Confronté à une transformation rapide, le secteur de la logistique doit aussi faire face à toute une série de défis liés à l’agilité, la visibilité et la durabilité. Relever ces défis et la nécessité d’accélérer leur transformation numérique sont devenus des priorités absolues pour les entreprises de ce secteur. 

Pour assurer la pérennité et la transformation de leurs activités, les entreprises de transport et de services logistiques doivent se digitaliser et davantage automatiser leurs opérations. Elles doivent déployer des solutions numériques transparentes et bien connectées pour que leurs employés accèdent instantanément aux informations importantes et fournissent un service client de grande qualité.

Et que diriez-vous si bon nombre de ces défis pouvaient être relevés grâce à une gestion de contenu d’entreprise (ECM) fiable et moderne ? Cet article de blog se penche sur les défis à relever, la manière de les relever et les avantages substantiels à les relever avec la bonne solution d’ECM.

Défi 1 : le cloisonnement du fonctionnement interne

Défi : dans un marché de plus en plus numérisé et mondialisé, les chaînes d’approvisionnement logistique sont de plus en plus sollicitées pour honorer les commandes rapidement et à un rapport coût/efficacité satisfaisant. Mais lorsque différentes équipes réparties sur différents sites utilisent des systèmes différents, comment travailler rapidement et efficacement, en particulier lorsque l’information est dispersée et difficile à trouver ?

Solution : si vous vous efforcez de décloisonner l’information et d’automatiser vos processus, vous renforcez la résilience de votre entreprise et finissez par obtenir un avantage concurrentiel. En centralisant vos données à l’aide d’un système de gestion de contenu d’entreprise moderne, accessible par tous vos employés et intégré à votre environnement informatique actuel, vous décloisonnez l’information. 

En outre, un ECM moderne peut trouver et analyser l’information, facilitant au passage sa transmission et la collaboration, simplifiant ainsi la recherche d’informations tout en contribuant à optimiser vos opérations logistiques. 

Kombiverkehr, leader européen de la logistique, a amélioré la collaboration entre ses zones de vente et fournit à ses clients un service professionnel plus rapide sur tous les aspects du transport à l’aide de la plateforme d’ECM Doxis Intelligent Content Automation. 

Avec environ 900 000 expéditions par camion par an, il génère des factures contenant jusqu’à 2 000 pages par expédition. Ces envois doivent arriver sans retard dû au manque de certains documents douaniers, et les partenaires commerciaux doivent être informés de manière proactive de l’état de leurs marchandises et des dommages éventuels. L’automatisation du traitement des factures entrantes s’est avérée cruciale pour assurer la transparence de tous les processus de facturation de Kombiverkehr et lui permettre de rester organisé et de respecter ses délais en l’aidant à automatiser ses tâches manuelles, à gagner du temps et à rester en conformité avec les réglementations.

« Avec Doxis, nous avons mis en place une solution d’ECM SaaS pérenne, qui nous permet d’assurer la continuité de nos activités et de fournir rapidement les documents douaniers. Notre service à la clientèle s’en trouve amélioré et nous réduisons les éventuels risques pour nos clients », déclare Christian Franz, directeur commercial de Kombiverkehr.

Défi 2 : la gestion et la sécurité des données

Défi : L’information est le carburant de la filière logistique. Tout ce que nous portons, mangeons, consommons et rencontrons nécessite d’être produit, stocké, transporté et acheté. Dans ce contexte, il suffit de penser au volume de données que les logisticiens traitent au quotidien. Les données constituent l’élément de base numéro un de la logistique et le resteront dans un avenir prévisible.

Face à l’essor du commerce, il faudra traiter encore plus de données. Le stockage et l’accès systématique à cette information deviennent donc encore plus difficiles, surtout lorsqu’elle est segmentée et sauvegardée à différents endroits. 

L’ampleur de la gestion des données ainsi que leur saisie et leur traitement manuels entraînent des erreurs qui peuvent nuire à l’objectif d’améliorer l’expérience client. Une solution moderne de gestion de contenu d’entreprise, taillée pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement et la logistique, est indispensable pour respecter les normes de gestion de données, répondre aux attentes des clients et transformer ces données en informations exploitables afin d’éclairer les décisions futures.

