Best Practice DEGES

Thema Digitale Infrastruktur für vernetzte, standortübergreifende Projektarbeit
Branche Projektmanagementgesellschaft in öffentlicher Hand
Mitarbeiter 280
Umsatz 19,3 Mrd. €
Unternehmenssitz Berlin
Integration SAP, Microsoft Office, Grunderwerbssystem GE/Office seven
Projektraum Deutschland

Mit der Einführung von Doxis4 als strategische, unternehmensweite ECM-Plattform haben wir die Basis geschaffen für viele weitere erfolgreiche Jahre und Verkehrsprojekte.

Jens Düssel, Abteilungsleiter IT und Organisation, DEGES

Herausforderungen

  • Zunehmend dezentrale Arbeitsweise und flexible Projektteams
  • Informationssilos in Projektbereichen behinderten Zusammenarbeit
  • Bis zu 500.000 Dokumente pro Verkehrsprojekt
  • Intensiver Dokumentenaustausch mit öffentlichen Auftraggebern, Lieferanten und Dienstleistern

Ziele

  • Flexible Standortstruktur durch ortsunabhängige, digitale Arbeitsabläufe
  • Einfache Zusammenarbeit mit externen Vertragspartnern
  • Zentralisierte Posteingangs- und Postausgangsverarbeitung
  • Effiziente Rechnungsprüfung mit vollständiger Informationsbasis

Lösungen

  • Doxis4 als strategische, unternehmensweite ECM-Plattform
  • Vernetztes Bildarchiv in Doxis4
  • Einheitlich strukturierte Aktentypen
  • Digitaler Projektraum für externe Projektbeteiligte
  • SAP-Integration für Rechnungsverarbeitung und Akten

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Als Projektmanagementgesellschaft in öffentlicher Hand steuert die DEGES komplexe Verkehrsinfrastrukturprojekte von der Planung über die Auftragsvergabe an externe Dienstleister bis zur Abnahme und Abrechnung. Mit bis zu 500.000 Dokumenten pro Projekt – mit Plänen, Verträgen, Abnahmen, Rechnungen, Bilddokumentation, Spezialformaten wie PDF-Karten etc. – und einer zunehmend dezentralen Organisation waren die Dokumente und zugehörigen Prozesse immer schwerer zu managen. Mit der Einführung einer leistungsstarken ECM-Plattform sollten Informationssilos aufgelöst und der begonnene Wandel zur digitalen Arbeitsweise weiter vorangetrieben werden – mit klarem Fokus auf die Abbildung von Geschäftsprozessen.

Gründe für SER

  • Auswahl über europaweite Ausschreibung mit Unterstützung von ECM- Beratern.
  • Detailliertes Lastenheft und Auswertungsschlüssel mit Fokus auf Qualität.
  • SER mit höchster Gesamtpunktzahl aller Teilnehmer bezüglich Qualität und Preis.

Lösung

Doxis4 iECM-Suite, u.a. mit Archiv, DMS, elektronischen Akten, integriertem Bildarchiv, Dokumentaustausch über Projekträume, Posteingangs- und Postausgangsverarbeitung, Rechnungsverarbeitung mit SAP- und Akten- Integration sowie Workflow

Integration

SAP, Grunderwerbssystem GE/Office seven (Fachverfahren), Microsoft Office

Dokumentmenge

  • Übernahme von 1 Million Dokumenten aus Altsystemen und Dateiablagen, Migration von 30.000 Bildern aus abgelöster Bilddatenbank.
  • Nach einem Jahr hat sich die Menge der Dokumente durch die vorangebrachte digitale Arbeitsweise bereits verdoppelt auf ca. 2 Millionen Dokumente mit 2 TB Archivvolumen.

User

280 Anwender

Umsetzung

  • Dokumente, Bilderverwaltung und Akten auf einer Plattform – mit externem Austausch über Projektraum.
  • Elektronische Posteingangs- und Postausgangsverarbeitung – mit zentraler Klassifizierung, Verteilung und Freigabe.
  • Automatisierte Rechnungsverarbeitung – mit Verknüpfung von Bestellakten und Dokumenten mit SAP-Objekten Nächste Schritte: Weitere Workflows für Auftragsvergabe, Grunderwerb etc.

Nutzen

  • Standort- und bereichsübergreifende Zusammenarbeit ohne lange Übermittlungswege
  • Vollständige Informationen im Kontext zu Projekten, Verträgen, Rechnungen etc.
  • Einfacher Austausch von Dokumenten mit externen Projektbeteiligten
  • Effizientere Rechnungsverarbeitung und Workflows durch Automation und Integration

Wie können wir helfen?

+49 (0) 228 90896-789
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