Moderne Dokumentenverwaltung

Schluss mit Aktenkellern und Excel-Listen

Während kleine Unternehmen häufig noch großen Aufholbedarf in Sachen Digitalisierung haben, haben Großunternehmen und Konzerne oft schon die Papierakte in die digitale Form gebracht. Doch digital ist nicht gleich digital: Es fehlen effiziente Workflows, ein revisionssicheres Archiv oder sinnvolle Berechtigungskonzepte. Wie sollte eine moderne Dokumentenverwaltung wirklich aussehen?

Definition: digitale Dokumentenverwaltung

Digitale Dokumentenverwaltung ist der Prozess des Erfassens, Speicherns, Verwaltens und Übertragens von elektronischen Dokumenten und Daten innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation.

Hürden in der Dokumentenverwaltung

Die Herausforderung liegt nicht in der Digitalisierung von Dokumenten, sondern in dem richtigen Umgang mit ihnen. Beispielsweise gibt es zur Einhaltung der Compliance strenge Anforderungen an die Archivierung eines Dokumentes oder den Schutz von persönlichen Daten. Dem steht gegenüber, dass gerade dezentralisierte Teams einen ganzheitlichen Informationsaustausch für effiziente Workflows benötigen und auf die Daten zugreifen müssen. Darüber hinaus dürfen Routineaufgaben, wie die Klassifizierung eines Dokumentes, die Produktivität nicht bremsen.

Ein einfaches Dateiverwaltungssystem, wie SharePoint, reicht da längst nicht mehr aus. Es fehlen Funktionen zum Aufbau individueller Workflows und zur Einhaltung der Compliance.

Die Lösung: Ein Dokumentenmanagement-System (DMS)

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bildet die Basis für jeden dokumentgebundenen Prozess. Die Software vereint ein revisionssicheres Archiv mit Funktionen zur effizienten Dokumentenverwaltung.

Doch wie bei jeder Software gilt: Ein Anbietervergleich zeigt Stärken und Schwächen verschiedener Systeme auf. Definieren Sie daher zuerst den idealen Dokumentenlebenszyklus in Ihrem Unternehmen und die entsprechenden Anforderungen.

Erklärvideo

Der Digital Workspace als Alternative zu chaotischen Dateiverzeichnissen

Erfahren Sie in unserem praktischen Erklärvideo, wie mithilfe von ECM und der richtigen Dokumentenverwaltung der Digital Workspace chaotische Dateiverzeichnisse beseitigt.


Digitale Dokumentenverwaltung entlang des Dokumentenlebenszyklus

Der Lebenszyklus eines Dokumentes beginnt mit der Erstellung und endet mit der Löschung. In jeder Phase entstehen unterschiedliche Anforderungen an das Dokument.

1.      Erstellen

Ein digitales Dokument zu erstellen, ist einfach – auch ohne DMS. Mit steigender Frequenz und Komplexität wird die Produktivität jedoch stark ausgebremst. Daher bieten einige Software-Lösungen zur Dokumentenverwaltung auch Features zur Verwaltung von Texttemplates und Vertragsvorlagen.

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2.    Erfassen

Während in einem einfachen Dateiverwaltungssystem wie SharePoint lediglich Dateiname und bei Textdateien auch Inhalt in einer Suche berücksichtigt werden, bietet ein DMS deutlich mehr Anhaltspunkte: Durch sogenannte Metadaten, die bei der Erfassung eines Dokumentes im DMS an die Datei gehängt werden, sind auch Zusatzinformationen durchsuchbar. Darunter fallen beispielsweise Dokumentenart, Kundeninformationen, bearbeitender Mitarbeiter oder Status.

Durch das intelligente System und passgenaue Workflows fällt kaum manueller Aufwand an. Die Künstliche Intelligenz erkennt und übernimmt die Dokumentenklassifizierung selbstständig und hinterlegt sämtliche Metadaten, wie Lieferantendaten bei Eingangsrechnungen. Es erfolgt lediglich die Überprüfung durch einen Mitarbeiter und ggf. die Anpassung der erfassten Informationen.

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3.   Ablegen

Nach Erfassung des Dokumentes, erfolgt die Dokumentenablage in der passenden Akte. Anhand der Metadaten und der Dokumentenklassifizierung legt das System das Dokument automatisch korrekt ab. Hier ein paar Beispiele:

Das Besondere: Ein Dokument kann gleichzeitig Teil von mehreren Akten sein. Dabei handelt es sich dann um eine Referenz auf das Original, damit es keine redundanten Dateien im Unternehmen gibt.

