Ausgangssituation

Die komplett papiergestützte Verarbeitung der Eingangsrechnungen hatte immer wieder mit Missständen zu kämpfen, die aus dem Medienbruch zwischen eingehenden Papierbelegen und der weiteren elektronischen Verarbeitung der Rechnungsdaten im ERP-System resultierten. Der Prozess der manuellen Datenerfassung im ERP-System war fehleranfällig und zeitaufwändig. Die Rechnungsprüfung anhand der Papierbelege gestaltete sich langwierig und wenig transparent. Das automatisierte Invoice Management sollte die Rechnungserfassung und -prüfung in der Kreditorenbuchhaltung standardisieren und beschleunigen.

Gründe für SER

• SER zeigte die Lösung „Doxis4” anhand von kundenspezifischen Problemstellungen.
• Hohe Marktdurchdringung von SER mit mehr als 1 Mio. Anwendern in Projekten
• Kundenorientierte, flexibel anpassbare Benutzeroberfläche

Lösung

• Doxis4 Capture zum Scannen der bis zu 300.000 Seiten/Jahr
• Automatisierte Rechnungslesung (Doxis4 Invoice Master Read) mit Datenübergabe an das ERP-System
• Workflowgesteuerte Rechnungsprüfung (Doxis4 InvoiceMaster Control)

Integration

ERP-System: Infor ERP/ab Juni 2014 IFS Applications

Dokumentmenge

ca. 150 Rechnungen pro Tag, bis zu 300.000 Seiten pro Jahr

User

100 User

Umsetzung

• Produktivsetzung der Doxis4 Invoice-Management-Lösung bereits 5 Monate nach Auftragserteilung
• Scannen der Papierrechnungen gleich nach ihrem Eingang im Unternehmen, automatisches Auslesen der enthaltenen Kopf- und Positionsdaten, Datenübergabe an das ERP-System
• Workflowgesteuerte Rechnungsprüfung
• Ablage der Rechnungen und Lieferscheine
• 2014 Integration Doxis4 InvoiceMaster in das neue ERP-System, IFS Applications

Nutzen

Die Sachbearbeiter werden bei der Erfassung der Rechnungsdaten spürbar entlastet. Bereits bei Projekteinführung konnte der Rechnungssteller größtenteils automatisch erkannt werden. Datenextraktion und Vorschlagskontierung beschleunigen den Prozess erheblich. Durch die elektronische Protokollierung hat das Rechnungswesen jederzeit einen vollständig transparenten Überblick über alle Verbindlichkeiten und damit eine präzise Grundlage für die Liquiditätsplanung.