Verfahrensdokumentation nach GoBD

Eine gut strukturierte Verfahrensdokumentation sorgt für Transparenz in den Buchhaltungsprozessen und ist ein essenzieller Bestandteil der GoBD-konformen Unternehmensführung. Sie dient als Nachweis für das Finanzamt und erleichtert Betriebsprüfungen, da sie einen klaren Überblick über Abläufe, Systeme und Verantwortlichkeiten bietet.

Neben der rechtlichen Sicherheit profitieren Unternehmen mit einer Verfahrensdokumentation auch von einer effizienteren Organisation ihrer digitalen Prozesse. Wer seine Verfahrensdokumentation professionell aufsetzt, minimiert Fehler, spart Zeit und vermeidet finanzielle Risiken.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation gestellt werden und wie Sie diese mit modernen Lösungen wie einem ECM-System einfach und sicher umsetzen können.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt laut GoBD-Richtlinien, wie ein Unternehmen seine steuerlich relevanten Prozesse organisiert, insbesondere im digitalen Bereich. Sie dokumentiert den gesamten Lebenszyklus von Belegen und Daten – von der Erfassung über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung.

Damit erfüllt sie eine zentrale Funktion: Sie stellt sicher, dass alle digitalen Buchführungs- und Archivierungsprozesse nachvollziehbar, revisionssicher und manipulationsgeschützt sind. Die Dokumentation umfasst technische Aspekte wie eingesetzte IT-Systeme, beispielsweise GoBD-Kassen, sowie organisatorische Abläufe, Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen.

Kurz gesagt: Eine lückenlose Verfahrensdokumentation sorgt dafür, dass Unternehmen jederzeit nachweisen können, dass ihre Buchhaltung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Hey Doxi, warum ist eine Verfahrensdokumentation wichtig?

Eine sorgfältige Verfahrensdokumentation bringt zahlreiche betriebliche Vorteile:

• Rechtssicherheit und Compliance: Die Dokumentation stellt sicher, dass alle steuerlich relevanten Prozesse GoBD-konform sind. Sie schützt Unternehmen vor Beanstandungen oder Bußgeldern bei Betriebsprüfungen.
• Effizienzsteigerung: Eine klar dokumentierte Prozessstruktur reduziert den Verwaltungsaufwand und erleichtert interne sowie externe Prüfungen.
• Fehlerminimierung: Klare Prozessbeschreibungen und Verantwortlichkeiten verhindern Fehler in der Buchführung und der Belegablage.
• Schnellere Betriebsprüfungen: Prüfer erhalten rasch einen strukturierten Überblick, was die Prüfung vereinfacht und beschleunigt.
• Verbesserte Transparenz: Unternehmen behalten den Überblick über ihre Abläufe und erkennen Optimierungspotenziale.
• Wirtschaftliche Vorteile: Optimierte Prozesse sparen Zeit und Ressourcen, die für strategisch wichtigere Aufgaben genutzt werden können.
• Basis für Digitalisierung: Eine durchdachte Verfahrensdokumentation erleichtert den Übergang zu digitalen und automatisierten Buchhaltungsprozessen.

Die Verfahrensdokumentation hilft Unternehmen, interne Abläufe zu verbessern und gewährleistet die ordnungsgemäße Archivierung von Daten einschließlich der Kassenführung und Belegablage. Sie stellt sicher, dass die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen, wie sie in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) festgelegt sind, eingehalten werden.

Die GoBD stellen klare Anforderungen an die Verfahrensdokumentation. Unternehmen müssen den organisatorischen und technischen Ablauf aller steuerlich relevanten Geschäftsprozesse vollständig und nachvollziehbar dokumentieren.

Folgende rechtliche Anforderungen sind besonders wichtig:

• Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit: Jede Buchung und jeder Geschäftsvorfall muss durch eine vollständige Dokumentation nachvollziehbar sein.
• Vollständigkeit: Alle relevanten Prozesse, Daten und Systemänderungen müssen vollständig erfasst werden.
• Richtigkeit: Die dokumentierten Abläufe müssen die tatsächlichen Prozesse korrekt wiedergeben.
• Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung: Änderungen und Anpassungen dürfen nur in einem klar dokumentierten Zeitraum erfolgen.
• Unveränderbarkeit: Dokumente und Buchungen müssen vor nachträglichen Änderungen geschützt sein. Änderungen müssen protokolliert und nachvollziehbar sein.
• Zugriffsrecht und Archivierung: Die Verfahrensdokumentation muss so aufbewahrt werden, dass autorisierte Personen jederzeit darauf zugreifen können. Gleichzeitig müssen Schutzmaßnahmen gegen unbefugte Manipulation oder Löschung getroffen werden.

Mögliche Konsequenzen bei Verstößen

Ein Verstoß gegen die Pflicht der Verfahrensdokumentation kann schwerwiegende Folgen haben.

