Best Practice Stadt Bochum

Thema Effiziente Kommunalverwaltung mit Archiv, Workflow, eAkten, automatisierter Rechnungseingangsverarbeitung
Branche Kommune
Mitarbeiter Ca. 4.500
Unternehmenssitz Bochum
Integration SAP, GroupWise, Fachverfahren pmOWI, KiVi
Projektraum Bochum

Mit Doxis4 InvoiceMaster gehen wir den ersten Schritt in die automatisierte, medienbruchfreie Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Einsparung von Doppelarbeit und erhöhte Transparenz sind die ersten Erfolge.

Thomas Seling, Stadt Bochum, Veränderungsmanagement

Herausforderungen

  • Der gesamte Bearbeitungsprozess von Fördermaßnahmen, z.B. im Baubereich, sollte mit Workflows gesteuert und mit eAkten elektronisch dokumentiert werden
  • Eine elektronische Lösung zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen muss die gesamte Verwaltung unterstützen
  • Unterstützung klassischer Auszahlungsanordnungen
  • Integration in Fachverfahren und Finanzwirtschaftssysteme

Ziele

  • Beschleunigung der Bearbeitung, Verkürzung der Durchlaufzeiten
  • Steigerung der Bearbeitungsqualität durch Fehlerminimierung
  • Erhöhte Transparenz der Prozesse
  • Bessere Informationsverfügbarkeit über Systemgrenzen hinweg
  • Reduzierung von Personalaufwänden, Senkung der Personalkostenanteile

Lösungen

  • Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung
  • Mehr als 20 elektronische Archive z.B. für Bürgerbüro, Presseamt, Amt für Finanzsteuerung, Rechnungsprüfungsamt etc.
  • DMS in diversen Ämtern, z.B. im Rechtsamt inkl. Anbindung an pmOWI für Bußgeldbescheide
  • DMS im Amt für Finanzsteuerung für kommunale Steuer- und Gebührenbescheide
  • Elektronische Hundesteuer- und Gewerbesteuerakte

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Die Weiterentwicklung des in Bochum bereits 1999 eingeführten SER-Archivs hin zu einer umfassenden
ECM-Lösung eröffnete die Möglichkeit, Verwaltungshandeln in Form von eAkten medienbruchfrei
zu dokumentieren. Zeitgleich wuchs in Bochum der Wunsch, die Dokumentation von geförderten
Maßnahmen – insbesondere im Baubereich – über den gesamten Prozess elektronisch zu unterstützen.
Eine automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen sollte die gesamte Verwaltung entlasten und Optimierungspotenzial durch die Vermeidung von Doppelarbeiten freisetzen. Verwaltungsprozesse, wie die Bearbeitung von Verwarn- und Bußgeldern, Hunde- und Gewerbesteuer, sollten mit elektronischen Workflows und eAkten unterstützt werden.

Gründe für SER

  • Expertise sowohl in ECM als auch in SAP
  • Einheitlicher Ansprechpartner für SAP und Doxis4

Lösung

Doxis4 Archiv, DMS, Workflow, eAkten (Hundesteuer- , Gewerbesteuerakte), InvoiceMaster mit SAP
Workflow, InboundMaster, webCube

Integration

SAP, GroupWise, Fachverfahren pmOWI, Digitale Signatur Batch und Personal Sign Open Limit

Dokumentmenge

Ca. 25.000 Rechnungsvorgänge im System bei aktuell 4 Ämtern mit in der Regel 4- 5 Dokumenten,
geplante Teilnahme aller Organisationseinheiten an der elektronischen Rechnungsverarbeitung

User

300 Doxis4-Anwender über alle Ämter

Umsetzung

  • Archiv-Roll- out auf weitere Ämter und Dezernate, z.B. Rechtsamt mit Anbindung des
    Fachverfahrens pmOWI (Bußgeldbescheide), Bereich Ordnungswidrigkeiten (dig. Signatur)
  • Ab Einführung Doxis4 (2010) neue ECM-Funktionen wie eAkten, Eingangsverarbeitung:
    - InvoiceMaster Read mit Tabellenextraktion und digitalem Rechnungseingangsbuch
    - Digitale Postein- /-ausgangsverarbeitung (Rechnungsprüfungsamt)
    - eAkten im Bereich Hunde- und Gewerbesteuer mit Anbindung an das Fachverfahren KIVI
    als Eigenprogrammierung
    - Geplanter Einsatz von Doxis4 webCube für den verwaltungsweiten Einsatz von eAkten
  • Nächste Schritte: Ausbau des Doxis4 InvoiceMaster durch Anbindung von eAkten

Nutzen

  • Die elektronische Rechnungsverarbeitung entlastet alle Organisationseinheiten
  • Elektronische Akten machen das Verwaltungshandeln nachvollziehbar
  • Highlight: Vermeidung von Doppelarbeiten und erhöhte Transparenz

Wie können wir helfen?

+49 (0) 228 90896-789

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