Studie zeigt: 65 % der Unternehmen treiben Projekte für Intelligent Document Processing (IDP) massiv voran

• Laut 50 % der Befragten besteht der größte Vorteil von IDP in der Verkürzung von Bearbeitungszeiten - IDP wirkt damit primär als Maßnahme zur Produktivitätssteigerung

• Unternehmen in der DACH-Region rechnen in den nächsten 12 Monaten mit einem Rückgang des Papieraufkommens um 50 %

• DACH-Unternehmen setzen bei der IDP-Auswahl auf Proof-of-Concept-Methoden und persönlichen Anbieter-Kontakt – US-Firmen hingegen auf GenAI-Recherche

SER, führender Anbieter für Intelligent Content Automation, hat heute die Ergebnisse einer groß angelegten Marktstudie zum Thema Intelligent Document Processing (IDP) veröffentlicht. Die Studie zeigt: KI-gestützte Dokumentenverarbeitung findet in Unternehmen immer größeren Einzug und verlagert sich zunehmend in die Front-Office-Bereiche. Gleichzeitig bleiben zentrale Hürden bestehen – fast die Hälfte der Unternehmen arbeitet trotz jahrelanger „Digital-First-Strategien“ vermehrt papierbasiert. Im DACH-Raum zeigt sich eine klare Gegenbewegung: Hier erwarten Unternehmen im kommenden Jahr einen Rückgang des Papieraufkommens um 50 %.

In der Studie – durchgeführt von AIIM (Association for Intelligent Information Management) gemeinsam mit Deep Analysis und unterstützt von SER – wurden 600 Großunternehmen aus den USA und der DACH-Region zu ihrem Einsatz von IDP befragt. Ein Ergebnis: 65 % der Unternehmen evaluieren oder implementieren derzeit neue IDP-Initiativen. Zwei Drittel konzentrieren sich dabei auf den Austausch ihrer Altsysteme.  

Die AIIM Markt Momentum Index: Intelligent Document Processing (IDP) Survey 2025 bestätigt: IDP ist ein etablierter KI-Anwendungsfall – bereits 78 % der befragten Unternehmen setzen schon heute Formen von Künstlicher Intelligenz ein.  

Bedarf an IDP-Lösungen verlagert sich vom Back-Office in den Front-Office-Bereich

Getrieben von der Welle GenAI-gestützter IDP-Lösungen, breitet sich der Einsatz von IDP rasant über klassische Back-Office-Tätigkeiten wie die Rechnungsverarbeitung hinaus aus. Zunehmend stehen Front-Office-Szenarien im Fokus – wie die Verwaltung von Personalakten, Verträgen, Identitätsdokumenten, Genehmigungen und Kunden-Onboarding-Prozessen (KYC-Prozesse). Diese Anwendungsfälle verdeutlichen das Potenzial von KI-gestütztem IDP bei der Verarbeitung komplexer, unstrukturierter Dokumente.

Den größten Nutzen von IDP sehen die Befragten in der Verkürzung der Bearbeitungszeiten (50 %) – weit vor dem Aspekt der Personalkostensenkung (30 %). Damit wird deutlich: IDP soll vor allem die Produktivität steigern, nicht Arbeitsplätze ersetzen.  

Trotz fortschreitender Digitalisierung setzen Unternehmen noch auf Papier – mit sinkender Tendenz im DACH-Raum

Die Studie weist auf zentrale Hürden für den vollen Erfolg von IDP hin. Trotz massiver Bemühungen um die Digitalisierung basieren 61 % der IDP-Prozesse weiterhin auf Papier. 48 % der Befragten rechnen sogar mit einem Anstieg ihres Papierverbrauchs.

In der DACH-Region ergibt sich ein differenziertes Bild: Hier rechnen Unternehmen mit einem Minus von 50 % beim Papieraufkommen. Ein möglicher Faktor sind die EU-weiten E-Invoicing-Vorschriften, die insbesondere im Rechnungswesen papierbasierte Dokumente ersetzen könnten.

Diese bestehende Abhängigkeit verdeutlicht: Alleinige Digitalisierungsmaßnahmen führen nicht automatisch zum papierlosen Büro. Kulturelle und regulatorische Hürden – etwa der verbreitete Einsatz von Fax im Gesundheitswesen – müssen überwunden werden, um vollständig digitale Workflows zu etablieren.

