Die Zeit für Unternehmen rennt: In weniger als neun Monaten endet die Übergangsfrist. Bis dahin müssen Unternehmen die verschärften Regelungen an Speicherung, Herausgabe und Löschung personenbezogener Daten umsetzen. Die Verordnung der Europäischen Union verpflichtet Unternehmen dazu, personenbezogene Informationen sicher aufzubewahren sowie auf Anfrage uneingeschränkt zu identifizieren, auszugeben und zu löschen. Bis zum 25.05.2018 müssen Unternehmen die neuen Anforderungen erfüllen.
Mit Doxis4 sind sie bereits heute dafür gerüstet und erhalten testierte Sicherheit. „Die geprüfte Doxis4 iECM-Suite ermöglicht bei sachgerechter Anwendung und in Verbindung mit organisatorischen Kontrollen die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen gemäß der EU-DSGVO“, bescheinigt Holger Klindtworth von Ebner Stolz und erteilte Doxis4 als erster ECM-Lösung weltweit die EU-DSGVO-Zertifizierung.

Nachweisbar löschen

Mit Doxis4 können Unternehmen Aufbewahrungsregeln und Löschfristen für personenbezogene Informationen wie z.B. Verträge automatisiert verwalten. Zusätzlich lassen sich zeitlich unbegrenzte Löschsperren pro Dokument setzen. Gerade, wenn bei der Ablage von personenbezogenen Informationen deren Aufbewahrungsfristen noch nicht bekannt sind, schützt das EU-DSGVO-zertifizierte Doxis4 safeLock die sensiblen Dokumente auch ohne Frist vor Veränderbarkeit. Wenn Kunden oder Mitarbeiter ihr Recht auf „Vergessenwerden“ (Art. 17 EU-DSGVO) geltend machen, können Unternehmen die Löschsperren jederzeit wieder aufheben, sobald die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Im Anschluss werden die entsprechenden Informationen automatisiert, vollständig und nachweisbar physikalisch gelöscht.

Sensible Informationen schützen und übertragen

Mit der Doxis4-Lösung von SER stellen Unternehmen sicher, dass personenbezogene Informationen vor unbefugtem Zugriff, Manipulation und Diebstahl geschützt sind (Art. 32 EU-DSGVO). Alle Daten und Dokumente zu einem Kunden, Partner oder Mitarbeiter können sie bei Bedarf zur Einsicht bereitstellen und übermitteln. Dabei erbringen sie Nachweise, wer die personenbezogenen Informationen wann eingesehen und bearbeitet hat. Die Datenübertragbarkeit geschieht in der durch die EU-Datenschutz-Grundverordnung geforderten strukturierten und maschinenlesbaren Form (Art. 20 EU-DSGVO).