Moderne Dokumentenverwaltung

Schluss mit Aktenkellern und Excel-Listen

Während kleine Unternehmen häufig noch großen Aufholbedarf in Sachen Digitalisierung haben, haben Großunternehmen und Konzerne oft schon die Papierakte in die digitale Form gebracht. Doch digital ist nicht gleich digital: Es fehlen effiziente Workflows, ein revisionssicheres Archiv oder sinnvolle Berechtigungskonzepte. Wie sollte eine moderne Dokumentenverwaltung wirklich aussehen?

Definition: digitale Dokumentenverwaltung

Digitale Dokumentenverwaltung ist der Prozess des Erfassens, Speicherns, Verwaltens und Übertragens von elektronischen Dokumenten und Daten innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation.

Hürden in der Dokumentenverwaltung

Die Herausforderung liegt nicht in der Digitalisierung von Dokumenten, sondern in dem richtigen Umgang mit ihnen. Beispielsweise gibt es zur Einhaltung der Compliance strenge Anforderungen an die Archivierung eines Dokumentes oder den Schutz von persönlichen Daten. Dem steht gegenüber, dass gerade dezentralisierte Teams einen ganzheitlichen Informationsaustausch für effiziente Workflows benötigen und auf die Daten zugreifen müssen. Darüber hinaus dürfen Routineaufgaben, wie die Klassifizierung eines Dokumentes, die Produktivität nicht bremsen.

Ein einfaches Dateiverwaltungssystem, wie SharePoint, reicht da längst nicht mehr aus. Es fehlen Funktionen zum Aufbau individueller Workflows und zur Einhaltung der Compliance.

Die Lösung: Ein Dokumentenmanagement-System (DMS)

Ein Dokumentenmanagement-System bildet die Basis für jeden dokumentgebundenen Prozess. Die Software vereint ein revisionssicheres Archiv mit Funktionen zur effizienten Dokumentenverwaltung.

Doch wie bei jeder Software gilt: Ein Anbietervergleich zeigt Stärken und Schwächen verschiedener Systeme auf. Definieren Sie daher zuerst den idealen Dokumentenlebenszyklus in Ihrem Unternehmen und die entsprechenden Anforderungen.

Digitale Dokumentenverwaltung entlang des Dokumentenlebenszyklus

Der Lebenszyklus eines Dokumentes beginnt mit der Erstellung und endet mit der Löschung. In jeder Phase entstehen unterschiedliche Anforderungen an das Dokument.

1.      Erstellen

Ein digitales Dokument zu erstellen, ist einfach – auch ohne DMS. Mit steigender Frequenz und Komplexität wird die Produktivität jedoch stark ausgebremst. Daher bieten einige Software-Lösungen zur Dokumentenverwaltung auch Features zur Verwaltung von Texttemplates und Vertragsvorlagen.

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2.    Erfassen

Während in einem einfachen Dateiverwaltungssystem wie SharePoint lediglich Dateiname und bei Textdateien auch Inhalt in einer Suche berücksichtigt werden, bietet ein DMS deutlich mehr Anhaltspunkte: Durch sogenannte Metadaten, die bei der Erfassung eines Dokumentes im DMS an die Datei gehängt werden, sind auch Zusatzinformationen durchsuchbar. Darunter fallen beispielsweise Dokumentenart, Kundeninformationen, bearbeitender Mitarbeiter oder Status.

Durch das intelligente System und passgenaue Workflows fällt kaum manueller Aufwand an. Die Künstliche Intelligenz erkennt und übernimmt die Dokumentenklassifizierung selbstständig und hinterlegt sämtliche Metadaten, wie Lieferantendaten bei Eingangsrechnungen. Es erfolgt lediglich die Überprüfung durch einen Mitarbeiter und ggf. die Anpassung der erfassten Informationen.

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3.   Ablegen

Nach Erfassung des Dokumentes, erfolgt die Dokumentenablage in der passenden Akte. Anhand der Metadaten und der Dokumentenklassifizierung legt das System das Dokument automatisch korrekt ab. Hier ein paar Beispiele:

• Urlaubsantrag in der Mitarbeiterakte
• Dienstleistungsvertrag in der Kundenakte
• Rechnung in der Lieferantenakte

Das Besondere: Ein Dokument kann gleichzeitig Teil von mehreren Akten sein. Dabei handelt es sich dann um eine Referenz auf das Original, damit es keine redundanten Dateien im Unternehmen gibt.

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4.   Verarbeiten

Durch individuelle Konfigurationen des DMS kann das Ablegen eines Dokumentes einen Workflow anstoßen. Das System legt beispielsweise bei einer neuen Rechnung direkt eine Aufgabe zur Rechnungsprüfung bei dem zuständigen Mitarbeiter an.

Die Versionierung macht Änderungen am Dokument ersichtlich. Das Original ist als Version angelegt und kann jederzeit wiederhergestellt werden.

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5.    Archivieren

Ein Teil der Dokumentenverwaltung ist das Archivieren. Alle steuerrelevanten und geschäftsrelevanten Dokumente und Informationen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Steuerliche Dokumente, wie Jahresschlüsse, sind beispielsweise 10 Jahre aufzubewahren. Damit dies elektronisch erfolgen darf, unterliegen die Dokumente den GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und sind revisionssicher zu archivieren.

Hierfür muss das eingesetzte DMS Funktionen zum revisionssicheren Archivieren anbieten. Dies erkennen Sie am einfachsten durch eine Bestätigung durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer. In der Regel liegt den DMS-Anbietern ein solches Gutachten bereits vor.

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6.    Löschen

Der letzte Schritt im Dokumenten-Lebenszyklus ist das Löschen. Sobald ein Dokument nicht mehr benötigt wird und keiner Aufbewahrungsfrist mehr unterliegt, kann es gelöscht werden und Speicherplatz frei machen. Idealerweise übernimmt das DMS die Löschung von Dokumenten komplett selbstständig bzw. muss dieser Vorgang nur noch von einem Mitarbeiter freigegeben werden. Hierfür ist ein modernes Compliance-Management-System als Teil des ECMs unerlässlich.

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Dokumentenverwaltung mit Doxis

Die Vorzüge der Dokumentenverwaltung mit dem modernen ECM-System Doxis spüren Anwender bereits beim Erstellen der Dokumente. Daten und Dokumente lassen sich direkt aus Microsoft Office-Anwendungen heraus recherchieren. Dabei profitieren Mitarbeiter von der formatunabhängigen Ablage in Doxis. Sie erlaubt es neben revisionssicheren Formaten (PDF, TIFF, etc.) auch Dateien aus MS Office-Anwendungen wie Word, Excel und Co. abzulegen, sodass diese als Basis bei der Erstellung neuer Dokumente und auch bei der Dokumentenablage in Doxis dienen können.