Informationen langfristig archivieren & sichern

Gerade bei der Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente müssen Unternehmen gesetzliche Richtlinien wie z.B. vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen einhalten. Eine entsprechende Archivierungssoftware sollte deshalb zuvorderst konform mit geltendem Recht sein. Wichtige gesetzliche Vorschriften sind etwa GoBD, HGB, AO und BDSG. In § 257 HBG sind z.B. die Aufbewahrung von Unterlagen und Aufbewahrungsfristen für kaufmännische Unterlagen festgelegt. Dabei müssen Unternehmen sicherstellen, dass Dokumente und Daten je nach Vorgabe(n) über einen definierten Zeitraum unveränderbar digital aufbewahrt werden – mit Schutz vor Manipulation, Verlust und Diebstahl. Mit einer zertifizierten Archivierungs-Software, die Informationen revisionssicher archiviert, erfüllen Unternehmen diese Anforderungen. Hierbei sollten Unternehmen auch darauf achten, dass das Speichermedium entsprechend auf Sicherheit ausgelegt sein. Dafür bieten sich Festplatten-Speicher inklusiver einem Software-basierten WORM-Schreibschutz („write once read many“) an. Dieser verhindert, dass die auf Festplatten gespeicherten Daten nachträglich geändert oder gelöscht werden.

Auch funktional sollte die passende Archivierungs-Software für die Langzeitarchivierung einige Anforderungen erfüllen. Dabei sollten Unternehmen vor allem Wert darauf legen, dass die Archivierung in standardisierten Dateiformaten wie z.B. PDF/A-1 oder PDF/A2 erfolgt. Diese Formate sind weit verbreitet und ISO-genormt. Gilt ein Speichermedium durch Weiterentwicklungen oder neue Standards als überholt, ist es für die Archivierung nicht mehr geeignet. Die archivierten Informationen sollten dann auf neue Speichermedien migriert werden, um die Verfügbarkeit und somit den Informationserhalt sicherzustellen.