Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD spielt eine entscheidende Rolle bei der Transparenz und Nachvollziehbarkeit Ihrer digitalen Steuerunterlagen.

Vergleichbar mit einem Unternehmenshandbuch ermöglicht die Verfahrensdokumentation Betriebsprüfern* sowie dem Finanzamt einen genauen Einblick in Ihre Buchhaltungsprozesse und zeigt Optimierungspotenziale auf. Durch eine sorgfältige Dokumentation erkennen Sie schnell, wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt und wo Ressourcen ineffizient genutzt werden.

In diesem Artikel erklären wir,

• was eine Verfahrensdokumentation ist,
• warum sie für die Buchhaltung so wichtig ist,
• welche gesetzlichen Anforderungen an eine solche Dokumentation bestehen,
• welche Bestandteile sie enthalten sollte,
• welche Arten der Verfahrensdokumentation es nach den GoBD gibt.

Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie die Verfahrensdokumentation mit Hilfe von Enterprise Content Management (ECM) einfach und sicher umsetzen und damit Ihren gesamten Workflow effizienter gestalten.

Die Verfahrensdokumentation ist laut GoBD-Richtlinien eine umfassende Beschreibung des organisatorischen und technischen Ablaufs von Prozessen, insbesondere bei elektronischen Dokumenten.

Sie bildet die steuerlich relevanten digitalen Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme eines Unternehmens ab. Dabei ist es wichtig, nicht nur die technischen Aspekte wie Programmhandbücher und Systembeschreibungen zu berücksichtigen, sondern auch die Geschäftsprozesse, in die IT-Systeme – wie beispielsweise GoBD-Kassen – involviert sind.

Diese Dokumentationspflicht existiert, um Dritten – wie dem Finanzamt – bei einer Betriebsprüfung eine klare Nachvollziehbarkeit der Entstehung, Indizierung, Absicherung gegen Verlust und Fälschung sowie Reproduktion der archivierten digitalen Daten zu ermöglichen.

Die GoBD stellen klare Anforderungen an die Verfahrensdokumentation. Diese muss den organisatorischen und technischen Ablauf der steuerlich relevanten Geschäftsprozesse beschreiben.

Ein Verstoß gegen die Verfahrensdokumentationspflicht kann schwerwiegende Folgen haben. Fehlt eine ordnungsgemäße oder vollständige Dokumentation, drohen Bußgelder oder sogar die Aberkennung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Dies kann erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen für Ihr Unternehmen haben.

Es ist daher unerlässlich, die gesetzlichen Anforderungen an die Verfahrensdokumentation genau zu beachten und sicherzustellen, dass Ihre Dokumentation den geforderten Standards entspricht.

Vor dem Hintergrund dieser rechtlichen Aspekte stellen wir nun eine Muster-Verfahrensdokumentation vor. Nachfolgend die fünf wesentlichen Bestandteile einer GoBD-Verfahrensdokumentation:

1. Allgemeine Angaben

• Angaben zur Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens
• Steuerliche Pflichten
• Verantwortlichkeiten
• Änderungs- und Versionierungskonzepte
• Örtliche Gegebenheiten, die für rechnungslegungsbezogene Prozesse relevant sind

2. Prozessbeschreibung

• Dokumentation der eingesetzten Software, Hardware und IT-Infrastruktur
• Beschreibung der Schnittstellen zwischen den Systemen
• Darstellung der fachlichen Prozesse der elektronischen Buchführung

3. Systembeschreibung

• Spezifikationen und/oder Programmhandbücher der eingesetzten Hard- und Softwarekomponenten
• Server- und Arbeitsplatzhardware
• Alle verwendeten Programme und deren Schnittstellen

4. Betriebsdokumentation

• Beschreibung der Systemnutzung im täglichen Betrieb
• Darstellung der Sicherheitsregeln
• Dokumentation der Betriebsabläufe im Normal- und Notbetrieb
• Maßnahmen zur Datensicherung
• Verwaltung der Benutzerkonten

5. Internes Kontrollsystem (IKS)

• Nutzungsregelungen für buchführungsrelevante IT-Strukturen
• Konzepte für Zugriffs- und Zugangsberechtigungen
• Realisierung von Funktionstrennungen
• Kontrollen der Datenerfassung und -übermittlung
• Schutzmaßnahmen gegen Datenverfälschung

Es gibt verschiedene Formen der GoBD-Verfahrensdokumentation:

Ersetzendes Scannen

Die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen betrifft die geordnete Digitalisierung und anschließende Vernichtung von Papierdokumenten im Unternehmen. Sie umfasst wesentliche Aspekte wie:

1. Klare Prozessdokumentation: Eindeutiger Ablauf, wer für die Digitalisierung verantwortlich ist und wann die Dokumente digitalisiert werden.
2. Rechtliche Grundlagen und Compliance: Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen, insbesondere §147 Abs. 2 AO, sowie die strikte Einhaltung dieser Vorschriften.
3. Dokumentenvernichtung: Festlegung, wer für die Vernichtung der Unterlagen verantwortlich ist und wann diese erfolgt.

Diese Vorgehensweise gewährleistet die rechtlich einwandfreie Umsetzung des ersetzenden Scannens im Unternehmen.

