Le contexte est roi

Archivage des e-mails avec Doxis4

Transparent

Transmettez des e-mails dans le bon contexte métier

Certifié

Archivez tous vos e-mails conformément aux normes d’audit et au RGPD

Sans couture

Intégrez Doxis4 à Microsoft Outlook, Office 365, IBM Notes et à bien d’autres logiciels

Des e-mails dans le bon contexte

L’archivage du courrier électronique avec Doxis4 constitue le fondement de processus métier transparents et sécurisés.

Demande d’un partenaire commercial ou modification de la commande d’un client, si des e-mails urgents restent non traités dans les boîtes de réception personnelles, vous courrez un risque réel. L’archivage des e-mails avec Doxis4 permet de sortir les messages électroniques et les pièces jointes de cette structure en silo et de les archiver dans le bon contexte métier pour les mettre à disposition de toute l’entreprise. Demandes des clients, historiques des commandes, factures, contrats : Doxis4 crée une vue à 360° de toute l’information. Vous pouvez même visualiser immédiatement l’état de traitement d’un e-mail avec Doxis4. Parallèlement, vos e-mails sont archivés conformément aux exigences d’audit, aux durées de conservation légales et au RGPD. Doxis4 est certifié conforme à ces normes. Archivez vos e-mails en toute sécurité avec Doxis4 et accédez-y dans le bon contexte d’un clic.

Archivage des e-mails avec Doxis4 : Avantages

1

Retrouvez rapidement vos e-mails et les pièces jointes dans le bon contexte métier

2

Accédez à tous les e-mails archivés de manière centralisée

3

Bénéficiez d’une solution certifiée, traçable et conforme au RGPD

4

Suivez l’état de traitement de vos messages en toute transparence

5

Gagnez du temps en automatisant l’archivage de votre courrier électronique

6

Libérez de l’espace de stockage et améliorez les performances de votre serveur de messagerie

Meilleures pratiques

Automatiquement conforme à l’audit

Lorsque le prochain audit de l’entreprise est prévu, Duravit sait qu’il n’a rien à craindre. Le groupe utilise Doxis4 pour archiver automatiquement les courriels liés à la fiscalité conformément aux exigences en matière d’audit. Découvrez comment Duravit intègre toutes les boîtes aux lettres Lotus Notes de ses différents sites avec Doxis4 et comment la solution a même séduit le comité d’entreprise.

LIRE MAINTENANT

L’archivage du courrier électronique en toute simplicité

Doxis4 vous permet d’archiver vos e-mails de manière sûre, efficace et souple.

Archivage manuel

Dans Doxis4, les utilisateurs n’ont qu’à glisser-déposer un ou plusieurs messages pour les archiver dans les dossiers clients ou ailleurs. Doxis4 permet d’enregistrer les e-mails dans le bon contexte métier et d’éviter les doublons.

Archivage partiellement automatisé

Doxis4 archive automatiquement les e-mails sélectionnés, par exemple tous ceux comportant des pièces jointes, la correspondance commerciale, ceux dépassant une certaine taille ou une certaine antériorité. Vous pouvez définir des exceptions à tout moment.

Archivage entièrement automatisé

Doxis4 archive automatiquement tous les e-mails entrants et sortants grâce à l’archivage de journaux. Les messages archivés sont supprimés du serveur. Vous pouvez continuer à rechercher et à consulter les e-mails archivés normalement.

Une sécurité certifiée pour tous les e-mails

Doxis4 archive tous les messages en toute sécurité et avec une traçabilité complète.

Pour protéger vos secrets d’affaires, il est crucial de garder la trace de l’émetteur et des destinataires de tel e-mail à un instant T. Les messages archivés dans Doxis4 sont protégés de manière vérifiable contre l’accès non autorisé, la manipulation et la suppression. Doxis4 est certifié conforme à ces normes selon IDW PS 880.

  • Archivez vos e-mails conformément aux exigences d’audit et respectez automatiquement les délais de conservation légaux.
  • Enregistrez les e-mails et les pièces jointes en utilisant des formats de fichiers sécurisés pérennes : PDF et PDF/A.
  • Mettez les messages pertinents à la disposition des auditeurs d’un simple clic.

