Best Practice Phoenix Contact GmbH & Co. KG

Thema ECM-Plattform mit Archiv, DMS, eAkten, Posteingang
Branche Elektrotechnik und Automation
Mitarbeiter 14.500
Umsatz 1,91 Mrd. Euro (2015)
Unternehmenssitz Blomberg, Westfalen
Integration SAP
Projektraum Weltweit

„Doxis4 besitzt eine hohe Integrationsfähigkeit und Flexibilität zur Schaffung von effizienten Prozessen.“

Dirk Kuhlmann, IT-Demandmanagement, Phoenix Contact GmbH & Co.KG

Herausforderungen

  • Keine einfache revisionssichere Ablage von Dokumenten/Daten aus SAP
  • Keine Funktionen / Werkzeuge verfügbar, die ein DMS bietet
  • Vielfältige Anforderungen aus den Fachbereichen nach einem international einsetzbaren Dokumentenmanagementsystem
  • Umfangreiche Altarchive

Ziele

  • Einheitliche, gemeinsame DMSPlattform, auf der die gestellten Anforderungen umgesetzt werden können
  • Erfüllung rechtlicher Anforderungen an die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente (E- Mails, Rechnungen, Geschäftsbriefe …) und der Nachweisbarkeit der Entscheidungen

Lösungen

  • Elektronische Vorgangs- und Auftragsakte
  • „Invoice-Poststelle“
  • Elektronisches Vertragsmanagement
  • Liegenschaftsverwaltung (Facility Management)
  • E- Mail-Archivierung für LotusNotes mit Journal-Archivierung

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Das 1923 gegründete deutsche Familienunternehmen Phoenix Contact fertigt und vertreibt heute rund
um die Welt Produkte und Lösungen der Elektrotechnik und Automation. Vor der Doxis4- Einführung
gab es lediglich einfache revisionssichere Ablagen von Dokumenten und SAP-Daten. DMS-Funktionen
standen nicht zur Verfügung. Die Fachbereiche benötigten aber ein international einsetzbares
Dokumentenmanagementsystem, das strukturierte und unstrukturierte Daten effektiv und schnell
unter verschiedenen Sichtweisen miteinander verbindet. Es sollte in das technische und Softwaretechnische Umfeld integriert werden und auch die Altdaten aufnehmen.

Gründe für SER

  • Für SER sprechen die Stabilität des Unternehmens, die Unterstützung eines internationalen
    Einsatzes in der Phoenix-Gruppe, Marktpräsenz und relevante Referenzen
  • Doxis4 punktet mit hoher Skalierbarkeit, großem Funktionsumfang, einer vollständigen Standard-
    Oberfläche für Recherche, Akten, Postkorb/Workflow sowie mit der alternativen Nutzbarkeit von
    Rich- und Browser- Client mit nahezu identischem Funktionsumfange

Lösung

Doxis4: Archiv, DMS, Vertragsmanagement, Invoice und Order Management, diverse eAkten

Integration

SAP ERP bei Phoenix Contact; Fachverfahren PTLIMS bei Phoenix Testlab

Dokumentmenge

45 Mio. Bestandsdokumente, Zuwachs pro Jahr ca. 4 Mio.

User

Zurzeit 570 Anwender – 1.200 User in der Ausbaustufe im Juni 2016

Umsetzung

Projektstart Juli 2011. Seitdem stetiger Roll- out in div. Bereichen: 

  • Digitale Poststelle zur automatisierten Verarbeitung aller Eingangsrechnungen 
  • Vertragsakte: Verwaltung von Verträgen und Vertragsdokumenten im Legal Department und bei PowerSupplies 
  • Facility Management: Archivierung aller Dokumente zur Verwaltung der Liegenschaften 
  • Fertigungsaufträge: Sie werden eingescannt, archiviert und mit SAP verknüpft 
  • Betriebsrat: Pflege und Verwaltung aller betriebsratsrelevanten Dokumente sowie Darstellung über eine strukturierte Dokumentensuche 
  • Vorgangs- und Auftragsakte bei Phoenix Testlab: Verwaltung aller auftrags- und vorgangsbezogenen Dokumente in dynamischen Akten in Deutschland und Asien 
  • E-Mail-Archivierung: Journal-Archivierung der unter LotusNotes archivierten E- Mails. 
  • 2016: Doxis4 BPM zur Prozessunterstützung, weiterer SAP- und DMS-Roll- out

Nutzen

  • Für das Unternehmen: Standardisierte IT-Architektur, Synergie- und Kosteneinsparungseffekte,
    standardisierte Formate, Ablagestrukturen und Client-Umgebungen
  • Für den Anwender: Effiziente Zugriffs- und Suchmechanismen für unstrukturierten Content,
    Steigerung der Auskunftsfähigkeitwerden

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