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4.   Verarbeiten

Durch individuelle Konfigurationen des DMS kann das Ablegen eines Dokumentes einen Workflow anstoßen. Das System legt beispielsweise bei einer neuen Rechnung direkt eine Aufgabe zur Rechnungsprüfung bei dem zuständigen Mitarbeiter an.

Die Versionierung macht Änderungen am Dokument ersichtlich. Das Original ist als Version angelegt und kann jederzeit wiederhergestellt werden.

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5.    Archivieren

Ein Teil der Dokumentenverwaltung ist das Archivieren. Alle steuerrelevanten und geschäftsrelevanten Dokumente und Informationen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Steuerliche Dokumente, wie Jahresschlüsse, sind beispielsweise 10 Jahre aufzubewahren. Damit dies elektronisch erfolgen darf, unterliegen die Dokumente den GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und sind revisionssicher zu archivieren.

Hierfür muss das eingesetzte DMS Funktionen zum revisionssicheren Archivieren anbieten. Dies erkennen Sie am einfachsten durch eine Bestätigung durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer. In der Regel liegt den DMS-Anbietern ein solches Gutachten bereits vor.

Mehr zur revisionssicheren Archivierung >>

6.    Löschen

Der letzte Schritt im Dokumenten-Lebenszyklus ist das Löschen. Sobald ein Dokument nicht mehr benötigt wird und keiner Aufbewahrungsfrist mehr unterliegt, kann es gelöscht werden und Speicherplatz frei machen. Idealerweise übernimmt das DMS die Löschung von Dokumenten komplett selbstständig bzw. muss dieser Vorgang nur noch von einem Mitarbeiter freigegeben werden. Hierfür ist ein modernes Compliance-Management-System als Teil des ECMs unerlässlich.

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Mehr als eine digitale Dokumentenablage: Vorteile einer modernen Dokumentenverwaltung

Erhöhte Auskunftsfähigkeit

Selbst bei extrem großen Dokumentbeständen mit einer Vielzahl an zu verwaltenden Dokumenten lassen sich diese über die leistungsstarken Recherchefunktionen eines Dokumentenmanagement-Systems schnell recherchieren. Mitarbeiter finden benötigte Informationen dadurch binnen Sekunden und können fundierte Auskünfte geben, was der Kundenzufriedenheit förderlich ist.

Keine verteilten Kopien

Redundante Dokumentversionen, z. B. in Form von in mehreren Fachabteilungen vorliegenden Kopien, bleiben mit dem Einsatz einer modernen Dokumentenverwaltung vollständig aus. Jedes Dokument liegt nach seiner Erfassung im ECM-System vor und lässt sich dadurch von weiteren berechtigten Projekt-Teilnehmern direkt einsehen. Die Weitergabe der Dokumente über die Hauspost oder per E-Mail bleibt damit aus.

Compliance-Regelungen einhalten

Gesetzliche Vorschriften wie dokumenten- und branchenspezifische Aufbewahrungsfristen lassen sich mit einem DMS ganz einfach einhalten. Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen – wie die der GoBD – werden bei einem professionellen DMS-Hersteller durch Zertifizierungen testiert.

Raum für Zusammenarbeit

Dokumente lassen sich mit einem DMS von mehreren Personen und Fachabteilungen über Standorte und Ländergrenzen hinweg parallel verwalten, einsehen und bearbeiten. Projekt-Teams wird die digitale Zusammenarbeit dadurch erleichtert, da sie jederzeit die benötigten Dokumente zur Hand haben und so stets auf dem gleichen Wissensstand sind.

Prozessautomatisierung

Wiederkehrende Vorgänge in der Verwaltung, wie Abläufe zur Weitergabe von Dokumenten sowie die Dokumentenablage nach deren Erfassung, lassen sich über DMS-Lösungen automatisieren. Ein Beispiel hierfür ist die Verarbeitung von Rechnungen. Auch die Posteingangsverarbeitung fällt hierunter.

Dokumentenverwaltung erfolgreich im Einsatz: Doxis bei der Fraport AG

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  • wie Fraport die Verwaltung der Dokumente grundlegend änderte
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Erfahren Sie  alles über den erfolgreichen Einsatz der Doxis Dokumentenverwaltung bei Fraport.

