Dans les dossiers électroniques de Doxis4, il est possible de saisir, de gérer et d'afficher de manière centralisée des objets d'information de sources et de formats différents, tels que des documents papier et des documents numériques, des e-mails, des images, des vidéos, des liens, etc. La visionneuse intégrée est compatible avec 280 formats et affiche donc le contenu des différents objets d'information, même lorsque le programme original qui a permis de créer l'objet n'est pas disponible. Il est bien sûr possible de choisir d'afficher tous les objets d'information avec une autre application installée sur le système.

La navigation dans et via et les dossiers électroniques se fait facilement par l'intermédiaire de la structure de registre appropriée ou à l'aide d'une recherche à champs multiples ou plein texte (fouille de texte) dans l'ensemble de la structure de registre. De nombreuses possibilités de filtres, une fonction de regroupement et le triage des listes de résultats aident à maîtriser même les plus gros volumes de documents. Les dossiers électroniques sont accessibles à tout moment et à partir de n'importe quel endroit en mode hors-ligne ou via le client Web ou le client mobile : les autorisations nécessaires sont déjà en place ! Adaptables à chaque structure informatique, les dossiers électroniques peuvent être conservés de manière centrale, dispersés sur plusieurs sites ou archivés selon une combinaison de ces deux méthodes.

L'archivage d'un dossier électronique se fait de manière centralisée selon des modèles de fichiers librement définissables (par exemple par département technique ou selon d'autres unités organisationnelles). C'est vous qui décidez quels contenus appartiennent à un dossier donné et comment ce dossier est structuré. En plus de l'archivage selon des registres statiques organisés hiérarchiquement, Doxis4 est également compatible avec les registres dynamiques qui construisent automatiquement leur contenu à partir du répertoire de contenu selon des critères de recherche bien définis. Les utilisateurs peuvent également à tout moment configurer un affichage personnalisé des informations. Aucun contenu n'a besoin d'être déplacé ou copié pour constituer ces « dossiers virtuels » : chaque objet d'information peut être classé dans plusieurs dossiers sans risque de redondance.

Pour les dossiers électroniques de Doxis4, il est défini très clairement qui a le droit ou non de consulter quels dossiers, quels processus et quels documents. L'autorisation et l'authentification individuelles de chaque utilisateur, le cryptage SSL des communications client-serveur ainsi que, selon les cas, le transfert des autorisations sur des systèmes tiers (par exemple des systèmes LPAD, de RH, de gestion des relations clients ou de gestion intégrée) assurent la sécurité des contenus lors du traitement de documents. La fonction de piste d'audit permet de documenter tous les accès et toutes les modifications.

Pour les groupes et les entreprises de taille moyenne comptant un grand nombre d'entités juridiquement indépendantes, la capacité organisations multiples des dossiers électroniques de Doxis4 est indispensable : elle permet en effet de s'assurer que chaque entreprise et chaque organisation ne peut consulter et modifier que ses données. Un changement parmi les organisations n'est possible que par la création d'une nouvelle autorisation ou authentification utilisateur ou si une séparation des organisations est définie par le concept d'autorisation et une conservation séparée des données (bases de données et supports de stockage).

Les applications de dossiers peuvent être définies, conçues et administrées de manière individuelle à l'aide de Doxis4 cubeDesigner. Doxis4 offre également aux administrateurs fonctionnels et aux utilisateurs intensifs un concepteur de dialogue facile à utiliser et au graphisme convivial. Les applications de dossiers créées dans Doxis4 cubeDesigner peuvent en même temps être diffusées et visualisées via les différents clients Doxis4.