Best Practice DB Systel

Thema Unternehmensweite Bahn-Content-Management-Plattform als Konzernstandard (BCM)
Branche Mobility, Networks, Logistics
Mitarbeiter 196.000 deutschlandweit
Unternehmenssitz Berlin
Integration SAP, Paisy/ADP, Lotus Notes
Projektraum National

Wir haben es mit Doxis4 von SER geschafft, eine einheitliche, elektronische ECM-Infrastruktur im Sinne eines Konzernstandards aufzubauen.

Thomas Schnell, Leiter der fachlichen Betriebsführung für die Plattform BCM, DB Systel

Herausforderungen

  • Berücksichtigung konzernweiter IT-Standards des Bahn-Konzerns
  • Hohe Skalierbarkeit von wenigen Usern pro Mandant bis zu mehreren Tausend
  • Realisieren von einfachsten DMS-Projekten bis zu ECM-Anwendungen mit komplexen Berechtigungskonzepten
  • Heterogene IT-Landschaft

Ziele

  • Schaffung einer einheitlichen und zeitgemäßen standardisierten ECM-Basis zur bahnweiten Dokumentenverwaltung
  • Durchgängige und einheitliche Informationsprozesse
  • Verbesserte Prozessgeschwindigkeit- und -qualität
  • Einhaltung von Compliance
  • Konsolidierte Archiv-/DMS-Landschaft
  • Bahnweite Verfügbarkeit neuester ECM-Technologie

Lösungen

  • BCM-Plattform als Konzernstandard für Archiv, DMS, Workflow, eAkten, E-Mailverarbeitung
  • Master-Template mit Basisfunktionen für schnellen Roll-out im Konzern

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Die Konzernleitung der Deutschen Bahn verfolgt seit einigen Jahren das Ziel, verbindliche Standards für die von den Konzerngesellschaften nachgefragten IT-Anforderungen zu etablieren. Angesichts einer Vielzahl von parallel betriebenen DMS- und Archiv-Systemen wurde 2009 als strategisches Ziel die Schaffung einer einheitlichen und zeitgemäßen standardisierten ECM-Basis zur bahnweiten Dokumentenverwaltung über den kompletten Lebenszyklus definiert. Die sogenannte BCM-Plattform bildet dabei das Fundament für die konzernweite ECM-Strategie inklusive Referenzarchitektur.

Gründe für SER

  • In einem EU-Vergabeverfahren setzte sich Doxis4 von SER durch
  • SER hat mit Doxis4 in den Punkten Lösung, Anpassbarkeit und Präsentation mit großem Abstand das beste Gesamtbild abgegeben und in der Gesamtschau der Lösungen bei weitem am besten abgeschnitten

Lösung

  • Gesamte Doxis4 iECM-Suite mit allen grundlegenden ECM-Funktionen
  • Mastertemplate mit allen Basisfunktionen und Berechtigungen für schnellen Roll-Out

Integration

Lotus Notes, MS Office, SAP, Paisy, Fachverfahren

Dokumentmenge

mehr als 500 Mio. archivierte Dokumente (Stand Juli 2019), Dokumentzuwachs/Monat ca. 2,5 Mio.

User

mehr als 40.000 User im Bahnkonzern

Umsetzung

  • Seit dem 1. Januar 2011 ist die neue BCM-Plattform DB-Konzern im Einsatz
  • 4 stufige ECM-Systemlandschaft, bestehend aus Entwicklungs-, Test-, Abnahme- und Produktivsystem. Neue/weiterentwickelte Verfahren werden über Transportmechanismen eingespielt, ohne die Anwender produktiv zu beeinflussen
  • DB Systel als IT-Dienstleister der Deutschen Bahn ist federführend bei Aufbau und Betrieb der BCM-Plattform und Ansprechpartner der Bahnunternehmen für Konzeption und Umsetzung BCM-basierter DMS-/Archivprojekte

Nutzen

  • Mit der zertifizierten BCM-Plattform hat die Bahn die Basis gelegt für einen kontinuierlichen Roll-out von Archiv-, DMS-, eAkten-, Workflow- und E-Mail-Projekten
  • DMS-/Archivprojekte lassen sich aufgrund der Standardisierung oft schon in wenigen Wochen realisieren
  • Je mehr Anwendungen im Bahn-Konzern mit BCM umgesetzt werden, umso größer wird auch das Know-how, das von einer Einheit an die andere weitergegeben werden kann.
  • Die heterogene Systemlandschaft der Vergangenheit weicht einer einheitlichen und zeitgemäßen Informationsverarbeitung.
  • Mit BCM lassen sich Geschäftsprozesse und Verfahren wesentlich schlanker, besser und aktueller gestalten.

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