Die Logistikbranche erlebt einen rasanten Wandel und sieht sich in den Bereichen Flexibilität, Transparenz und Nachhaltigkeit vor eine ganze Reihe von Herausforderungen gestellt. Diese Herausforderungen zu bewältigen und ihre digitale Transformation zu beschleunigen hat heute für Logistikunternehmen höchste Priorität. 

Für einen zukunftssicheren Betrieb müssen Logistik- und Transportunternehmen ihre Abläufe digitalisieren und verstärkt auch automatisieren. Es gilt, nahtlose und gut verbundene digitale Lösungen bereitzustellen, mit denen die Mitarbeitenden direkt auf wichtige Informationen zugreifen und einen erstklassigen Kundenservice abliefern können.

Was, wenn wir Ihnen sagen würden, dass sich viele dieser Herausforderungen mit einem zuverlässigen und modernen Enterprise Content Management (ECM) lösen lassen? In diesem Blog sehen wir uns die einzelnen Herausforderungen sowie mögliche Lösungen dafür an und zeigen Ihnen, welche immensen Vorteile Ihnen der Einsatz der richtigen ECM-Lösung einbringt.

Herausforderung: Mit der zunehmenden Digitalisierung und Globalisierung des Marktes sind auch die Anforderungen an die Lieferkette, Aufträge schnell und kostengünstig zu erfüllen, gestiegen. Aber wie lässt sich das realisieren, wenn Teams an verschiedenen Standorten mit unterschiedlichen Systemen arbeiten und die verstreuten Informationen nicht leicht zu finden sind?

Lösung: Sie setzen alles daran, Informationssilos aufzubrechen und Abläufe zu automatisieren. Damit stärken Sie die Anpassungsfähigkeit Ihres Unternehmens und erlangen einen Wettbewerbsvorteil. Mit einem modernen Enterprise-Content-Management-System, das sich problemlos in Ihre IT-Landschaft integrieren lässt, haben alle Mitarbeitenden Zugriff auf alle benötigten Daten. Damit gehören Informationssilos der Vergangenheit an.

Außerdem erfasst und analysiert ein modernes ECM-System Daten und erleichtert damit die Weitergabe von Informationen sowie die Zusammenarbeit erheblich. Die vereinfachte Informationsbeschaffung trägt zur Optimierung Ihrer Logistikabläufe bei. 

Kombiverkehr, ein führendes europäisches Logistikunternehmen, verbesserte durch den Einsatz der ECM-Plattform Doxis Intelligent Content Automation die Zusammenarbeit unter den Vertriebsregionen und bietet seinen Kunden jetzt einen schnelleren Service in allen Bereichen. 

Bei einem Volumen von ca. 900.000 LKW-Lieferungen pro Jahr fallen Rechnungen mit bis zu 2.000 Seiten pro Lieferung an. Bei Sendungen dürfen keine Verzögerungen durch fehlende Zolldokumente entstehen, und die Geschäftspartner müssen stets zeitnah über den aktuellen Sendungsstatus und eventuelle Schäden informiert werden. Die Automatisierung von Eingangsrechnungen machte alle Rechnungsprozesse transparenter und war der Schlüssel für ein organisiertes und effizientes Arbeiten. Damit konnte Kombiverkehr manuelle Aufgaben automatisieren, Zeit sparen und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten.

„Mit Doxis haben wir eine zukunftsfähige ECM-SaaS-Lösung implementiert, mit der wir unsere Geschäftskontinuität und Compliance sichern. Auf diese Weise verbessern wir unseren Kundenservice und reduzieren das Verlustpotenzial für unsere Kunden“, erklärt Christian Franz, Kaufmännischer Leiter bei Kombiverkehr.

Herausforderung: Informationen sind das Herz der Logistikbranche, und Logistik ist überall: Praktisch alles, was wir essen, anziehen, konsumieren oder anderweitig nutzen, wird produziert, gelagert, transportiert und gekauft. Die schiere Menge dabei anfallender Daten, mit denen Logistikunternehmen tagtäglich zu tun haben, ist unfassbar groß. Daten sind das wichtigste Gut in der Logistik und werden es wohl auch bleiben.

Die gleichzeitige stetige Ausweitung des Handels bedeutet, dass immer mehr Daten hinzukommen. Die Speicherung und insbesondere der Zugriff auf diese Informationen wird umso schwieriger, wenn sie verstreut und an verschiedenen Orten abgelegt sind.