Solution : une solution d’ECM moderne vous aide non seulement à optimiser le stockage et la gestion de vos archives de données de plus en plus nombreuses, mais elle peut également interconnecter vos sources de données fragmentées pour vous fournir une vue d’ensemble claire de l’activité de votre entreprise.

Disposer d’une « source unique de vérité » vous donne une image en temps réel de l’ensemble de vos opérations et permet de respecter les normes de gestion des données, afin que votre entreprise puisse rester en conformité et répondre aux attentes des clients. 

Défi 3 : le manque d’automatisation des processus  

Défi : les opérations logistiques à forte intensité de main-d’œuvre et pilotées par les humains ne sont pas seulement chronophages, elles peuvent aussi être sujettes à des erreurs et s’avérer inefficaces. Pour répondre aux exigences croissantes des clients, les spécialistes de la logistique doivent étudier les solutions d’automatisation afin d’économiser du temps, de l’argent et des ressources. La logistique étant l’un des secteurs les plus dépendants du traitement de documents papier, l’automatisation ne doit pas être un pis-aller.  

Solution : les prestataires de services logistiques doivent étudier le déploiement d’un logiciel de gestion de contenu d’entreprise basé sur l’IA pour automatiser les tâches et les flux de travail des processus documentaires. Alors que le secteur de la logistique continue de se développer, conjuguer expertise humaine, IA et automatisation peut faciliter de relever les défis qui s’imposent en toute confiance et d’améliorer l’efficacité.

La puissance de l’IA

Selon les estimations de McKinsey, les entreprises de logistique généreront une valeur économique de 1 300 à 2 000 milliards de dollars par an au cours des 20 prochaines années en intégrant l’IA dans leurs processus. Quels résultats les entreprises de logistique peuvent-elles escompter de l’IA ?

• Prévision de la demande : les fonctionnalités d’IA permettent de tirer des enseignements à partir de données en temps réel utilisables pour prédire et gérer les attentes des clients. L’IA peut s’avérer d’une grande aide pour gagner en précision, optimiser la planification, gérer efficacement les coûts et améliorer la satisfaction des clients en prenant des décisions qui contribuent à répondre à leurs demandes.
• Planification de la chaîne d’approvisionnement : l’IA facilitant l’analyse de la demande en temps réel, les logisticiens sont en mesure de mettre dynamiquement à jour les paramètres de planification de leur approvisionnement pour optimiser la fluidité de la chaîne d’approvisionnement. Grâce à la planification dynamique de l’approvisionnement, ils sollicitent moins de ressources et réduisent au final les quantités de déchets.
• Tâches manuelles : de nombreuses entreprises suivent encore des procédures papier. Dans le domaine de la logistique, où l’on trouve de nombreux documents tels que les lettres de voiture dont les données structurées doivent être extraites manuellement, elles peuvent réclamer énormément de temps. L’IA peut vraiment automatiser le traitement des documents de bout en bout, en rationalisant le cycle de vie de vos documents et en réduisant considérablement la charge de travail de vos employés.

Conjuguer IA et automatisation : l’automatisation intelligente du contenu

Un ECM moderne et intuitif, doté de fonctionnalités d’IA et d’automatisation (également connues sous l’appellation anglaise Intelligent Content Automation), peut entièrement automatiser certaines tâches comme le traitement des factures.

À quoi ressemble exactement un processus de traitement des factures entrantes, entièrement automatisé et reposant sur l’IA ? 

1. Les factures électroniques sont saisies et lues dès réception, indépendamment du canal de réception ou du type de fichier.
2. En s’appuyant sur les dernières technologies d’intelligence artificielle conçues pour la reconnaissance de caractères, toutes les données de la facture sont automatiquement extraites et validées par rapport aux données de la commande figurant dans votre ERP.
3. L’étape suivante... la vérification. Le logiciel d’automatisation des factures vérifie que toutes les données sont correctes et signale toute donnée manquante ou erronée. Si un élément est incorrect, vous pouvez le corriger. Vous pouvez également déclencher un flux de travail pour que le fournisseur rectifie la facture.
4. Si la facture est conforme, elle intègre automatiquement le processus d’approbation. 

