„Wie plane ich eInvoicing, um Abläufe in der digitalen Rechnungsverarbeitung intelligent ein- und durchzuführen und Kosten zu sparen? Wie stelle ich sicher, dass rechtliche Voraussetzungen berücksichtigt – und gesetzeskonform erfüllt werden?“

Praxiserprobte Referenten beantworteten während der SER-Roadshow in 10 Städten, warum sich der digitale Rechnungseingang strategisch lohnt, wie man E-Rechnungsformate nutzt und Prozessanforderungen erfolgreich mit Doxis4 umsetzt.

Digitaler Rechnungseingang lohnt sich binnen kurzer Zeit

Warum lohnt sich die Prozessautomation? SER-Referent Stephan Kizina ist überzeugt: „Wenn man manuelle Papierbearbeitung durch gelungene digitale Prozesssteuerung ersetzt, gewinnt man mehr Freiraum für seine wertschöpfenden Aufgaben im Unternehmen und muss sich nicht mit der Suche oder Ablage von Dokumenten beschäftigen. Wer Rechnungen automatisch digital erfasst, prüft, freigibt und zahlt versäumt keine Fristen und spart dadurch Zeit und Geld. Die Rechnungsverarbeitung wird im gesamten Unternehmen einfacher, schneller und transparenter.“

Nach diesem Überblick ging es zum

Einstieg in die automatisierte Rechnungsverarbeitung:
E-Rechnungsformate nutzen, Prozessanforderungen kennen & das Projekt zum Erfolg führen

XRechnung, ZUGFeRD 2.0, Faktor X und Co.  ... was ist relevant? SER-Referent Thomas Heepe beruhigt: „Für die Unternehmen kommt es auf die Prozesse der Verarbeitung vor der Erstellung und besonders nach dem Empfang an, nicht auf die Austauschformate!“ ERP-Systeme tauschen nur noch Daten untereinander aus und verarbeiten diese automatisiert mit KI. Wichtig sind korrekte Rechnungspflichtangaben und die Festlegung der Prozessschritte von der sachlichen Prüfung bis hin zur Zahlungsfreigabe. Diese Prozesse laufen nach der Automatisierung viel einfacher, schneller und effizienter ab. Um erfolgreich zu automatisieren, sollte man sich zu Beginn auf die Rechnungen der Toplieferanten konzentrieren und Sonderfälle erst danach betrachten, die Nutzer einbinden und im Standard bleiben: keep it simple.

Aus der Praxis für die Praxis

Die digitale Rechnungsverarbeitung aus der Praxis für die Praxis zeigte die Live Demo des Doxis4 InvoiceMaster for SAP. Dies ist die zertifizierte Lösung der SER Group für sichere Rechnungsprüfung innerhalb von  SAP,  auch für mobile Freigaben mit SAP Fiori. Die Live-Demo zeigte in Einzelschritten auf, wie man intelligente, automatisierte Rechnungsprozesse von A bis Z nutzt.

Compliance ist immer im Fokus

Keine Rechnung ohne rechtliche Vorgaben – es gilt, regelkonform auf dem neuesten Stand zu bleiben. Last but not least ging es auf der Roadshow um den wichtigen Aspekt der Compliance, um alle Rechnungen revisionssicher zu archivieren & Steuerprüfungen mit Leichtigkeit bestehen zu können. GoBD 2.0, , Bundesabgabenordnung (BAO), E-Rechnungsverordnung & EU-DSGVO waren hier die Stichworte. Ein automatisierter Rechnungseingangsprozess mit Doxis4 unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung und Einhaltung der Complianceanforderungen zur Vermeidung von Sanktionen. Auch der Hinweis auf Verfahrensdokumentationen fehlte nicht.  Ein launiger 7-Fragen-Katalog machte den Teilnehmern bewusst, wo Knackpunkte sind. Zum Abschluss gab der Referent noch die Aufgabe mit auf den Weg: „definieren, abbilden, dokumentieren“.

Ob in den acht Städten der Roadshow in Deutschland, in Wien oder in Zürich - die mehr als 250 Teilnehmer waren sich einig, dass die Informationen der SER Group eine sehr gute Übersicht zum digitalen Rechnungseingang und aktuellen Gesetzesvorgaben darstellten.