Die Masse der zu verwaltenden Daten in Kombination mit einer manuellen Dateneingabe und -verarbeitung führt fast unvermeidlich zu Fehlern, die am Ende die Kundenerfahrung beeinträchtigen können. Eine moderne Enterprise-Content-Management-Lösung ist für Lieferkettenmanagement und Logistik essenziell, damit Unternehmen Datenverwaltungsstandards einhalten, Kundenerwartungen erfüllen und Daten in verwertbare Erkenntnisse umwandeln können, auf deren Grundlage sie fundierte Entscheidungen treffen.

Lösung: Eine moderne digitale ECM-Lösung hilft Ihnen nicht nur, Ihre wachsenden Datenbestände effektiv zu verwalten, sondern sie kann auch fragmentierte Datenquellen miteinander verbinden und verschafft Ihnen so einen klaren Überblick über die Vorgänge in Ihrem Unternehmen.

Mit einer Single Source of Truth können Sie alle Vorgänge in Ihrem Unternehmen in Echtzeit verfolgen. Außerdem können die Verantwortlichen damit leichter den Standards der Datenverwaltung entsprechen, sodass Ihr Unternehmen Vorschriften einhalten und Kundenerwartungen erfüllen kann. 

DHL beispielsweise verfügt über das weltweit größte kommerzielle Dokumentenarchiv – Doxis macht es möglich. Lesen Sie die Fallstudie hier. 

Herausforderung: Arbeitsintensive, durch Menschen gesteuerte Logistikprozesse sind nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig und damit ineffizient. Um mit den steigenden Kundenanforderungen Schritt zu halten, sollten Logistikunternehmen Automatisierungslösungen in Betracht ziehen, mit denen sie Zeit, Geld und Ressourcen sparen können. Und da die Logistik eine der papierlastigsten Branchen ist, sollte die Automatisierung unbedingt im Fokus stehen.

Lösung: Logistikunternehmen können KI-gestützte Enterprise-Content-Management-Software einsetzen, um Aufgaben und Arbeitsabläufe in dokumentenzentrierten Prozessen zu automatisieren. In der immer weiter wachsenden Logistikbranche kann die Kombination aus menschlichem Know-how und KI sowie Automatisierung dazu beitragen, Herausforderungen erfolgreich zu begegnen und die Effizienz zu steigern.

Die Kraft der KI

McKinsey schätzt, dass Logistikunternehmen in den nächsten 20 Jahren durch die Implementierung von KI in ihren Prozessen einen wirtschaftlichen Wert von jährlich 1,3 bis 2 Billionen Dollar generieren werden. Welche Vorteile bringt die KI für Logistikunternehmen?

• Nachfrageprognose: KI-Funktionen ermöglichen es Unternehmen, Erkenntnisse aus Echtzeitdaten zu gewinnen, die für Prognosen sowie die Erfüllung von Kundenerwartungen genutzt werden können. Die KI kann hier die Genauigkeit enorm verbessern und dabei helfen, optimal zu planen, die Kosten effektiv zu verwalten und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
• Lieferkettenplanung: KI hilft Unternehmen, die Nachfrage in Echtzeit zu analysieren, sodass einzelne Parameter für die Lieferplanung dynamisch aktualisiert werden können. So lässt sich der Ablauf in der Lieferkette optimieren. Dank der dynamischen Angebotsplanung sparen Unternehmen zudem Ressourcen und Arbeitszeit.
• Manuelle Aufgaben: Viele Unternehmen setzen noch immer ausschließlich auf manuelle Verfahren. Im Logistik-Alltag müssen allerdings strukturierte Daten aus unzähligen Dokumenten, wie z. B. Frachtbriefen, manuell abgeglichen werden, was äußerst zeitaufwändig sein kann. Hier kann die KI mit einer automatisierten End-to-End-Dokumentenverarbeitung sehr hilfreich sein: Sie extrahiert diese Daten und optimiert den Lebenszyklus von Dokumenten, was Ihre Mitarbeitenden erheblich entlastet.

KI + Automatisierung = Intelligent Content Automation

Mit einem modernen, intuitiven ECM-System mit integrierten KI- und Automatisierungsfunktionen – auch Intelligent Content Automation genannt – lassen sich Aufgaben wie beispielsweise die Rechnungsverarbeitung vollständig automatisieren.

Wie genau sieht ein automatisierter, KI-gestützter Rechnungseingangsprozess aus? 

1. Elektronische Rechnungen werden direkt bei Eingang erfasst und gelesen, unabhängig vvom Dateityp oder davon, über welchen Kanal sie eintreffen.
2. Durch den Einsatz neuester Texterkennungs-KI werden alle relevanten Rechnungsdaten automatisch extrahiert und mit den Bestelldaten in Ihrem ERP-System abgeglichen.
3. Im nächsten Schritt erfolgt die Verifizierung: Intelligente Rechnungsautomatisierungs-Software prüft, ob alle Daten korrekt sind, und weist auf fehlende oder falsche Daten hin. Sie können diese Daten dann manuell korrigieren oder validieren. Alternativ stoßen Sie einen Workflow an, damit der Lieferant die Rechnung korrigiert.
4. Für korrekt befundene Rechnungen landen automatisch im Genehmigungs-Workflow. 