• Steuerliche Nachteile: Das Finanzamt kann Buchhaltungsunterlagen als nicht ordnungsgemäß einstufen, was zu Steuernachzahlungen führen kann.
• Bußgelder und Strafen: Unvollständige oder fehlerhafte Verfahrensdokumentationen können Sanktionen nach sich ziehen.
• Aberkennung der Buchführung: Im schlimmsten Fall kann das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung verwerfen, was eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen zur Folge hat.

Eine vollständige und GoBD-konforme Verfahrensdokumentation ist daher essenziell, um rechtliche Risiken zu minimieren und eine reibungslose Zusammenarbeit mit den Finanzbehörden sicherzustellen.

Die GoBD-Verfahrensdokumentation setzt sich aus mehreren zentralen Elementen zusammen. Diese sorgen dafür, dass alle relevanten Prozesse verständlich und nachvollziehbar dokumentiert sind.

1. Allgemeine Angaben

Dieser Abschnitt enthält grundlegende Informationen zum Unternehmen, die als Basis für die gesamte Dokumentation dienen.

• Angaben zur Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens
• Steuerliche Pflichten
• Verantwortlichkeiten
• Änderungs- und Versionierungskonzepte
• Örtliche Gegebenheiten, die für rechnungslegungsbezogene Prozesse relevant sind

2. Prozessbeschreibung

Hier werden die Abläufe innerhalb der Buchhaltung und die eingesetzten Technologien dokumentiert.

• Dokumentation der eingesetzten Software, Hardware und IT-Infrastruktur
• Beschreibung der Schnittstellen zwischen den Systemen
• Darstellung der fachlichen Prozesse der elektronischen Buchführung

3. Systembeschreibung

Es folgt eine detaillierte Übersicht über die technische Ausstattung und deren Funktion im Unternehmen.

• Spezifikationen und/oder Programmhandbücher der eingesetzten Hard- und Softwarekomponenten
• Server- und Arbeitsplatzhardware
• Alle verwendeten Programme und deren Schnittstellen

4. Betriebsdokumentation

Dieser Abschnitt beschreibt, wie die IT-Systeme im Arbeitsalltag eingesetzt werden.

• Beschreibung der Systemnutzung im täglichen Betrieb
• Darstellung der Sicherheitsregeln
• Dokumentation der Betriebsabläufe im Normal- und Notbetrieb
• Maßnahmen zur Datensicherung
• Verwaltung der Benutzerkonten

5. Internes Kontrollsystem (IKS)

Hier wird ein Rahmenwerk zur Sicherstellung der Datenintegrität und Compliance festgelegt.

• Nutzungsregelungen für buchführungsrelevante IT-Strukturen
• Konzepte für Zugriffs- und Zugangsberechtigungen
• Realisierung von Funktionstrennungen
• Kontrollen der Datenerfassung und -übermittlung
• Schutzmaßnahmen gegen Datenverfälschung

Je nach Unternehmensstruktur und IT-Systemen kann eine Verfahrensdokumentation unterschiedliche Schwerpunkte setzen. Die gängigsten Arten der GoBD-Verfahrensdokumentation sind:

Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen

Die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen betrifft die geordnete Digitalisierung und anschließende Vernichtung von Papierdokumenten im Unternehmen. Sie umfasst wesentliche Aspekte wie:

• Klare Prozessdokumentation: Eindeutiger Ablauf, wer für die Digitalisierung verantwortlich ist und wann die Dokumente digitalisiert werden
• Rechtliche Grundlagen und Compliance: Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen, insbesondere §147 Abs. 2 AO
• Dokumentenvernichtung: Definition, wer für die Vernichtung der Originale verantwortlich ist und wann diese erfolgt

Eine präzise Dokumentation stellt sicher, dass der Scan-Prozess nachvollziehbar und revisionssicher bleibt.

Verfahrensdokumentation zur Belegablage

Die strukturierte Ablage von Dokumenten wie Belegen erhöht die Beweiskraft und sorgt für eine reibungslose Nachvollziehbarkeit. Wichtige Aspekte sind:

1. Ablauforganisation des Belegeingangs: Klare Beschreibung, wie Belege im Unternehmen bearbeitet und abgelegt werden
2. Verantwortlichkeiten: Definition der Zuständigkeiten für die Bearbeitung, Prüfung und den Zugriff auf Belege
3. Systembeschreibung: Erläuterung der verwendeten Softwarelösungen und Sicherheitsmaßnahmen gegen unbefugten Zugriff

Eine gut durchdachte Verfahrensdokumentation der Belegabgabe stellt sicher, dass Belege jederzeit auffindbar und rechtskonform archiviert sind.

