Der Countdown zur EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) läuft: Bis zum 25.05.2018 müssen Unternehmen die neuen Datenschutzanforderungen erfüllen. Ansonsten wird es teuer: So drohen bei Vergehen empfindliche Strafen bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des Gesamtumsatzes (je nachdem, welcher Wert höher ist). Umso dramatischer ist, dass 75 Prozent der befragten Großunternehmen im DACH-Raum trotz der hohen Geldbußen noch immer nicht auf die EU-DSGVO-Anforderungen vorbereitet sind. 45 Prozent wissen noch überhaupt nicht, wie sie die neuen Anforderungen wie das „Recht auf Vergessenwerden“ – also das vollständige Löschen personenbezogener Informationen auf Anfrage – erfüllen sollen.

Verstreute Informationen als Knackpunkt

Der Casus knacksus ist schnell ausgemacht: Bei vielen Unternehmen durchziehen voneinander getrennte Informationssilos die IT-Landschaft. Personenbezogene Informationen liegen oftmals verstreut z.B. in Altarchiven und weiteren Legacy-Systemen, Filesystemen oder auch in E-Mail-Postfächern. Das führt laut 77 Prozent der 1.826 befragten CIOs, Prozessverantwortlichen & IT-Leiter zu Problemen z.B. beim Informationszugang – und erschwert die Einhaltung der EU-DSGVO-Anforderungen enorm. „Viele Unternehmen stehen vor der grundlegenden Frage: Wo liegen überhaupt personenbezogene Informationen? Wer diese Antwort nicht kennt, kann keine Maßnahmen ergreifen, um den EU-DSGVO-Anforderungen gerecht zu werden“, betont Manfred Zerwas, geschäftsführender Gesellschafter der SER-Gruppe.

Mit Doxis4 zur EU-DSGVO-Compliance

Um dem entgegenzuwirken, sollten Unternehmen ihre verstreuten Daten und Dokumente am besten über ein ECM-System zentral zugänglich machen. Hier finden sie personenbezogene Informationen jederzeit, können sie auf Anfrage übertragen sowie vollständig und nachweisbar löschen. „Jedes Unternehmen kann die neuen Datenschutzanforderungen erfüllen, wenn es auf die richtigen Tools setzt. Ein zertifiziertes ECM wie Doxis4 ist die solide Basis für den EU-DSGVO-konformen Datenschutz“, so Manfred Zerwas.