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Die Vision des Digital Workspace

Mit der zunehmenden Vernetzung unserer Welt wird die Digitalisierung immer mehr die Art und Weise bestimmen, wie wir in Zukunft arbeiten, Produktivität steigern und die Expansion von Unternehmen vorantreiben. Der Digital Workspace befreit Mitarbeiter nicht nur von den Fesseln der Büroumgebung und ermöglicht es ihnen, an jedem Ort und zu jeder Zeit zu arbeiten – er kann auch Innovationen vorantreiben. Mit den richtigen Voraussetzungen werden Mitarbeiter engagierter und eifriger an der nächsten großen Idee arbeiten. Diese Art von Engagement wird es Unternehmen ermöglichen, einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil zu erlangen.

Was ist ein Digital Workspace?

Der Digital Workspace ist eine zentrale Plattform, in der Interne wie Externe zusammen kommen, in der Drittsysteme über Schnittstellen verbunden und alle Informationen strukturiert für die digitale Zusammenarbeit aufbereitet sind. Diese Plattform bildet den Dreh- und Angelpunkt eines Unternehmens und sämtliche digitale Prozesse. 

Der Digital Workspace wird oft mit dem digitalen Arbeitsplatz gleichgesetzt. Dabei schließt der digitale Arbeitsplatz sämtliche Softwares und Hardwares mit ein.

Die Vorteile des Digital Workspace

Der Digital Workspace baut Datensilos in Unternehmen ab und öffnet die Geschäftsinfrastruktur. Er vernetzt alle Mitarbeiter im Innovationsökosystem, fördert so ihren Wissensaustausch und verbessert die Effizienz der Arbeitsprozesse.

Um alle diese Vorteile zu nutzen, benötigen Sie eine Lösung, die intuitiv und einfach zu bedienen ist – wie die Apps, die Mitarbeiter aus ihrem privaten Leben kennen: Anwendungen, die Ihre Mitarbeiter gerne nutzen, und die auf den Geräten ihrer Wahl funktionieren. Anwendungen, die agil sind und sich an die sich verändernde Technologielandschaft anpassen, gleichzeitig aber den Wissensfluss im gesamten Organisation gewährleisten. Das alles erfordert einen Wandel im Denken in den Chefetagen und in der Unternehmenskultur.

Die Vision des Digital Workspace

Im Mittelpunkt jeder Strategie für den Digital Workspace steht eine Vision. Der erste Schritt bei der Definition dieser Vision ist die Entscheidung, was Sie mit dem Einsatz digitaler Technologien erreichen wollen. Einfach ausgedrückt: Sie müssen Ihre Hauptziele identifizieren – sei es eine höhere Produktivität, eine bessere Zusammenarbeit oder mehr Innovation. Sie müssen auch die aktuelle IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens überprüfen und herausfinden, welche Komponenten und Funktionalitäten für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter entscheidend sind. Berücksichtigen Sie dies bei der Neugestaltung Ihrer digitalen Strategie!

Stellen Sie sicher, dass die Infrastruktur für Ihren Digital Workspace über APIs und Konnektoren einfach erweitert werden kann, um mit den technologischen Veränderungen Schritt zu halten. Auf diese Weise müssen Sie nicht jedes Mal, wenn neue Marktanforderungen kommen, das Rad neu erfinden. Sie können einfach die vorhandenen ECM-Lösungen ohne großen Aufwand anpassen und ausbauen.

Bei der Einführung Ihres Digital Workspace, wird Ihr Unternehmen Geschäftsprozesse überarbeiten müssen. Das erfordert, dass Sie sorgfältig analysieren, wie Ihre Prozesse ablaufen, und sie dann schrittweisen optimieren und digitalisieren. Beziehen Sie dabei von Anfang an alle Beteiligten ein: Öffnen Sie das Diskussionsforum und arbeiten Sie eng mit der Personalabteilung, den Leitern der betroffenen Fachabteilungen und vor allem mit den Mitarbeitern selbst zusammen. Bringen Sie in Erfahrung, was sie alle von einem Digital Workspace erwarten. Erst wenn man die Ideen eines jeden gehört und alle Meinungen berücksichtigt hat, kann man anfangen, eine Strategie zu formulieren und über die Technologien nachzudenken, die notwendig sind, um die gemeinsame Vision erfolgreich zu erreichen.