Verfahrensdokumentation zur Kassenführung

Unternehmen mit Bargeldgeschäften benötigen eine detaillierte Verfahrensdokumentation zur Kassenführung. Diese sollte Folgendes umfassen:

1. Benutzerdokumentation: Bedienungsanleitungen und Richtlinien zur Nutzung der Kassensysteme
2. Systemdokumentation: Beschreibung der eingesetzten Hard- und Software für die Kassenführung
3. Betriebsdokumentation: Regelungen zu Zuständigkeiten und Zugriffsberechtigungen
4. Sicherheitsmaßnahmen: Vorgaben zum Schutz vor Manipulation und unbefugtem Zugriff

Damit ist eine übersichtliche und rückverfolgbare Dokumentation aller relevanten Aspekte der Kassenführung garantiert.

Eine gut strukturierte Verfahrensdokumentation entsteht in mehreren Schritten:

1. Anforderungen klären: Definieren Sie, welche steuerlich relevanten Prozesse dokumentiert werden müssen.
2. Verantwortlichkeiten festlegen: Bestimmen Sie, wer für die Erstellung und Pflege der Dokumentation zuständig ist.
3. Bestehende Prozesse analysieren: Erfassen Sie alle relevanten Abläufe, Systeme und Schnittstellen.
4. Struktur der Dokumentation definieren: Legen Sie fest, welche Kapitel und Inhalte die Dokumentation enthalten soll.
5. Prozesse beschreiben: Dokumentieren Sie Arbeitsabläufe, verwendete Software, Sicherheitsmaßnahmen und Archivierungsregeln.
6. Verknüpfung mit IT-Systemen: Stellen Sie sicher, dass die Dokumentation alle eingesetzten IT- und Buchhaltungssysteme abdeckt.
7. Interne Kontrolle etablieren: Implementieren Sie ein Kontrollsystem zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung.
8. Dokumentation digitalisieren und sichern: Nutzen Sie eine ECM-Software, um Versionierung und Zugriffskontrolle sicherzustellen.
9. Schulung der Mitarbeiter*: Sensibilisieren Sie relevante Teams für die Verfahrensdokumentation und deren Bedeutung.
10. Regelmäßige Updates: Überarbeiten Sie die Dokumentation bei Prozessänderungen und führen Sie jährliche Reviews durch.

Wer eine Muster-Verfahrensdokumentation oder eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation als PDF sucht, findet online zahlreiche hilfreiche Ressourcen. Diese Vorlagen bieten eine gute Orientierung und erleichtern die Erstellung einer GoBD-konformen Dokumentation.

Ein empfehlenswertes Beispiel ist die Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, die von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) als PDF bereitgestellt wird. Diese enthält detaillierte Anleitungen zur ordnungsgemäßen Digitalisierung und Vernichtung von Papierdokumenten.

Darüber hinaus stellen viele Steuerberater, Kammern und Fachverbände branchenspezifische Verfahrensdokumentation-Vorlagen zur Verfügung. Es lohnt sich, gezielt nach kostenlosen oder kostenpflichtigen Mustern zu suchen, die zur individuellen Unternehmensstruktur passen.

Viele Unternehmen tun sich schwer damit, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen. Häufige Fehler sind:

• Unvollständige Dokumentation: Oft fehlen wichtige Prozessbeschreibungen oder Systemdetails. Tipp: Nutzen Sie eine strukturierte Vorlage für die Verfahrensdokumentation und arbeiten Sie eng mit den Fachabteilungen zusammen.
• Fehlende Aktualisierung: Eine einmal erstellte Verfahrensdokumentation wird oft nicht gepflegt. Tipp: Planen Sie regelmäßige Überprüfungen, zum Beispiel einmal pro Jahr oder nach wesentlichen Änderungen.
• Mangelnde Verständlichkeit: Komplexe technische oder organisatorische Beschreibungen sind oft schwer verständlich. Tipp: Verwenden Sie eine klare, präzise Sprache und anschauliche Diagramme.
• Fehlende Verantwortlichkeiten: Wenn niemand konkret für die Pflege der Dokumentation zuständig ist, wird sie schnell vernachlässigt. Tipp: Weisen Sie klare Verantwortlichkeiten zu und integrieren Sie die Dokumentation in bestehende Prozesse.
• Kein einheitliches Format: Unterschiedliche Abteilungen erstellen Dokumentationen oft in unterschiedlichen Formaten, was die Übersicht erschwert. Tipp: Legen Sie ein standardisiertes Format fest und nutzen Sie ein zentrales System zur Ablage.
• Nicht ausreichende Absicherung: Sicherheitsvorkehrungen gegen Datenmanipulation oder Verlust werden oft übersehen. Tipp: Implementieren Sie Zugriffsrechte und stellen Sie sicher, dass Änderungen protokolliert werden.

