Ist eine eingescannte Rechnung rechtsgültig?

Ja, solange sie die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes (UStG) erfüllt, ist auch eine eingescannte Rechnung rechtsgültig. Die digitale Erfassung (ersetzendes Scannen) von Papierdokumenten erfüllt die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung. Mit Einführung der E-Rechnungspflicht sind ab 2028 ausschließlich elektronische Rechnungsformate zulässig.

Wann gilt eine Rechnung per Mail als zugestellt?

Die E-Rechnung gilt als zugestellt, sobald diese in der Mailbox des Empfängers oder der seines Providers abrufbar gespeichert ist. Im Normalfall entspricht der Tag der Absendung auch dem Empfangstag. Die Voraussetzung ist, dass beide Geschäftspartner sich vorher auf den elektronischen Rechnungsversand per E-Mail geeinigt haben.

Werden Rechnungen per Mail vom Finanzamt anerkannt?

Ja, sofern sie alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten. Papierrechnungen und elektronische Rechnungen sind also gleichgestellt.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat, das direkt von Maschinen gelesen und elektronisch verarbeitet werden kann.

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl menschen- als auch maschinenlesbar ist und auf dem XML-Format basiert.

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Lisa Wunderlich

Hallo, ich bin Lisa Wunderlich, Content Writer bei SER. Ich blogge rund um die Themen Digitalisierung, Content Automation und Dokumentenmanagement – damit Sie immer bestens informiert sind. In meiner Freizeit bin ich gerne im Grünen unterwegs oder entspanne bei einem guten Buch.