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Rechnung per Mail – so versenden Sie ab 2025 rechtssicher

Lisa Wunderlich

Die Vorteile einer elektronischen Rechnung liegen auf der Hand: Im Vergleich zur klassischen Papierrechnung sparen Unternehmen dank automatisierter Workflows mit der E-Rechnung Zeit, Kosten und Ressourcen. Kein Wunder also, dass zahlreiche Unternehmen ihr Rechnungsmanagement mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) bereits erfolgreich digitalisiert haben. In diesem Artikel finden Sie alle Informationen darüber, wie Sie ab 2025 rechtssichere Rechnungen versenden.

Die E-Rechnungspflicht kommt: ab 2025

Rechnungen per Mail sind zwischen Unternehmen schon seit vielen Jahren möglich. Den Grundstein für die papierlose Rechnung hatte das Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011 gelegt.

Nun kommt ab dem 1. Januar 2025 mit der E-Rechnungspflicht eine weitere Auflage hinzu, die für alle inländischen B2B-Umsätze gilt. Unternehmen müssen dann in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, verarbeiten und archivieren. Ab 2027 ist der Versand von Rechnungen nur noch elektronisch möglich. Was das für Ihr Rechnungsmanagement bedeutet, erfahren Sie hier.

Auf einen Blick: Was ändert sich?

Der Versand von Rechnungen per Mail ist nach Einführung der E-Rechnungspflicht weiterhin rechtsgültig, solange sie strukturierte, maschinenlesbare XML-Datensätze enthalten. Bewährt haben sich etwa die Formate XRechnung oder ZUGFeRD. Eine PDF-Rechnung dagegen ist nicht mehr ausreichend.

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht sieht vor, dass Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und selbst versenden können. Für den Versand gibt es eine Übergangsregelung, damit Unternehmen ihre Systeme auf die E-Rechnung umstellen können.

Die Zustellung der Rechnung per Mail ist mit einer Einschränkung möglich: Die Rechnung muss eine E-Rechnung mit einem maschinenlesbaren Format nach der EU-Norm EN 16931 sein – zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.

Die E-Rechnungspflicht ist nicht nur in Deutschland ein Thema: Sie soll zeitnah in sämtlichen EU-Ländern eingeführt werden. In Frankreich etwa tritt sie 2026 in Kraft. Mit der E-Rechnungspflicht greifen die Länder dem Maßnahmenpaket der EU-Kommission ViDA (VAT in the Digital Age) vor, das neben der E-Rechnung ein zentrales Meldesystem vorsieht.

Welche Übergangsregelungen gelten für die Einführung?

Ab 1. Januar 2025:

  • Die Pflicht zum Empfangen, Verarbeiten und Archivieren von E-Rechnungen tritt in Kraft.
  • Papierrechnungen sind noch zulässig, sonstige elektronische Formate (PDF usw.) sind mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.

2026:

  • Der Zeitraum verlängert sich bis Ende 2026, falls der Rechnungssteller im Vorjahr einen Gesamtumsatz von maximal 800.000 Euro hatte.
  • Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden. Die Papierrechnung ist für diese Unternehmen nicht mehr rechtsgültig.

2027:

  • Bis Ende 2027 dürfen Rechnungen in einem unstrukturierten digitalen Format (z. B. PDF) übertragen werden. Papierrechnungen sind unzulässig.

Ab 1. Januar 2028:

  • Alle Anforderungen der E-Rechnungspflicht sind einzuhalten. Rechnungen dürfen nur noch in einem zulässigen Format (XRechnung, ZUGFeRD, etc.) empfangen und versendet werden.

Eine frühe Umstellung auf E-Rechnungen lohnt sich in jedem Fall, denn schon ab dem 1. Januar 2025 müssen Sie in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Je früher Sie damit beginnen, desto schneller profitieren Sie von den Vorteilen elektronischer Rechnungsprozesse.

Was sind die Vorteile der elektronischen Rechnung?

Elektronische Rechnungen sind ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung der Arbeitswelt. Dadurch werden analoge Prozesse automatisierbar und Sie profitieren von mehr Effizienz, der Entlastung Ihrer Mitarbeiter, einfacher Compliance und Wachstum.