Conseils

Archivage des e-mails et RGPD

Données sur les partenaires, les clients ou les salariés : les messages électroniques renferment de nombreuses informations à caractère personnel. Doxis4 vous permet de les archiver et de les supprimer avec une traçabilité intégrale pour gérer facilement le RGPD et les obligations de conformité des audits. Découvrez la meilleure façon de protéger vos données grâce à la solution certifiée Doxis4.

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Retrouvez et classez vos e-mails

Le classement du courrier électronique est facile avec Doxis4. Et une fois vos messages archivés, vous pouvez le rechercher en fonction du contexte depuis n’importe quel service de votre entreprise.

Recherche rapide

Dans Doxis4, vous pouvez non seulement rechercher des e-mails, mais aussi parcourir l’intégralité de l’historique des traitements. Recherchez le nom de l’expéditeur, celui des destinataires, les pièces jointes ou des passages de texte entiers.

Une vue à 360° des transactions métier

L’e-mail comporte des informations complémentaires ? Doxis4 les a à portée de clic. Dans le cas de demandes clients, par exemple, vous pouvez accéder immédiatement aux contrats associés, aux dossiers clients et aux transactions en cours.

Transfert des métadonnées

Doxis4 extrait automatiquement toutes les métadonnées des messages archivés, telles que l’expéditeur, le destinataire et l’objet, pour faciliter la récupération et le classement manuel.

Affectation automatique et intelligente

Doxis4 affecte automatiquement les e-mails au bon contexte. Par exemple, les demandes de renseignements des clients sont affectées aux dossiers clients et les devis aux dossiers fournisseurs. Doxis4 déclenche également les processus de suivi tels que les activités de service après-vente et bien plus encore.

Une intégration astucieuse

Microsoft, IBM, SAP, Salesforce : Doxis4 intègre tous vos logiciels de courrier électronique, vos applications ERP et CRM .

Intégrez tous les logiciels de courrier électronique à Doxis4 pour un archivage complet de vos messages électroniques. Utilisez les modules complémentaires de Doxis4 pour Microsoft et IBM pour le classement et la recherche directement à partir de l’application. Dans Outlook, par exemple, les e-mails sont archivés par simple glisser-déposer dans les dossiers d’Outlook. Doxis4 propose également des interfaces SAP certifiées et des scénarios d’intégration pour Salesforce et Microsoft Dynamics. Les expéditeurs d’emails sont automatiquement identifiés, par exemple en tant que clients ou fournisseurs dans le système concerné, et leurs messages sont affectés aux transactions, processus et dossiers correspondants.

Extensible

Découvrez Doxis4 !

Des e-mails aux documents en passant par les données, Doxis4 archive toutes vos informations en toute sécurité et dans le bon contexte. Le courrier numérique entrant et les flux de travail de Doxis4 vous permettent de gérer les documents et les tâches au sein et entre les services, et de jeter ainsi les bases de la transformation numérique de votre entreprise.

Archivage des e-mails avec Doxis4 : principales caractéristiques techniques

  • Archivage manuel et automatique des messages électroniques avec ou sans pièces jointes et métadonnées ; archivage facultatif des journaux
  • Contrôle intelligent du contexte : reconnaissance automatique du contexte métier des e-mails et archivage correspondant
  • Archivage des e-mails dans les dossiers électroniques de Doxis4 en les faisant glisser vers les dossiers d’Outlook
  • Archivage des e-mails dans de multiples contextes sans doublon
  • Recherche des e-mails archivés et d’autres contextes de Doxis4 simultanément et directement à partir du logiciel de messagerie électronique
  • Intégration et modules complémentaires : Microsoft Office 365, Exchange, Outlook 2010 et 2013, IBM Lotus Notes et Domino
  • Services cognitifs pour la reconnaissance et la signalisation du contenu (données personnelles, par exemple)
  • Possibilité d’exclure les e-mails privés de l’archivage
  • Possibilité d’empêcher l’archivage multiple d’e-mails identiques
  • Extensible à de nombreux autres besoins d’archivage jusqu’à la gestion de contenu d’entreprise
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Archivage électronique avec Doxis4 : Caractéristiques du produit

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