Intensive Kundenbetreuung ist oft mit großem administrativen Aufwand verbunden. Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Abteilungen dokumentieren ihre Aktivitäten in der Regel mit einer CRM-Lösung und müssen zusätzlich auch noch den Schriftverkehr verwalten: Verträge, Angebote oder Rechnungen. Ein ECM-System ist deshalb eine wichtige Ergänzung, um alle Informationen rund um eine Kundebeziehung praktisch und Compliance-konform zu bündeln. Das komplizierte und zeitintensive manuelle Zusammenführen der Informationen aus beiden Systemen wird so überflüssig.

Doxis4 SmartBridge for Salesforce schlägt nun diese Brücke: Der neue Connector der Doxis4-Plattform macht alle Dokumente im Kontext der Kundenbetreuung nutzbar. Das gilt auch für E-Mails, Rechnungen, Lieferscheine und Content aus anderen Business-Anwendungen, der außerhalb von Salesforce anfällt. Unternehmen erlangen damit eine 360-Grad-Sicht auf ihre Kunden.

„Für Vertriebs- und Kundendienstteams wird die Arbeit einfacher, aber sie verschaffen sich auch wichtige Wettbewerbsvorteile“, sagt Vertriebsexperte Jair Godschalk, Geschäftsführer der SER Solutions Deutschland GmbH. „Wenn beide Systeme miteinander verknüpft sind, lassen sich alle Informationen ohne lästigen Wechsel zwischen den Anwendungen optimal nutzen. Kundenanfragen können schneller beantwortet werden und der Service wird besser, weil ganzheitlicher organisiert. Die Arbeit wird insgesamt schneller, effizienter und auch kollaborativer. Weil auch Mitarbeiter ohne Salesforce-Zugang über Doxis4 einen Zugriff auf Dokumente aus Salesforce haben, brechen damit alte Informations-Silos auf. Das macht die Zusammenarbeit reibungsloser und die Prozesse insgesamt effizienter.“

Doxis4 SmartBridge for Salesforce integriert beide Systeme nahtlos und stellt Informationen aus Doxis4 in der Salesforce-Oberfläche zur Verfügung – übersichtlich geordnet und thematisch strukturiert. Es werden Salesforce-Datensätze wie Konten, Opportunities, Kontakte oder Leads mit den entsprechenden eAkten in Doxis4 synchronisiert. Umgekehrt reagiert Doxis4 automatisch auf Veränderungen in Salesforce – wenn dort etwa neue Objekte angelegt werden. Erfasst Salesforce einen neuen Kontakt, legt Doxis4 automatisch eine neue Akte an.

„Mit Doxis4 SmartBridge for Salesforce entsteht ein vollständiger Überblick über alle Informationen, die in der Geschäftsbeziehung mit Kunden und Interessenten entstehen“, so Godschalk. „Zusätzlich werden die Dokumente rechtskonform und revisionssicher im gesamten Geschäftskontext aufbewahrt. Außerdem erkennt das System DSGVO-relevante Daten und schützt sie entsprechend. Das freut Vertrieb und Compliance-Abteilung gleichermaßen.“