Das Steuervereinfachungsgesetz (StVereinfG) vom 01. November 2011 und die im BMF-Schreiben vom 02. Juli 2012 konkretisierten Anwendungsregeln haben Rechtssicherheit über die Vereinfachungen beim Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen geschaffen. EDI-Verfahren oder der Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur sind seither nicht mehr zwingende Voraussetzung einer elektronischen Rechnung i.S.d. §14 UStG. Dem flächendeckenden elektronischen Rechnungsversand steht damit endgültig nichts mehr im Weg.

Die Wirtschaftsprüfer von Ebner Stolz Mönning Bachem testieren, dass das geprüfte Software-Produkt DOXiS4 „bei sachgerechter Anwendung und in Verbindung mit den spezifischen organisatorischen Kontrollen bei dem DOXiS4-Kunden eine ordnungsgemäße Verarbeitung und Archivierung von eingehenden und ausgehenden elektronischen Rechnungen gemäß den Anforderungen von §14 Abs. 1 UStG nach den Regelungen des StVereinfG 2011 sowie den hierzu ergänzenden Erläuterungen des BMF im Schreiben vom 2. Juli 2012“ ermöglicht.

Test-Szenario mit DOXiS4

Gegenstand der Prüfung war eine DOXiS4-Installation, bestehend aus DOXiS4 InvoiceMaster Read für die Rechnungserfassung, DOXiS4 InvoiceMaster Control für die workflowgesteuerte Rechnungsprüfung und das DOXiS4 Inbound Center E-Mail Importer für die Integration elektronischer Rechnungen. Dabei entnimmt der DOXiS4 Inbound Center E-Mail Importer per E-Mail übersandte Rechnungen aus dem E-Mail-Anhang und führt sie der weiteren Verarbeitung mit dem DOXiS4 InvoiceMaster zu.

Die Interaktion und Integration mit einem ERP-System wurde anhand eines SAP-Systems getestet. Da SER einen in SAP integrierten Workflow für die Rechnungsprüfung und einen Workflow auf Basis des DOXiS4 Workflow Server anbietet, der mit beliebigen ERP-Systemen kombiniert werden kann, wurden auch diese beiden Varianten einer Prüfung unterzogen.

DOXiS4 angemessen und funktionsfähig für ordnungsgemäße Buchführung

Bei der Prüfung der Software-Entwicklungsverfahren und der unveränderbaren Speicherung der Dokumente stützten sich die Wirtschaftsprüfer auf den bereits vorliegenden „Bericht über die Prüfung nach IDW PS 880 für ausgewählte Module der SER DOXiS4 iECM-Suite“ der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche. Das Fazit von Ebner Stolz Mönning Bachem: „Die geprüften Module der Software DOXiS4 iECM-Suite können daher für die ordnungsgemäße Buchführung als angemessen und funktionsfähig angesehen werden.“

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