Best Practice Duravit AG

Thema ECM mit Archiv, DMS und elektronischen Akten sowie serverbasierter E- Mail-Archivierung
Branche Sanitär
Mitarbeiter Rund 5.800
Umsatz Mehr als 432 Mio. EUR (2015)
Unternehmenssitz Hornberg
Integration Infor ERP, Lotus Notes, Microsoft Office
Projektraum Weltweit

SER hat uns als deutscher ECM-Anbieter mit einer zukunftsfähigen ECM-Plattform sowie fundierter Expertise zu zentraleuropäischen gesetzlichen Anforderungen von Anfang an überzeugt.

Werner Höltl, IT Application Manager (Finanzen) bei der Duravit AG

Herausforderungen

  • Altarchiv stieß funktional an Grenzen
  • Hoher Kommunikationsaufwand in den Fachbereichen
  • Unzureichende Berechtigungsstrukturen
  • Erfüllung regulatorischer Anforderungen für geschäftskritische Dokumente

Ziele

  • Zukunftsfähiges, elektronisches Archiv
  • Standortübergreifender, sicherer Zugriff auf alle Geschäftsunterlagen eines Kunden bzw. Lieferanten
  • Detaillierte Berechtigungsvergabe für Transparenz und Sicherheit
  • Revisionssichere eArchivierung umsatzsteuerrelevanter Dokumente (auch E- Mails)

Lösungen

  • Doxis4 Archiv u.a. für Aufträge, Bestellungen, Rechnungen etc
  • Elektronische Kunden- bzw. Lieferantenakte mit automatischer Datenübernahme aus dem ERPSystem
  • eAkten mit umfangreichen Berechtigungskonzepten
  • Serverbasierte, revisionssichere E- Mail-Archivierung

Projekt-Steckbrief

Ausgangssituation

Als eine der dynamischsten Firmengruppen der Sanitärbranche fertigt Duravit Sanitärkeramik, Badmöbel, Wannen, Wellnessprodukte und Accessoires für einen internationalen Markt. Bedingt durch Expansion sowie die stark zunehmende Dokumentenmenge stieß das eingesetzte Archivsystem funktional an Grenzen, weshalb man sich 2011 nach einer moderneren, zukunftsfähigeren Alternative umschaute. Aufgrund der jahrelangen ECM-Expertise fiel die Wahl auf SER und Doxis – seitdem wurde Doxis4 sukzessive u.a. mit diversen eAkten-Lösungen und der serverbasierten E-Mail-Archivierung im internationalen Firmennetz ausgebaut.

Gründe für SER

  • Deutscher ECM-Hersteller mit 30 Jahren Erfahrung und eigener Softwareentwicklung „Made in Germany“
  • Fundierte Kenntnisse hinsichtlich gesetzlicher, europäischer ECM-Anforderungen
  • Mehrsprachigkeit von Doxis4 für den internationalen, standortübergreifenden Einsatz

Lösung

Doxis4 iECM-Suite u.a. mit Archiv, DMS, Workflow, elektronischen Akten, eMail Manager, SmartOffice und SmartNotes

Integration

ERP (Infor), Lotus Notes, Microsoft Office

Dokumentenmenge

  • Aktuell rund 25 Millionen Dokumente im Archiv, 1-2 Millionen neue Dokumente pro Jahr
  • Täglich mehr als 5.000 Dokumente aus dem ERP-System nach Doxis4

User

Rund 700 Doxis4-Anwender

Umsetzung

  • 2011: Start: Ablösung des Altarchivs durch die Doxis4 iECM-Suite inklusive Archiv und DMS
  • 2012: Migration von 20 Millionen Dokumenten nach Doxis4
  • 2012: Einführung elektronische Kundenakte mit ERP-System-Anbindung (Schnittstelle aus
    Infor nach Doxis4) und SmartOffice sowie SmartNotes
  • 2013: Doxis4 Scan-Funktion und Archiv- Anbindung an den vorhandenen Lotus Notes-Workflow
    zur automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung
  • 2014: Einführung der serverbasierten E- Mail-Archivierung
  • 2015: Einführung der elektronischen Lieferantenakte
  • 2016: Realisierung weiterer Aktenlösungen mit Doxis4 (QM- und Produktmanagement-Akte)

Umsetzung

  • Transparente, standortübergreifende Einsicht sowie Zugriff auf relevante Geschäftsunterlagen in
    Doxis4
  • Reduzierung des abteilungsübergreifenden, zeitintensiven Kommunikationsaufwands durch
    Bündelung aller relevanten Informationen zu einem Kunden/ Lieferanten in einer elektronischen
    Akte; dadurch auch erhöhte Auskunftsfähigkeit z.B. für den Vertrieb
  • Revisionssichere Langzeitarchivierung umsatzsteuerrelevanter Dokumente

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