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Dokumentenverwaltung mit Doxis

Die Vorzüge der Dokumentenverwaltung mit dem modernen ECM-System Doxis spüren Anwender bereits beim Erstellen der Dokumente. Daten und Dokumente lassen sich direkt aus Microsoft Office-Anwendungen heraus recherchieren. Dabei profitieren Mitarbeiter von der formatunabhängigen Ablage in Doxis. Sie erlaubt es neben revisionssicheren Formaten (PDF, TIFF, etc.) auch Dateien aus MS Office-Anwendungen wie Word, Excel und Co. abzulegen, sodass diese als Basis bei der Erstellung neuer Dokumente und auch bei der Dokumentenablage in Doxis dienen können.

Redundante Dokumentversionen vermeiden

Das umfassende Versionsmanagement von Doxis unterscheidet zwischen Haupt- und Arbeitsversionen. So liegt immer das aktuellste Dokument vor, dennoch kann der Anwender auf Wunsch jederzeit zu früheren Versionsständen zurückkehren. Befindet sich ein Dokument gerade in Bearbeitung, steht es anderen Nutzern für diesen Zeitraum weiterhin zur Recherche zur Verfügung. Wenn Änderungen vorgenommen werden, sind der Bearbeiter sowie die Entstehungshistorie des Dokuments ersichtlich. Dadurch lassen sich verschiedene Dokumentversionen mit unklarem Status effektiv vermeiden.

Standort- und länderübergreifende Zusammenarbeit

Unterstützung für die standort-, länder- und sprachübergreifende Zusammenarbeit erhalten Unternehmen mit der Einrichtung virtueller Projekträume. Doxis bietet damit die Möglichkeit eine temporäre Projektakte anzulegen, über die sich während des gesamten Projekts jegliche Dokumente, Vorgänge und Objekte von berechtigten Projektmitgliedern verwalten und einsehen lassen. Benachrichtigungsfunktionen informieren auf Wunsch per E-Mail, ob eine neue Version eines Dokuments vorliegt. So bleiben alle Projektteilnehmer stets auf dem gleichen Wissensstand. Nach Abschluss des Projekts lassen sich die gemeinsam erstellten Inhalte in das revisionssichere Archiv übergeben – nur als Endfassung oder auch mit ihren Versionen aus dem Erstellungsprozess.

Dokumente effizient verwalten

In Kombination mit dem elektronischen Archiv deckt Doxis den kompletten Lebenszyklus in der Verwaltung von Dokumenten ab – von der Erstellung und Bearbeitung mit Versionierung bis hin zur Finalisierung und revisionssicheren Langzeitarchivierung bzw. Dokumentenablage. Informationen lassen sich mit Doxis in elektronischen Akten strukturieren, auf deren Basis sich jegliche Dokument- und Aktenverwaltung auf Abteilungs-, Projekt-, Vorgangs- und Sachbezugsebene umsetzen lässt. Folgende Vorteile ergeben sich für Unternehmen durch die Dokumentenverwaltung mit Doxis:

  • zu jeder Zeit standortunabhängiger Zugriff auf Dokumente, Akten und Vorgänge
  • medienbruchfreie, formatunabhängige Dokumentenverwaltung
  • Zugriff über Windows-, Mobile- oder Web-Client
  • Integration in Microsoft Office-Anwendungen
  • erleichterte Dokumenterstellung durch Vorlagenmanagement
  • lückenlose Dokumentation aller Bearbeitungsvorgänge dank Versionierung
  • gemeinsame Workspaces
  • differenzierte definierbare Zugriffsberechtigungen
  • automatische Benachrichtigung über Bearbeitungsvorgänge
  • revisionssichere Archivierung
  • Dokumente, Akten und Prozesse im richtigen Kontext verfügbar haben.

Die häufigsten Fragen zur Dokumentenverwaltung

Was bedeutet Dokumentenverwaltung?
Dokumentenverwaltung beschreibt die Verwaltung eines Dokumentes in einem Dokumentenmanagement-System entlang des gesamten Dokumenten-Lebenszyklus.
Wie sind Daten und Dokumente zu verwalten?
Dokumente und Daten sind nicht mehr an dir Papierform gebunden, sondern können nach der GoBD elektronisch verwaltet und archiviert werden. Es gibt jedoch Ausnahmen, in denen das Original in Papierform aufbewahrt werden muss. Für die Verwaltung von einer großen Anzahl an Dokumenten empfiehlt sich ein Dokumentenmanagement-System.
Welche Dokumente müssen papierbasiert verwaltet werden?
Steuerrelevante Unterlagen, wie Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe, sind im Original aufzubewahren. Das heißt: Erhalten Sie eine Rechnung in Papierform, ist sie in Papierform aufzubewahren. Lediglich das „ersetzende Scannen“ nach GoBD ermöglicht die Digitalisierung und anschließend das Vernichten des Originals.

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