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Doxis News: Lassen Sie Ihr Informationsmanagement aufblühen!

Bärbel Heuser-Roth

Der Frühling ist da! Was vor kurzem noch grau und kahl war, explodiert nun geradezu in frischem Grün und bunter Blütenpracht. Lassen Sie sich von der Aufbruchstimmung in der Natur inspirieren und verhelfen Sie Ihrem Dokumenten- und Prozessmanagement mit modernster Software-Technologie zu einem frühlingshaften Neuanfang. Mit vielen spannenden Innovationen für Intelligent Content Automation unterstützen wir Sie bei der Transformation.

„KI ist überall“ haben wir Ihnen im letzten Doxis-News-Artikel versprochen – und zeigen Ihnen in diesem Artikel, neben vielen weiteren Neuheiten, neue Beispiele für den smarten Einsatz von KI in Doxis Intelligent Content Automation (ICA). Hier sind einige Highlights des Doxis 24.1-Release, die wir Ihnen näher vorstellen möchten:

Keine Zeit zum Aufräumen? KI-basierte Fast Starter helfen 

Stapeln sich bei Ihnen Dokumente und E-Mails, die zu den passenden Projekten abgelegt werden müssten, aber Sie können nicht Stunden mit Aufräumen und Einsortieren verbringen? Dann empfehlen wir Ihnen unsere intelligenten Helfer für Ihren digitalen Frühjahrsputz: Mit Doxis Fast Startern können Sie KI-gestützte Templates für sich arbeiten lassen! Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Platz, an dem sie einfach alle Dokumente abladen und ein fleißiger Helfer im Hintergrund sortiert, speichert und taggt sie für Sie. Genau dafür sind die neuen, KI-basierten Doxis Prompt Fast Starter da, z.B. der Customer Prompt. Auf einer Dropzone im Customer Workspace lassen Sie kundenbezogene Dokumente und E-Mails einfach fallen: Verträge? Sind fein säuberlich den Kunden zugeordnet. E-Mails? Nahtlos katalogisiert. Berichte? Ordnungsgemäß sortiert. Und Ihre To-Do-Liste ist auch aktualisiert. So einfach kann es sein? Ja, so einfach! Doxis und Generative AI machen es möglich. Die ersten Prompt Fast Starter ergänzen Doxis Workspaces für Customer, Opportunity, Sales Order und Service Case um KI-basierte Dropzones. Weitere folgen. 

Ziehen Sie Ihre Dokumente auf die AI Dropzone und sie werden automatisch verarbeitet 

Nehmen Sie Ihr Doxis einfach mit! 

Neue Kontakte knüpfen und vertiefen – das geht in persönlichen Treffen mit Geschäftspartnern doch viel besser als in Zoom- oder Teams-Meetings. Auf Ihr Doxis brauchen Sie dabei auch auf Reisen nicht zu verzichten. Mit Doxis mobileCube haben Sie auch unterwegs Ihre Dokumente, Vorgänge und Workspaces immer dabei. Die aufgeräumte, auf die mobile Nutzung zugeschnittene Oberfläche des Doxis Mobil-Clients macht es Ihnen leicht, via Smartphone und Tablet mühelos auf Ihre Inhalte in Doxis zuzugreifen. Gleich oben auf dem Startbildschirm können Sie über den Schnelleinstieg wichtige Bereiche wie Kontakte, Business Partner Workspaces oder verknüpfte Applikationen erreichen. Sie öffnen z.B. eine Kundenakte, wechseln mühelos zwischen den Registern und öffnen Dokumente, in denen Ihnen per Zoom-Funktion auch kleinere Details nicht entgehen. Favoriten und vor kurzem genutzte Objekte sind ebenfalls sofort auf dem Home-Bildschirm erreichbar. So haben Sie auch beim Kundentermin alle wichtigen Informationen im Blick.