Klicken Sie durch diese Demo, um sich einen automatisierten Rechnungsprozess anzusehen.

Die Vorteile: 

Tausende von Rechnungen werden noch am selben Tag verarbeitet, 50 % Zeitersparnis pro Rechnung und vollständige Transparenz und Compliance bei allen Rechnungsprozessen.

Weitere Informationen zu Doxis Intelligent Invoice Automation. 

Herausforderung: Altsysteme stellen ein großes Hindernis für eine Modernisierung dar. Veraltete Systeme verlangsamen nicht nur den Betrieb, sie behindern auch die Produktivität und ihre Wartung kann unglaublich kostspielig sein. Will ein Logistikunternehmen risikofrei skalieren, die Kontinuität des Geschäftsbetriebs gewährleisten und den Betrieb zukunftssicher machen, muss es seine veralteten Informationsmanagementsysteme modernisieren.

Jetzt ist es an der Zeit, ECM-Lösungen der nächsten Generation einzuführen, die sich gut in das vorhandene Ökosystem an IT-Anwendungen integrieren lassen. Viele Logistikunternehmen haben jahrelang in traditionelle IT-Systeme investiert, und neue Technologien in diese Systeme zu integrieren kann komplex und zeitaufwändig sein.Erschwerend kommt hinzu, dass Altsysteme mit einigen neueren Technologien nicht kompatibel sind, sodass deren Potenzial nicht voll ausgeschöpft werden kann.

Diese Unternehmen müssen den Integrationsprozess sorgfältig planen, um einen reibungslosen Übergang und unterbrechungsfreien Betrieb zu gewährleisten.

Lösung: Ein innovatives, modernes System kann für mehr Transparenz im gesamten Unternehmen sorgen, die teamübergreifende Zusammenarbeit optimieren und lässt sich nahtlos in Ihre aktuellen Systeme integrieren, um Ihre Daten zu verbinden. Die Modernisierung Ihrer Altsysteme bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich: 

• Erhöhte Datensicherheit und verbesserte Compliance
• Mehr Anpassungsfähigkeit bei Veränderungen
• Kostenersparnis
• Verbesserte Effizienz 
• Vorteile künstlicher Intelligenz und Automatisierung
• Grenzenlose Skalierbarkeit für Ihr Unternehmen
• Mobile Cloud-Lösungen für die Remote-Arbeit 

Weitere Informationen zur Modernisierung von Altsystemen Lesen Sie unseren Blog.

Herausforderung: Nicht zuletzt steht die Logistikbranche auch vor der Herausforderung des Talentmangels. Angesichts der steigenden Nachfrage nach digitalen Kompetenzen in der Logistik benötigen Unternehmen Fachkräfte beispielsweise für die Bereiche Datenanalyse, künstliche Intelligenz und Robotik.

Diese sind jedoch gar nicht so leicht zu finden. Außerdem müssen Logistikunternehmen angesichts des raschen technologischen Wandels in Weiterbildungen investieren, um das Know-how ihrer Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand zu halten.

Lösung: Umfragen von Qualtrics zufolge sind Beschäftigte 230 % engagierter und bleiben mit 85 % höherer Wahrscheinlichkeit länger als drei Jahre in ihrem Job, wenn sie die für ihre Arbeit erforderlichen Tools erhalten. 

Wie erledigen Ihre Beschäftigen derzeit ihre täglichen Aufgaben? Stehen ihnen die passenden Tools zur Erleichterung ihrer Arbeit zur Verfügung? Mitarbeitende erwarten heute am Arbeitsplatz die gleichen technologischen Standards wie bei den innovativen Apps, die sie in ihrer Freizeit nutzen. Langsame, veraltete Systeme mit eingeschränkter Funktionalität machen einen Betrieb wenig attraktiv.

Ohne die richtigen Tools ist das Arbeiten schwerfällig und die besten Talente, die Sie eigentlich für Ihr Unternehmen im Zeitalter der Digitalisierung anziehen wollen, werden abgeworben. 

Mit der Einführung einer modernen ECM-Lösung können Logistikunternehmen all diese Herausforderungen überwinden. Sie ist für einen wettbewerbsfähigen, effizienten und reibungslosen Betrieb schlicht unerlässlich. Weitere Informationen dazu, wie ein ECM Ihre Logistikprozesse effizienter macht.