Um Ihre Verfahrensdokumentation zu optimieren, nutzen Sie am besten eine Enterprise Content Management-Lösung. Sie vereinfacht die Dokumentation, Verwaltung und Archivierung sämtlicher Unterlagen:

• Dokumentenmanagement: ECM-Systeme erfassen und verwalten alle relevanten Dokumente digital – einschließlich Prozessbeschreibungen, Sicherheitsmaßnahmen und Archivierungskonzepten.
• Versionierung und Änderungsverfolgung: Alle Änderungen werden protokolliert und ältere Versionen bleiben nachvollziehbar, was bei der Dokumentation von Prozess- und Systemanpassungen hilfreich ist.
• Zugriffssteuerung und Berechtigungen: Im ECM-System lassen sich Berechtigungskonzepte exakt definieren, sodass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten haben.
• Workflow-Automatisierung: ECM-Systeme automatisieren Workflows für die Erstellung, Prüfung und Freigabe von Dokumenten in der Verfahrensdokumentation, um sicherzustellen, dass die Dokumentation korrekt und aktuell ist.
• Suche und Abruf: Eine leistungsfähige Suchfunktion in einer ECM-Lösung erleichtert es, relevante Dokumente und Informationen schnell aufzufinden.
• Archivierung und Aufbewahrung: ECM-Systeme unterstützen die Archivierung von Dokumenten gemäß den Aufbewahrungspflichten und stellen sicher, dass die Verfahrensdokumentation ordnungsgemäß aufbewahrt wird.
• Integration: Eine ECM-Lösung lässt sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen und Buchhaltungssysteme integrieren, um eine lückenlose Dokumentation und Verwaltung von Buchhaltungsprozessen zu gewährleisten.

Insgesamt kann eine ECM-Lösung wesentlich dazu beitragen, die Effizienz, Transparenz und Compliance in Bezug auf die Verfahrensdokumentation gemäß GoBD zu verbessern.

Vorteile der Verfahrensdokumentation mit einer Content Services-Plattform

Doxis ist ein ECM der nächsten Generation und bietet Ihnen folgende zentrale Vorteile für die Verfahrensdokumentation:

1. Effizienzsteigerung: Durch die nahtlose Implementierung und Verwaltung von Workflows mithilfe der ECM-Technologie Doxis reduziert sich der manuelle Aufwand und Ihre Gesamteffizienz steigt.
2. Compliance und Nachvollziehbarkeit: Die automatische Protokollierung von Aktivitäten, Änderungen und Workflow-Schritten erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und gewährleistet eine umfassende Traceability.
3. Skalierbarkeit und Flexibilität: Als zukunftssichere Anwendung lässt sich Doxis leicht an sich ändernde Geschäftsanforderungen anpassen und erweitern.

Um sicherzustellen, dass Ihre Verfahrensdokumentation den Anforderungen der GoBD entspricht, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit: Alle Buchführungs- und Archivierungsprozesse sind dokumentiert und nachvollziehbar
• Richtigkeit und Vollständigkeit: Erfassung aller relevanten Daten ohne Verfälschung oder Verlust
• Unveränderbarkeit und Sicherheit: Protokollierung von Änderungen und klare Zugriffsregelungen
• Erfassen und Scannen: Schriftliche Festhaltung des Scanprozesses und GoBD-konforme Archivierung digitalisierter Dokumente
• Elektronische Aufbewahrung: Archivierung der Dokumente im Originalformat mit eindeutiger Indexierung
• Maschinelle Auswertbarkeit: Steuerrelevante Daten müssen langfristig maschinell auswertbar bleiben
• Internes Kontrollsystem: Schutzmaßnahmen gegen Manipulation und klare Beschreibung der Kontrollmechanismen
• Cloudfähigkeit: Sicherstellung, dass die GoBD-Anforderungen auch im Cloud- und Hybrid-Betrieb erfüllt werden.

Eine rechtskonforme und effiziente Verfahrensdokumentation nach GoBD ist für Unternehmen unerlässlich. Die Integration einer ECM-Lösung eröffnet dabei vielfältige Möglichkeiten für eine effiziente, transparente und rechtssichere Dokumentation von Geschäftsprozessen, Sicherheitsmaßnahmen und Archivierungsvorgängen.

Mit ECM können Unternehmen ihre Prozesse zentral steuern, Versionen automatisch verwalten und Änderungen lückenlos protokollieren. Dies steigert die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit von Buchhaltungs- und Geschäftsprozessen sowie die Effizienz und Compliance im Einklang mit den GoBD-Richtlinien.

Darüber hinaus erleichtert eine optimierte Verfahrensdokumentation die Zusammenarbeit mit Betriebsprüfern und schafft Vertrauen bei internen und externen Stakeholdern. Unternehmen, die auf ECM setzen, profitieren von einer langfristig sicheren, digitalen und gesetzeskonformen Dokumentationslösung.

* Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird im Text das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitgemeint, soweit es für die Aussage erforderlich ist.