Faites directement l’expérience de l’automatisation du traitement des factures en visualisant cette démonstration !

Avantages ?  

Traitement de milliers de factures le jour même, gain de temps de 50 % par facture, transparence et conformité totales de tous vos processus de traitement de factures.

Plus d’informations sur Doxis Intelligent Invoice Automation. 

Défi 4 : la dépendance à l’égard des systèmes legacy

Défi : les systèmes en place constituent un obstacle majeur au progrès. Les logiciels vieillissants ne ralentissent pas seulement le fonctionnement de l’entreprise, ils freinent aussi considérablement la productivité, et leur maintenance peut s’avérer incroyablement coûteuse. Pour se développer sans risque et garantir la continuité et la pérennité de ses activités, le secteur de la logistique doit moderniser ses systèmes de gestion de l’information en service. 

Le moment est venu pour les entreprises de cette filière d’adopter les ECM de dernière génération, capables de parfaitement s’intégrer au reste de l’écosystème des applicatifs IT. De nombreuses sociétés de transport et de services logistiques ont investi dans des systèmes informatiques traditionnels au fil des ans. Or, l’intégration de nouvelles technologies dans ces systèmes peut s’avérer complexe et chronophage. Pour compliquer encore les choses, les systèmes existants peuvent ne pas être compatibles avec certaines technologies plus récentes, rendant difficile l’exploitation de tout leur potentiel.

Les entreprises de logistique doivent donc planifier et mettre en œuvre le processus d’intégration avec soin, afin de garantir une transition en douceur et le maintien de leur fonctionnement normal.

Solution : un ECM moderne et innovant permet d’obtenir une visibilité parfaite de l’ensemble de l’entreprise, de rationaliser et de simplifier la collaboration entre les équipes et de s’intégrer en toute transparence à vos systèmes actuels pour connecter vos données. La modernisation de vos systèmes existants présente de nombreux avantages : 

• Renforcement de la sécurité des données et de la conformité
• Plus grande flexibilité d’adaptation aux évolutions sectorielles et circonstancielles
• Réduction des coûts
• Amélioration de l’efficacité 
• Accès aux technologies d’intelligence artificielle et d’automatisation
• Aucune limite au développement de votre entreprise
• Solutions cloud mobiles pour le télétravail 

Envie d’en savoir plus sur la modernisation des applicatifs legacy ?Consultez notre blog.

Défi 5 : la pénurie de main-d’œuvre qualifiée

Défi : enfin, le secteur de la logistique est également confronté à une pénurie de talents. Face à la demande croissante de compétences numériques dans le domaine de la logistique, les logisticiens doivent attirer et retenir les candidats dotés de l’expertise indispensable dans des domaines tels que l’analyse de données, l’intelligence artificielle et la robotique.

Or, ces compétences étant rares, ils peuvent peiner à trouver les talents dont ils ont besoin. En outre, la rapidité de l’évolution technologique dans le domaine de la logistique oblige les entreprises du secteur à investir dans la formation continue et le perfectionnement professionnel, afin de maintenir les compétences de leurs employés à jour.

Solution : Selon une étude de Qualtrics, les salariés sont 230 % plus investis et 85 % plus susceptibles de rester en poste au-delà de trois ans s’ils disposent des outils technologiques nécessaires à l’accomplissement de leurs missions. 

Pensez à la manière dont vos employés accomplissent actuellement leurs tâches quotidiennes : disposent-ils des bons outils pour s’épanouir dans leur fonction et faciliter leur travail ? Alors que les innovations technologiques s’intègrent de manière plus transparente dans notre vie privée, les salariés s’attendent à retrouver les mêmes standards technologiques au travail et n’ont guère envie d’utiliser des logiciels lents aux fonctionnalités et à l’assistance technique insuffisantes.

Ne pas disposer des bons outils ou utiliser des solutions obsolètes rend le travail difficile et fait fuir les meilleurs talents que les entreprises veulent attirer à l’ère de la transformation numérique. 

L’adoption de solutions d’ECM modernes permet de relever tous ces défis auxquels les spécialistes de la logistique font face et s’avère cruciale pour assurer la compétitivité, l’efficacité et la fluidité des opérations. Découvrez en détail les apports d’un ECM pour votre entreprise de logistique.