Wie wichtig heute digitale Arbeitsabläufe sind, um den Geschäftsbetrieb aufrechterhalten zu können, für Kunden und Lieferanten da zu sein und Projekte gemeinsam im Team zu bearbeiten, zeigt die derzeitige Situation sehr deutlich.

Voraussetzungen für das Arbeiten im Homeoffice sind DMS & digitale Geschäftsprozesse

Das Homeoffice wurde für viele Mitarbeiter in den letzten Wochen zur notwendigen Realität. Erste Erfahrungen zeigen aber: So ganz reibungslos lässt sich die Arbeit nicht immer fortführen. Die Abstimmungsprozesse per E-Mail sind aufwändig und oft nicht nachvollziehbar. Die Zusammenarbeit gestaltet sich schwierig, wenn interne oder externe Fachbereiche nicht an die jeweiligen Systeme angeschlossen sind und nicht auf benötigte Unterlagen zugreifen können. Und auch Compliance-Anforderungen werden nicht außer Kraft gesetzt, nur weil die Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten anstatt im Büro.

„Wer in die Digitalisierung investiert hat und sicherstellen kann, dass der Zugriff auf geschäftskritische Informationen und die Steuerung von Folgeprozessen ortsunabhängig funktionieren, hat einen großen Vorteil. Wenn Kunden- und Lieferantenbeziehungen leiden, weil Mitarbeiter plötzlich vom Informationsfluss abgeschnitten sind und Aufträge ins Stocken geraten, ist das für kein Unternehmen verkraftbar“, meint Stefan Zeitzen, CSO der SER Group. „Mit dem neuen Angebot helfen wir, diese Hürde zu überwinden. Wir stellen einen virtuellen Raum für die Zusammenarbeit zur Verfügung, lösen Informationssilos im Unternehmen auf und ermöglichen einfach und schnell interdisziplinäre Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg.“  

Business Continuity –  der Universal Workspace als pragmatische Lösung

Unternehmen, die noch am Anfang der Digitalisierung stehen, können natürlich in Ausnahmesituationen keine umfangreichen Projekte planen – hier sind erstmal pragmatische Ansätze zur schnellen Fortführung der Arbeit gefragt.

„Der neue Universal Workspace ist eine einfache, aber leistungsstarke Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendung. Damit haben wir eine Lösung für Unternehmen geschaffen, mit der Mitarbeiter ihre Arbeit schnell digital fortführen können. Er ist sofort startklar und bindet keinerlei IT-Ressourcen“, fährt Stefan Zeitzen fort.

Der Universal Workspace ist intuitiv bedienbar. Anwender erstellen individuelle oder Team- Workspaces für Kunden, Lieferanten oder gemeinsame Projekte. Per Drag-and-drop werden Dokumente, Notizen und Aufgaben in den Workspace gezogen, Nutzer laden andere Beteiligte zur Zusammenarbeit ein und vergeben selbst erforderliche Rechte. Alle Beteiligten haben denselben, aktuellen Informationsstand.

Gewappnet für alle Herausforderungen

Mit der vorgestellten Lösung werden die Grundlagen für digitale Arbeitsweisen auf eine einfache und pragmatische Weise geschaffen. Der Universal Workspace eignet sich für den sofortigen Einstieg in die digitale Zusammenarbeit. Eine Verknüpfung zu bestehenden Doxis4-Anwendungen ist jederzeit möglich, um die Daten des Universal Workspace bei Bedarf mit der zentralen Doxis4-Unternehmenslösung zu synchronisieren.