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So geht digitale Zusammenarbeit heute

Bärbel Heuser-Roth

Distributed Companies, virtuelle Teams, asynchrone Mitarbeiter. Collaboration hat viele Gesichter. Wir zeigen Ihnen wie die digitale Zusammenarbeit in unterschiedlichen Szenarien auf Basis von Doxis® iRoom® aussehen kann.

Was ist eigentlich digitale Zusammenarbeit?

Digitale Zusammenarbeit beschreibt das gemeinschaftliche Arbeiten an einem Projekt in einer digitalen Lösung. Unabhängig davon, ob das Team aus internen Mitarbeitern besteht oder Externe hinzuzieht, erfolgt die Verwaltung und Erledigung von Aufgaben, die Projektkommunikation und -dokumentation sowie Ablage sämtlicher Dokumente und Informationen vollständig digital.  

Häufig ist auch die Rede von digital Kollaboration.

Digitale Zusammenarbeit nach Team

1. Interdisziplinäre Projektteams an einem Standort

Digitale Zusammenarbeit beginnt schon bei abteilungsübergreifenden Projekten. Wenn die Projektmitglieder alle zum selben Standort gehören, treffen sie sich persönlich zu Meetings, um den Projektfortschritt zu besprechen, nächste Schritte zu planen, Aufgaben zu verteilen. Die Ablage aller projektrelevanten Unterlagen erfolgt wieder digital. Alle Teammitglieder erhalten Zugriff auf die digitale Projektakte, die alle Informationen sicher, strukturiert und aktuell bereithält und so eine effektive Projektarbeit fördert.

2. Weltweit verteilte Projektteams

In Unternehmensbereichen wie F&E oder in Branchen wie der Maschinen- und Anlagenbau arbeiten Projektmanager und Ingenieure oft verteilt über mehrere Länder. Die größten Herausforderungen stellen die Abstimmung und Koordination dar. Eine zentrale Steuerung durch das Projektmanagement und ein unmittelbarer Zugang zu den jeweils aktuellsten Informationen sind hier unerlässlich. Um aber Industriespionage kein Einfallstor zu bieten, gelten für Entwicklungsprozesse besonders hohe Anforderungen an die Sicherheit. Asynchron in verschiedenen Zeitzonen arbeitende Mitarbeiter haben je nach Zeitunterschied nur ein kleines gemeinsames Zeitfenster für den direkten Austausch per Telefon oder Chat, umso wichtiger ist ein sicherer digitaler Projektraum, der medienbruchfrei und nachvollziehbar alle Informationen aktuell und strukturiert bereithält.

3. Zusammenarbeit mit externen Partnern

Teams aus internen Mitarbeitern und externen Partnern arbeiten heute zunehmend digital zusammen. Dazu brauchen sie einen virtuellen und vor allem sicheren Datenraum, in dem sie gemeinsam Dokumente ablegen, bearbeiten und abstimmen können. Das ist besonders dort erforderlich, wo Unternehmen gemeinsam in einer Wertschöpfungskette produzieren. In globalen und komplexen Lieferketten ist eine sichere Kommunikation, Information und Dokumentation zwischen den Partnern elementar, denn der Informationsaustausch per E-Mail, Dropbox & Co. ist weder sicher noch nachvollziehbar.

Besondere Herausforderunge: Mergers & Acquisitions (M&A)

Sie sind ein Paradebeispiel für die Notwendigkeit absolut vertraulicher Verhandlungen, sonst platzt womöglich das Geschäft oder der Aktienkurs rauscht in den Keller. Ein sogenannter Secure Deal Room für Due Diligence-Prüfungen muss die höchsten Sicherheitsanforderungen erfüllen. Kein Unbefugter darf Kenntnis über M&A erhalten, geschweige denn Dokumente darüber einsehen. Hier kommt nur ein Expertensystem infrage, das mit den bewährten Mechanismen der dem Doxis® iRoom® zugrunde liegenden Doxis ECM-Plattform einen virtuellen Raum schafft, der höchsten Zugriffsschutz und Revisionssicherheit garantiert.

Für alle Arten von digitaler Zusammenarbeit

Doxis unterstützt die verschiedensten Arten der digitalen Zusammenarbeit: Virtuelle Projekträume auf Basis von Doxis® iRoom® bieten einen geschützten und strukturierten Raum für Vorgänge und sicheren Datenaustausch über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg. Was Doxis besser macht als Dropbox und Co. oder ein gemeinsames File-Verzeichnis? Hier sind die 5 wichtigsten Argumente:

  • Versionierung: Nachvollziehbarkeit und Transparenz statt Versionschaos
  • Prozess-Steuerung: Freigaben, Kenntnisnahmen, Projektmeilensteine
  • Dokumentation und revisionssichere Archivierung des gesamten Vorgangs
  • Temporäre, differenzierte Zugriffsberechtigungen
  • Höchste Sicherheitsstufe zum Schutz sensibler Informationen

So geht Collaboration heute!

Bärbel Heuser-Roth

Bärbel Heuser-Roth beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Informationslogistik, Prozessmanagement und Compliance-Themen sowie den Einsatzmöglichkeiten intelligenter Verfahren zur automatisierten Erschließung von[nbsp]Informationen. Dazu gehören auch die Untersuchung und Dokumentation[nbsp]verschiedenster Enterprise Content Management-Projekte in Unternehmen[nbsp]und Organisationen.

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