Belegablage

Die Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage trägt zur Erhöhung der Beweiskraft bei und umfasst folgende Hauptaspekte:

1. Ablauforganisation des Belegeingangs: Klare Beschreibung, wie ein Beleg im Unternehmen bearbeitet wird und wo die Ablage erfolgt.
2. Verantwortlichkeiten: Festlegung der Zuständigkeiten für die Bearbeitung, Prüfung und den Zugriff auf Belege.
3. Systembeschreibung: Beschreibung der eingesetzten Softwarelösung zur Belegablage und der Maßnahmen zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff.

Diese Art der Verfahrensdokumentation unterstützt die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse und trägt zur rechtskonformen und sicheren Ablage von Belegen bei.

Kassenführung

Die Verfahrensdokumentation zur Kassenführung umfasst neben der allgemeinen Organisationsbeschreibung weitere relevante Aspekte wie zum Beispiel:

1. Benutzerdokumentation: Vorhandensein von Kassenanweisungen und Bedienungsanleitungen für die Kassenführung.
2. Systemdokumentation: Beschreibung der für die Kassenführung eingesetzten Hard- und Software.
3. Betriebsdokumentation: Festlegung der Zuständigkeiten und Zugriffsberechtigungen im Zusammenhang mit der Kassenführung.
4. Sicherheitsmaßnahmen: Beschreibung der Maßnahmen zur Sicherheit der Kassenführung und der Zugriffsberechtigungen.

Damit ist eine übersichtliche und rückverfolgbare Dokumentation aller relevanten Aspekte der Kassenführung garantiert.

Eine Enterprise Content Management-Lösung kann eine wichtige Rolle bei der Optimierung Ihrer Verfahrensdokumentation spielen. Sie vereinfacht die Dokumentation, Verwaltung und Archivierung sämtlicher Unterlagen:

• Dokumentenmanagement: ECM ermöglicht die zentrale Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Unterlagen, die für die Verfahrensdokumentation benötigt werden – einschließlich Prozessbeschreibungen, Sicherheitsmaßnahmen und Archivierungskonzepten.
• Versionierung und Änderungsverfolgung: ECM-Systeme verfolgen Änderungen an Dokumenten und verwalten ältere Versionen, was bei der Dokumentation von Prozess- und Systemanpassungen hilfreich ist.
• Zugriffssteuerung und Berechtigungen: ECM ermöglicht die Festlegung von Zugriffsrechten auf Dokumente, sodass nur autorisierte Personen auf die Verfahrensdokumentation und relevante Informationen zugreifen können.
• Workflow-Automatisierung: ECM-Systeme automatisieren Workflows für die Erstellung, Prüfung und Freigabe von Dokumenten in der Verfahrensdokumentation, um sicherzustellen, dass die Dokumentation korrekt und aktuell ist.
• Suche und Abruf: Eine leistungsfähige Suchfunktion in einer ECM-Lösung erleichtert das schnelle Auffinden relevanter Dokumente und Informationen.
• Archivierung und Aufbewahrung: ECM-Systeme unterstützen die Archivierung von Dokumenten gemäß den Aufbewahrungspflichten und stellen sicher, dass die Verfahrensdokumentation ordnungsgemäß aufbewahrt wird.
• Integration: Eine ECM-Lösung kann nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen und Buchhaltungssysteme integriert werden, um eine lückenlose Dokumentation und Verwaltung von Buchhaltungsprozessen zu gewährleisten.

Insgesamt kann eine ECM-Lösung wesentlich dazu beitragen, die Effizienz, Transparenz und Compliance in Bezug auf die Verfahrensdokumentation gemäß GoBD zu verbessern.

Doxis ist ein ECM der nächsten Generation und bietet Ihnen folgende zentrale Vorteile für die Verfahrensdokumentation:

1. Effizienzsteigerung: Durch die nahtlose Implementierung und Verwaltung von Workflows mithilfe der ECM-Technologie Doxis reduziert sich der manuelle Aufwand und Ihre Gesamteffizienz steigt.
2. Compliance und Nachvollziehbarkeit: Die automatische Protokollierung von Aktivitäten, Änderungen und Workflow-Schritten erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und gewährleistet eine umfassende Traceability.
3. Skalierbarkeit und Flexibilität: Als zukunftssichere Anwendung lässt sich Doxis leicht an sich ändernde Geschäftsanforderungen anpassen und erweitern.

Eine optimale Verfahrensdokumentation nach GoBD ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Die Integration einer ECM-Lösung eröffnet dabei vielfältige Möglichkeiten für eine effiziente, transparente und rechtssichere Dokumentation von Geschäftsprozessen, Sicherheitsmaßnahmen und Archivierungsvorgängen.

Die Verfahrensdokumentation mittels ECM ermöglicht nicht nur die

• Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit von Buchhaltungs- und Unternehmensprozessen, sondern steigert auch
• die Effizienz und Compliance im Einklang mit den Anforderungen der GoBD-Richtlinien.

Nicht zuletzt bildet eine optimale Verfahrensdokumentation eine solide Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit mit Betriebsprüfern und sichert das Vertrauen interner und externer Stakeholder in die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Unternehmensunterlagen.