Vorbereitung auf den Kulturwandel

Entscheidend bei der Einführung des Digital Workspace ist es, sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter Zugang zu den richtigen Informationen erhalten. Nur so können sie produktiver und innovativer werden. Sie benötigen eine gemeinsame Basis, die alle Informationen in Ihrem Unternehmen zusammenführt und kontextabhängig zur Verfügung stellt. Mitarbeiter müssen sich über den digitalen Arbeitsbereich unterstützt und vernetzt fühlen, egal wo auf der Welt sie sich befinden. Sie müssen sehen, dass sich ihr Arbeitsalltag tatsächlich verbessert.

Der digitale Wandel erfordert in jedem Fall einen Kulturwandel im Unternehmen. Er beginnt ganz oben: Die Führung muss bereit sein, sich an die Veränderungen anzupassen und als Vorbild fungieren. Wenn beispielsweise der Zweck des Digital Workspace darin besteht, eine nahtlose, kontinuierliche Zusammenarbeit zu unterstützen, müssen Führungskräfte das vorleben: Sie zeigen, dass es jetzt viel einfacher wird, Informationen im gesamten Unternehmen zu teilen. So motivieren Sie alle Mitarbeiter und schaffen Akzeptanz für neue digitale Lösungen.

Erleichtern Sie den Übergang mit einem schrittweisen Ansatz

Wählen Sie eine Plattform, die Ihre dringendsten Geschäftsanforderungen erfüllt, und dann weiter ausgebaut werden kann. Ein stufenweiser Ansatz erleichtert den digitalen Wandel sowohl technologisch als auch kulturell. Mit einer intelligent durchdachten Vision und einem maßvollen, schrittweisen Einsatz neuer digitaler Lösungen wird Ihr Unternehmen vom Digital Workspace profitieren. Das Ergebnis zeigt sich in Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen sowie einer bisher unerreichten Flexibilität Ihres Unternehmens.

Doxis® iRoom®: Ihr Digital Workspace

Persönliche Dashboards: individuell & schnell informiert

Über persönliche Dashboards gestalten Mitarbeiter sich ihren Digital Workspace ganz nach ihren individuellen Anforderungen. Der Einkauf greift darüber z.B. auf Lieferantenportal und -verträge zu, die Konstruktion nutzt Fertigungsakten und CAD-Zeichnungen und HR Bewerber- und Personalakten. Häufig verwendete Funktionen, wie das Anlegen neuer Akten oder die Ablage und Suche von Dokumenten, heften sich Anwender direkt an ihr Dashboard. So haben sie beim Start von Doxis sofort die wichtigsten Informationen und Funktionen parat — thematisch gebündelt und übersichtlich auf das Wesentliche reduziert.

Der Activity Feed von Doxis® iRoom® informiert sie automatisiert, wenn neue Aufgaben anstehen oder sich z.B. Änderungen an einem Auftrag ergeben. Er erscheint auf ihrem Dashboard und hält sie rund um die Uhr up to date.

Unternehmensübergreifende Zusammenarbeit

Der Doxis® iRoom® ermöglicht es, auch unternehmensübergreifende Prozesse mit Geschäftspartnern digital und sicher abzubilden. Gutachter, Lieferanten oder externe Projektpartner können so Zugriff auf Informationen erhalten oder gemeinsame Prozesse bearbeiten. In den gemeinsamen virtuellen Arbeitsräumen stehen internen und ausgewählten externen Personen Dokumente, ganze elektronische Akten, Aufgaben und Vorgänge zur Einsicht und zum Bearbeiten bereit. Jeder Projektfortschritt ist für alle Beteiligten nachvollziehbar dokumentiert – eine sichere Collaboration-Alternative zu E-Mails und unkontrollierbarem File Sharing.

Reporting: Auf einen Blick up to date

Wie ist die Auslastung in der Abteilung? Welche Lieferantenzahlungen sind noch ausstehend? Wie lange dauert der gesamte Freigabeprozess? Solche zusätzlichen Informationen benötigen Abteilungs- und Teamleiter. Statt dafür extra Reporting-Tools zu Rate zu ziehen, haben sie mit Doxis Auswertungen über Dokumente und Prozesse direkt zur Hand. Doxis zeigt dafür z.B. in Charts übersichtlich, welcher Mitarbeiter gerade wie viele Aufgaben hat, in welcher Zeit Kundenanfragen bearbeitet werden oder wie das aktuelle Vertragsvolumen ist. So behalten Verantwortliche jederzeit den Überblick über alle Vorgänge und können bei Bedarf von überall aus schnell eingreifen — einfach online.

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