Die Raffinerie Heide mit Sitz in Hemmingstedt hat zahlreiche Finanzpartner, z.B. im Bereich von Darlehen, Working Capital Finanzierung oder Factoring. Mit den Finanzierungsverträgen sind umfangreiche Verpflichtungen verbunden. Dazu gehören z.B. auch ein vierteljährlicher Bericht über die Finanzierung sowie der Nachweis der Vertragskonformität des Unternehmens. Um diese Nachweise fristgerecht und möglichst effizient zu erbringen, implementierte die Raffinerie jetzt den Obligationen-Workflow. Die technische Basis hierfür bot die vorhandene unternehmensweite Enterprise Content Management (ECM)-Plattform Doxis4 von SER.

Alle Nachweise sicher und direkt

Wird ein neuer Finanzierungsvertrag in einer elektronischen Finanzakte im ECM angelegt, werden daraufhin die in dem Vertrag enthaltenen Verpflichtungen in Form einzelner Obligationen hinterlegt. Diese bilden ihrer Ausprägung nach die Basis unterschiedlicher automatisch ausgelöster Workflows. Das tolle dabei: Jeder Schritt des Workflows einschließlich hinterlegter Belege wird protokolliert und dauerhaft zentral gespeichert. Die Mitarbeiter können zum Erstellen der Berichte direkt auf benötigte Unterlagen und Informationen im Doxis4 Vertragsmanagement und den Obligationen-Akten zugreifen.

Der neue Workflow ist für das Unternehmen strategisch von großer Bedeutung. „Wir verfügen damit über ein täglich sicher funktionierendes Berichtswesen, bei dem alle Schritte nachweisbar archiviert werden“, freut sich Rainer Hass, Teamlead Accounting bei der Raffinerie Heide. Das schafft Sicherheit auf allen Seiten: Die Raffinerie Heide sichert die Beweiskraft ihrer Informationen und ihre Finanzpartner können auf die Einhaltung der Vertragsverpflichtungen durch das Unternehmen vertrauen.

„Der eigenverantwortliche ECM-Ausbau bei der Raffinerie Heide ist ein Paradebeispiel für das ‚Low-Code-Prinzip‘ unserer Doxis4-Plattform und ein klarer Wettbewerbsvorteil für unsere Kunden: IT und Fachabteilungen können jegliche ECM-Anwendungen individuell gestalten, konfigurieren und pflegen, ganz ohne aufwändige Programmierung“, erklärt Dr. Gregor Joeris, Geschäftsführer Entwicklung der SER-Gruppe.

Zentrales ECM seit 2013 im Einsatz

Bereits seit 2013 vertraut die Raffinerie Heide auf die ECM-Plattform Doxis4 von SER, die sie seitdem flexibel nach den eigenen Bedürfnissen ausgebaut hat. Sie ist ein Hauptbestandteil der unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie. So managt die Raffinerie jegliche Informationen wie z.B. technische Zeichnungen und auch SAP-Daten digital und führt sie zentral und sicher in elektronischen Akten zusammen. Mithilfe eines auf Doxis4 basierenden Projektgenehmigungs-Workflows bildet das Unternehmen zudem den gesamten Prozess der Projektgenehmigung und -abwicklung digital ab.