So einfach nutzen Sie Doxis mobileCube auf Ihrem Smartphone

So einfach nutzen Sie Doxis mobileCube auf Ihrem Smartphone

Effizientes Invoice-Management für SAP & SAP Fiori 

Viele SAP-Anwender möchten Eingangsrechnungen innerhalb ihres SAP-Systems verarbeiten. Für sie haben wir Doxis Intelligent Purchase-to-pay Automation for SAP entwickelt. Die Doxis Business Solution automatisiert zeitaufwändige Tätigkeiten wie die Erfassung und Validierung von Rechnungsdaten. Freigabe-Apps machen Rechnungsprüfung und -genehmigung zum Kinderspiel. Das integrierte Rechnungseingangsbuch hilft Ihnen dabei, jederzeit den aktuellen Status Ihrer Kreditorenrechnungen im Blick zu haben. Es steht Ihnen in der Standard-SAP-GUI und nun auch in SAP Fiori zur Verfügung.  

SAP Fiori-Nutzer werden sich außerdem über neue Features freuen, die die Validierung von Rechnungsdaten weiter automatisieren. Die neue Lernfunktion „merkt sich“ manuell korrigierte Werte und wendet sie beim nächsten Fall automatisch an. Varianten im Layout von Rechnungsbelegen lassen sich speichern. So werden sie im nächsten Durchlauf zuverlässig wiedererkannt.  

SAP GUI-Benutzer kommen im neuen Release ebenfalls nicht zu kurz. Sie können Sammelrechnungen jetzt einfacher aufsplitten und an Wareneingangspositionen anpassen. Eine Besonderheit bei Rechnungen an skandinavische Kunden sind die dort enthaltenen internationalen Zahlungsreferenznummern. Sie mussten bisher manuell bei der Rechnungserfassung eingetragen werden. Im neuen Release werden sie nun automatisiert erfasst. 

Alle Rechnungen im Blick mit dem Rechnungseingangsbuch in SAP Fiori 

Smarte Neuerungen für Vertragsmanager 

Pflegen Sie die Kontaktdaten Ihrer Geschäftspartner bei Kunden und Lieferanten in Ihren ERP- und CRM-Systemen? Dann können Sie beim Vertragsmanagement mit Doxis viel Zeit sparen. Kontakte aus den führenden Systemen lassen sich mit Doxis Contract Lifecycle Management synchronisieren. SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics 365 Sales und Microsoft Dynamics 365 F&SCM werden schon im Standard unterstützt. Weitere sind möglich. Dadurch können Sie die Daten einfach in Doxis als Vertragspartner auswählen. Im Handumdrehen legen Sie einen neuen Vertrag ab und vermeiden Tippfehler und Dubletten bei der Neuanlage von Vertragspartnerdaten.   

Neue Vertragsakte für Lizenzvertrag anlegen und auf die automatisch synchronisierten Lieferantendaten aus dem ERP-System zugreifen

Fazit

Doxis ICA 01/2024 gibt Ihnen Schub für Ihr Informationsmanagement: Neue KI-gestützte Anwendungen wie die Prompt Fast Starter nehmen Ihnen immer mehr lästige Tätigkeiten ab. Doxis ICA schlägt Brücken zu Ihren Best-of-Breed-Systemen, damit Sie Ihre Daten systemunabhängig z.B. im Vertragsmanagement nutzen können. Intelligent Content Automation für Ihr Invoice Management sorgt für reibungslose Abläufe und Transparenz. Der Frühling ist eine Zeit des Neubeginns, aber Doxis 01/2024 ist erst der Anfang. Drei weitere Releases stehen in diesem Jahr noch bevor! 

Bärbel Heuser-Roth

Bärbel Heuser-Roth beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Informationslogistik, Prozessmanagement und Compliance-Themen sowie den Einsatzmöglichkeiten intelligenter Verfahren zur automatisierten Erschließung von[nbsp]Informationen. Dazu gehören auch die Untersuchung und Dokumentation[nbsp]verschiedenster Enterprise Content Management-Projekte in Unternehmen[nbsp]und Organisationen.

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