Die große Chance der E-Rechnung liegt in der Dunkelbuchung – der vollautomatisierten Rechnungsbearbeitung. Weil die Rechnungsdaten stets strukturiert vorliegen, können Zeit, Kosten und Aufwand gespart werden.

Vorteil 1: Effizientere Arbeit

  • Durch die Automatisierung analoger Prozesse beschleunigen Sie alle Schritte vom Rechnungseingang bis zur Archivierung und entlasten Ihre Mitarbeiter.
  • Dank der strukturierten Daten passieren weniger Fehler bei der Bearbeitung, als wenn Daten manuell eingegeben oder erst ausgelesen werden müssen.
  • Bearbeitungsstaus sind passé, denn sie können nach Belieben automatisieren – bis hin zur Dunkelbuchung, die fast gänzlich ohne menschlichen Eingriff auskommt.

Vorteil 2: Vereinfachte Compliance

  • Gesetzliche Vorschriften werden automatisch eingehalten – von Dokumentensicherheit bis Datenschutz.
  • Mit einem intelligenten Dokumentenmanagement-System (DMS) sind sie jederzeit auf der sicheren Seite und archivieren revisionssicher.

Vorteil 3: Weitere Optimierungseffekte

  • Mit der E-Rechnung handeln Sie umweltbewusst und sparen Material- und Versandkosten sowie den Platz eines physischen Archivs. Außerdem gehören Mahngebühren für verpasste Fristen der Vergangenheit an.
  • Ihr digitales Büro ermöglicht mehr Transparenz, räumliche Flexibilität und verbesserte Workflows dank einer nahtlosen Zusammenarbeit in Echtzeit.
  • Durch die Automatisierung und Beschleunigung Ihrer Rechnungsprozesse können Sie ihre personellen Ressourcen sinnvoll einsetzen, Prozesse skalieren und Ihr Wachstum steigern.

Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und digitaler Rechnung?

Eine digitale Rechnung meint üblicherweise die digitale Version der klassischen Papierrechnung – zum Beispiel eine eingescannte Rechnung, die als PDF versendet wird (mehr zum Thema: ersetzendes Scannen).

Die E-Rechnung dagegen ist der Sammelbegriff für ein Rechnungsformat, das XML-Daten mitliefert, sodass es für Menschen und Maschinen lesbar ist. ZUGFeRD ist ein solches Format: Es umfasst strukturierte Daten, die maschinell ausgelesen werden können, sowie eine visuelle menschenfreundliche Darstellung als PDF-Rechnung.

Der entscheidende Vorteil einer E-Rechnung liegt darin, dass alle Rechnungsinhalte sofort von einem dafür ausgelegten System erfasst werden. Bei einer digitalisierten Rechnung ist das nicht der Fall.

Wichtig: Spätestens ab 2028 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten und zu versenden.

Wann ist meine digitale Rechnung rechtssicher?

Die wichtigste Anforderung an die E-Rechnung ist, dass sie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dazu muss sie ein strukturiertes elektronisches Format haben, das der europäischen Norm EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. Nur dann ist die digitale Rechnung auch rechtssicher. Gängige Formate für die E-Rechnung in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD. Weitere Rechnungsformate sind möglich, solange sie normkonform sind.

Wie können digitale Rechnungen zugestellt werden?

Dafür gibt es zwei Wege: per E-Mail oder über ein Rechnungsportal.

  • Weg 1: Die Rechnung kann entweder manuell ins System übertragen oder automatisch über ein Rechnungspostfach im Rechnungseingangsbuch abgelegt werden.
  • Weg 2: Über eine Schnittstelle zum Rechnungsportal (zum Beispiel Peppol) kann das System die Rechnungen selbständig und automatisch abholen.

In beiden Fällen bleibt die Zustellung weiterhin rechtsgültig, sofern das Rechnungsformat korrekt ist.

Wie automatisiere ich meinen Rechnungsworkflow?

Am einfachsten geht das mit einem ECM (Enterprise Content Management System) für ein intelligentes Informationsmanagement. Die ECM-Plattform von Doxis bietet eine Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung und deckt damit alle Schritte im digitalen Rechnungsworkflow ab. Dabei können die Prozesse gemäß den Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Sie können wählen, ob Sie eine menschliche Kontrolle einbinden oder Rechnungsprozesse komplett automatisieren möchten.

