Die Real I.S. Gruppe ist einer der führenden deutschen Anbieter von Immobilien Investments für private und institutionelle Anleger. Mit seinem alten DMS war das Unternehmen beim Managen von Akquise, Ankäufen und Bestandsverwaltung an Grenzen gestoßen: Fehlende Workflow-Unterstützung, unzureichende DMS-Funktionen und eine unkomfortable E-Mail-Archivierung erschwerten den Anwendern die tägliche Arbeit. Sie wünschten sich eine moderne, nutzerfreundliche Lösung, mit der sie Dokumente und Prozesse abteilungsübergreifend managen sowie internationale Standorte und externe Dienstleister einbeziehen können.
 
Mit der ECM-Software Doxis4 von SER entschied sich Real I.S. für einen technologischen Neuanfang. „Mit SER haben wir einen flexiblen Partner gefunden, der unsere agile Projektvorgehensweise proaktiv unterstützt“, freut sich Oliver Klingsöhr, Teamleiter Business Operations / Information Service Management bei Real I.S. AG. Wichtige Meilensteine bei der Umsetzung sind die Migration der vorhandenen Dokumente aus dem Altsystem und die Anbindung der Kernsysteme an das neue ECM-System von SER. Ziel ist eine zentrale und standardisierte Informations- und Bearbeitungsplattform, die allen Fachbereichen – unabhängig von den örtlichen Gegebenheiten – zur Erfüllung des Tagesgeschäftes zur Verfügung steht.

Von der klassischen Ablage- zur automatisierten eAkten-Struktur

Die bisherige Arbeitsweise der Real I.S.-Mitarbeiter war geprägt von ordnerbasierten, hierarchischen Ablagestrukturen mit viel zu vielen Dokumenten in den einzelnen Ordnern. Bei über 400 Dokumenttypen war eine sinnvolle Selektion bei der Recherche kaum möglich. Mit Doxis4 erhält Real I.S. elektronische Akten für Kernprozesse wie Akquise, Ankauf und Bestandsverwaltung. Sie sorgen dafür, das themen- bzw. vorgangsbezogene Unterlagen übersichtlich gebündelt zur Verfügung stehen. Dazu gehören u.a. Immobilienobjektakten, Maßnahmenakten für Umbauten an Immobilien, Mieterakten sowie Fondsakten für das Management der Immobilienfonds und Gesellschaftsakten zur Verwaltung der Fonds- & Immobiliengesellschaften.

Enge Integration in führendes CRM-System

In den meisten Prozessen der Real I.S. ist das eigenentwickelte Fondsverwaltungs- und CRM-System führend. Dank der engen Anbindung der SER-Lösung an das System werden automatisiert elektronische Akten für Kontakte, Fonds, Immobilienobjekte etc. auch in Doxis4 erstellt und miteinander verknüpft. Dadurch ist auch die Hierarchie der Akten in Doxis4 abgebildet und der Anwender kann von einer Akte direkt zu einer anderen abspringen.