Best Practice DOGEWO21

Thema Archivierung, Workflow und elektronische Akten.
Branche Wohnungswirtschaft
Mitarbeiter 150 (2016)
Umsatz Rund 89 Mio. Euro (2015)
Unternehmenssitz Dortmund
Integration SAP
Projektraum Dortmund

Per Knopfdruck sind unsere Sachbearbeiter schnell und vollumfänglich im Bilde: Unsere Doxis4 Mietakten bieten systemübergreifend Zugriff auf alle relevanten Informationen zum Mietobjekt!

Armin Freitag, CIO, DOGEWO21

Herausforderungen

  • Fehlende Gesamtübersicht über alle Akten und Dokumente
  • Ineffiziente Prozesse und lange Bearbeitungszeiten
  • Lange Wege für papierbasierte Eingangsdokumente bis zum Bearbeiter

Ziele

  • Effizientere Verwaltung der Mietverträge und Wohneinheiten
  • Kürzere Bearbeitungszeiten für Mietverträge/-akten
  • Prozessunterstützung optimieren
  • Austausch zwischen Zentrale und Geschäftsstellen verbessern
  • Lückenlose SAP-Integration

Lösungen

  • Elektronische Mietakten für rund 16.000 Wohnungen
  • Weitere eAkten für Wohneinheiten, Interessenten etc.
  • Ad- hoc-Workflow als Postkorblösung zur Verteilung der Eingangspost
  • Automatische Archivierung von SAP-Ausgangsdokumenten (COLD)
  • Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Mit rund 16.000 Wohnungen im Angebot ist DOGEWO21 das größte in Dortmund ansässige Wohnungs-unternehmen. Bereits seit 2002 hat die DOGEWO ein SER-Archiv im Einsatz. Um eine effizientere
Verwaltung der Mietverträge und Wohneinheiten zu erreichen, wurden ab 2005 zusätzlich zur bereits realisierten Mietvertragsakte noch weitere Aktenarten mit speziellen Aktenmodellen elektronisch abgebildet, z.B. für Wohneinheiten, Interessenten etc. Um die Postverteilung zu beschleunigen, sollte
darüber hinaus eine Postkorblösung eingeführt werden, mit der Eingangsdokumente elektronisch an
die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden können. Das Wohnungsverwaltungssystem von
SAP sollte mit den SER-Lösungen eng integriert werden, sodass neu in SAP angelegte Mietvertragsakten
automatisch in Doxis4 erzeugt werden. Die Umsetzung weiterer Workflows ist geplant

Gründe für SER

  • Zufriedenheit mit der bereits genutzten Mietvertragsakte von SER
  • Flexibel ausbaubare Aktenmanagement-Lösung
  • Geografische Nähe von SER zum DOGEWO-Unternehmenssitz Dortmund

Lösung

Doxis4 Archiv, DMS, Workflow, eAkten für Mietverträge, Wohn- und Mieteinheiten, Interessenten etc.,
FIPS-Archivierung aus SAP, Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP-Integration

Integration

SAP (integriertes Immobilienmanagement)

Dokumentmenge

Ca. 3 Mio. Dokumente aktueller Archiv-Bestand; ca. 200.000 Dokumente jährlicher Zuwachs

User

125 Anwender

Umsetzung

  • SER-Archivkunde seit 2002
  • 2005 Einführung von Doxis Records Management und Implementierung eines Ad- hoc-Workflows
    als Postkorblösung zur schnelleren Verteilung von Eingangsdokumenten
  • In den Folgejahren Realisierung weiterer eAkten wie z.B. Mieteinheitsakten, Wohneinheitsakten,
    Interessentenakten
  • Workflow -gesteuerte Rechnungseingangsverarbeitung mit SAP- Integration
  • 2014 Migration der SER- Lösung auf neueste Produktgeneration Doxis4
  • Einführung weiterer Workflows, z.B. Inventarisierungs-Workflow (Freigabe-Workflow bei der
    Anschaffung von Objekten)
  • Doxis4-Anbindung an eine App zur Wohnungsübergabe

Nutzen

  • Besserer Gesamtüberblick über alle zusammengehörenden Dokumente
  • Effizientere Arbeitsweise führt zu Performance-Steigerung in der Wohnungsverwaltung
  • Beschleunigte Recherche nach archivierten Dokumenten durch kombinierte Suchoptionen

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