Mangel an technischer Expertise hindert Unternehmen an IDP-Umsetzung

Mehr als die Hälfte der Befragten gab an, dass es in ihren Organisationen an technischem Know-how und Kompetenzen im Prozessdesign fehlt. Um den ROI zu maximieren, werden daher Investitionen in Change Management und breit angelegte, interdisziplinäre Schulungen empfohlen.

Eine weitere Hürde liegt in der Sorge um Datensicherheit und Datenschutz: Alle 600 Unternehmen stuften diese Punkte als am relevantesten ein. Das belegt die zunehmende Sensibilisierung im Umgang mit KI und sensiblen Informationen. Auf Platz zwei folgen Integrationsprobleme. Diese Nennung unterstreicht den Bedarf nach interoperablen Standards (wie Model Context Protocol und Agent2Agent) sowie nahtlos integrierten IDP-Funktionalitäten in ECM-, CRM- oder ERP-Plattformen.

IDP-Auswahl: USA und DACH unterscheiden sich im Ansatz

US-Unternehmen orientieren sich bei der Auswahl ihrer IDP-Lösungen an GenAI-Recherchen und Analystenberichten, während DACH-Unternehmen Proof-of-Concept-Methoden sowie den persönlichen Kontakt zu Vertriebsmitarbeitern bevorzugen. Zudem gaben 65 % der US-Unternehmen an, bestehende IDP-Anwendungen ablösen zu wollen – in der DACH-Region hingegen waren es nur 59 %.

Eine vielversprechende Zukunft für IDP und Wissensarbeiter

“Technologien zur Dokumentenverarbeitung und Rechnungserkennung gibt es seit einigen Jahren. Aktuell erleben wir einen großen, KI-getriebenen Innovationssprung. Die Ergebnisse der AIIM-Umfrage bestätigen das, was wir jeden Tag beobachten: Unternehmen benötigen eine schnellere, intelligentere und skalierbarere Prozessautomatisierung,” berichtet Dr. John Bates, CEO der SER Group.  

“Mit Doxis definieren wir bei SER Intelligent Document Processing neu. Denn Doxis ist bislang die einzige Plattform für Intelligent Content Automation, die ECM, BPM und IDP in einer einheitlichen KI-gestützten Gesamtlösung vereint. Unsere Kunden erzielen bei relevanten Dokumentenarten über 99 % Genauigkeit, starten klein mit vorgefertigten Use Cases und skalieren rasch unternehmensweit. Deshalb brauchen Implementierungen auch nur Wochen anstelle von Monaten. So wird echter ROI erzielt, Wissensarbeiter werden von Routinearbeiten befreit und können sich auf strategische Geschäftsziele konzentrieren, die echten Mehrwert schaffen.”

Die SER Group wird sowohl im Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2024* als auch im IDC MarketScape for Intelligent Document Processing Software 2023-2024** als führendes Unternehmen anerkannt.

Über die AIIM Markt Momentum Index: Intelligent Document Processing (IDO) Survey 2025

Zusammen mit Deep Analysis befragte AIIM im Mai 2025 über 600 US-amerikanische und europäische Unternehmen mit einem Umsatz von über 10 Millionen US-Dollar und mehr als 500 Mitarbeitern zum Thema IDP-Software. Die Umfrage gilt sowohl für eigenständige IDP-Produkte als auch für IDP-Funktionalitäten innerhalb größerer Softwarelösungen. Wie es in dem Bericht heißt, „nutzt IDP KI, um Dokumente zu lesen und Daten aus ihnen zu extrahieren. Es ersetzt ältere Software wie Dokumentenerfassung oder optische Zeichenerkennung (OCR). IDP kann ein eigenständiges Produkt oder Teil einer größeren Softwarelösung sein; diese Umfrage berücksichtigt beide Anwendungsfälle.“

*Gartner, Magic Quadrant for Document Management, Applications and Software Engineering Research Team, 18 December 2024, ID G00808538
**IDC MarketScape for Worldwide Intelligent Document Processing (IDP) Software 2023-2024 Vendor Assessment, doc #US49988723, November 2023.