Zudem ist Doxis für das revisionssichere Archivieren zertifiziert – so ist stets gewährleistet, dass Ihre digitalen Dokumente den Anforderungen der GoBD entsprechen.

Hey Doxi, wie funktioniert die digitale Rechnungsverarbeitung in Doxis?

 

  • Rechnungseingang: Doxis erfasst eingehende Rechnungen automatisch und hinterlegt sie im Rechnungseingangsbuch.
  • Rechnungsprüfung: Im nächsten Schritt extrahiert Doxis alle Rechnungsdaten und gleicht sie mit den Bestelldaten im ERP-System ab. Dabei validiert Doxis die Eingaben voll automatisiert.
  • Rechnungssuche: Die in Doxis strukturiert abgelegten Rechnungsdaten beschleunigen die Schlagwort-Suche nach spezifischen Informationen.
  • Rechnungsfreigabe: Liegen alle Daten korrekt ab, initiiert Doxis den Workflow an den nächsten Mitarbeiter. Das ist beispielsweise die Fachabteilung, welche die Rechnung freigibt oder die Buchhaltung, die dann die Zahlung auslöst.
  • Rechnung archivieren: Das revisionssichere Archiv von Doxis verwahrt Rechnungen GoBD-konform.

Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen intelligenter Automatisierung! Das ist Ihre Chance, endlich Ordnung ins Formatechaos zu bringen. Zusätzlich sparen Sie Kosten und personelle Ressourcen und erfüllen die Compliance-Vorgaben.

E-Rechnungspflicht 2025: Sind Sie bereit?

Finden Sie heraus, welche Regelungen gelten und wie Sie Ihr Unternehmen fit für die E-Rechnungspflicht machen. In unserem Webinar schauen wir uns das Thema genauer an und verraten Ihnen, was zu tun ist.

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Nutzen Sie die Vorteile der E-Rechnung

Eine Rechnung per Mail bleibt weiterhin rechtsgültig, solange die Form stimmt: Ab 2025 beginnt die schrittweise Einführung der E-Rechnung, deren Format gemäß der EU-Norm EN 16931 strukturiert und maschinenlesbar sein muss. Alle anderen Formate verlieren nach und nach ihre Gültigkeit.

Also packen Sie die Gelegenheit beim Schopf und machen Sie sich die Vorteile dieser Umstellung zu Nutze: für ein einfacheres, schnelleres, voll automatisiertes Rechnungsmanagement. Wir helfen Ihnen gerne dabei – sprechen Sie uns an.

Die häufigsten Fragen zur Rechnung per Mail

Ist eine eingescannte Rechnung rechtsgültig?
Ja, solange sie die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes (UStG) erfüllt, ist auch eine eingescannte Rechnung rechtsgültig. Die digitale Erfassung (ersetzendes Scannen) von Papierdokumenten erfüllt die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung. Mit Einführung der E-Rechnungspflicht sind ab 2028 ausschließlich elektronische Rechnungsformate zulässig.
Wann gilt eine Rechnung per Mail als zugestellt?
Die E-Rechnung gilt als zugestellt, sobald diese in der Mailbox des Empfängers oder der seines Providers abrufbar gespeichert ist. Im Normalfall entspricht der Tag der Absendung auch dem Empfangstag. Die Voraussetzung ist, dass beide Geschäftspartner sich vorher auf den elektronischen Rechnungsversand per E-Mail geeinigt haben.
Werden Rechnungen per Mail vom Finanzamt anerkannt?
Ja, sofern sie alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten. Papierrechnungen und elektronische Rechnungen sind also gleichgestellt.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat, das direkt von Maschinen gelesen und elektronisch verarbeitet werden kann.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl menschen- als auch maschinenlesbar ist und auf dem XML-Format basiert.

Lisa Wunderlich

Hallo, ich bin Lisa Wunderlich, Content Writer bei SER. Ich blogge rund um die Themen Digitalisierung, Content Automation und Dokumentenmanagement – damit Sie immer bestens informiert sind. In meiner Freizeit bin ich gerne im Grünen unterwegs oder entspanne bei einem guten Buch.

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