelligent Context Control: automatisches Erkennen & Archivieren im Geschäftskontexts von E-Mails
  • E-Mail-Archivierung in mehreren Kontexten, ohne Duplikate
  • Archivieren in eAkten durch Verschieben in Outlook-Ordnern
  • Suche in archivierten E-Mails direkt aus der E-Mail-Anwendung
  • Integration & Add-ins: Microsoft Office 365, Exchange, Outlook 2010 & 2013, IBM Lotus Notes & Domino
  • Erkennen & Flaggen personenbezogener Daten u.v.m.
  • Ausbaubar für weitere Archivierungsszenarien, bis hin zum unternehmensweiten ECM
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E-Mail-Archivierung mit Doxis4

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Entdecken Sie zusammen mit uns, wie Sie mit Doxis4 Ihre Ziele erreichen.

Möchten Sie mehr über die Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung mit Doxis4 erfahren? Wir präsentieren Ihnen Doxis4 gerne persönlich – in einer Live-Demo oder direkt bei Ihnen im Unternehmen! Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

 

 

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