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Digitale Rechnungsprüfung

Warum die KI zum Must-have wird

Künstliche Intelligenz als Unterstützung in der digitalen Rechnungsprüfung erweist sich als unverzichtbares Werkzeug und revolutioniert den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung.

In diesem Artikel beleuchten wir die verschiedenen Aspekte der Rechnungsprüfung und warum die Integration von KI-Lösungen so wichtig ist, um sich zu einem zukunftssicheren und resilienten Unternehmen zu entwickeln.

Digitales Rechnungseingangsbuch

Arten der Rechnungsprüfung

Es gibt zwei Arten der Rechnungsprüfung:

  • Die formelle Prüfung
  • Die sachliche Prüfung

Die formelle Rechnungsprüfung dient der Kontrolle der Pflichtangaben – also der Angaben, die auf jeder Rechnung enthalten sein müssen. Die sachliche (oder inhaltliche) Rechnungsprüfung kontrolliert, ob die erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren korrekt in Rechnung gestellt wurden.

Formelle Rechnungsprüfung

Die formelle Rechnungsprüfung ist immer der erste Schritt, wenn Sie Eingangsrechnungen überprüfen. Sie stellen sicher, dass die Rechnung alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) enthält. Dazu gehören unter anderem Angaben zum Rechnungsaussteller* und -empfänger, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum sowie Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.

Formelle Rechnungsprüfung: Checkliste

  • Rechnungssteller: Firma und Anschrift
  • Rechnungsempfänger: Firma und Anschrift
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungssteller: Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
  • Entgeltminderungen (z. B. Skonti oder Rabatte)

Sachliche Rechnungsprüfung

Die sachliche Rechnungsprüfung dient der qualitativen Kontrolle. Wurde beispielsweise nur das in Rechnung gestellt, was tatsächlich (und pünktlich) geliefert wurde?

Sachliche Rechnungsprüfung: Checkliste

  • Abgleich mit der Auftragsbestätigung: Wurde berechnet, was Sie angefordert haben?
  • Abgleich mit dem Bestelleingang: Wurde berechnet, was tatsächlich eingegangen ist?
  • Sind alle Konditionen eingehalten und Rabatte berücksichtigt?
  • Entspricht der Umsatzsteuerausweis den gesetzlichen Anforderungen?
  • Sind ausreichende Unterlagen vorhanden, um die in der Rechnung aufgeführten Transaktionen zu belegen?

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Digitalisierung der Rechnungsprüfung

Hey Doxi, wie wird eine Rechnungsprüfung digitalisiert?

Hier sind 7 Schritte zur Digitalisierung der Rechnungsprüfung:

Eine manuelle Prüfung von Eingangsrechnungen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Ein digitaler Rechnungsworkflow gehört daher in die Digitalisierungsstrategie eines jeden Unternehmens. Er beginnt mit dem digitalen Posteingang und endet in einem revisionssicheren Archiv eines zertifizierten Dokumentenmanagement-System (DMS). Sehen wir uns den Prozess genauer an:

  1. Rechnungseingang und Digitalisierung: Eingehende Papierrechnungen werden gescannt und als PDF an das DMS übergeben. Rechnungen, die bereits in digitaler Form (beispielsweise per E-Mail) eingehen, holt das DMS über Schnittstellen direkt selbstständig und voll automatisiert ab. Das kann beispielsweise ein unternehmensweites Postfach für Rechnungen in Outlook sein. Über die Microsoft Office 365 Schnittstelle zieht sich das DMS die Dokumente und übergibt sie dem Rechnungsworkflow.
  2. Extraktion der Rechnungsdaten: Durch die OCR-Texterkennung macht das DMS alle Informationen der gescannten Rechnung nutzbar. Anschließend erfasst es automatisch sämtliche relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferdatum und Artikel und legt diese als strukturierte Metadaten ab. Geht die Rechnung digital in Form einer XRechnung oder ZUGFeRD ein, werden die Metadaten bereits strukturiert mitgeliefert.
  3. Eintragung ins digitale Rechnungseingangsbuch: Alle eingehenden Rechnungen sind chronologisch im digitalen Rechnungseingangsbuch zur weiteren Verarbeitung abgelegt.
  4. Formelle und sachliche Prüfung: Ein Mitarbeiter der Buchhaltung prüft die Rechnung auf Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben. Es erfolgt zudem der Abgleich mit der Auftragsbestätigung und dem Bestelleingang.
  5. Freigabe durch den berechtigten Mitarbeiter: Bevor die Buchung erfolgt, muss die Rechnung durch einen Mitarbeiter freigegeben werden. Dies ist in der Regel ein Mitarbeiter im Einkauf oder ein berechtigter Mitarbeiter der Abteilung, welche die Bestellung in Auftrag gegeben hat. Bei Dunkelbuchungen, in der Regel Rechnungen mit einem geringen Rechnungsbetrag, entfällt die Rechnungsprüfung und die Rechnung wird unmittelbar nach der Rechnungsfreigabe gebucht.
  6. Buchung der Rechnung: Die Rechnung wird im Buchhaltungssystem erfasst, offiziell zur Zahlung freigegeben und durch einen Mitarbeiter gebucht.
  7. Revisionssichere Archivierung: Nach der Buchung werden alle relevanten Dokumente (Rechnung, Auftragsbestätigung, Lieferschein) in den inaktiven Status gebracht und liegen somit unveränderbar und revisionssicher archiviert im DMS vor. Berechtigte haben weiterhin einen Lesezugriff, Änderungen sind nicht mehr möglich.

Durch die Digitalisierung des Prozesses der Rechnungsprüfung steigern Sie Ihre Effizienz und reduzieren die Fehlerquote erheblich. Zusätzlich gewährleisten Sie eine lückenlose Dokumentation für zukünftige Referenzen und mögliche Revisionen.

KI – die Zukunft der digitalen Rechnungsprüfung

Gehen wir noch einen Schritt weiter: Mit einem KI-gestützten Enterprise Content Management System (ECM) wie Doxis vereinfacht sich Ihre digitale Rechnungsprüfung zusätzlich, da manuelle Arbeitsschritte komplett entfallen:

  • KI-unterstützte Datenauslesung und automatische Rechnungserfassung: Die KI extrahiert und erfasst Daten automatisch, selbst bei schwer lesbaren Passagen.
  • KI-basierter Rechnungsdatenabgleich mit Bestelldaten im ERP-System: Die intelligente Plattform gleicht Rechnungs- und Bestelldaten ab und minimiert Fehlerquellen.
  • Vollautomatisierte Rechnungsprüfung und Fehlerbehandlung: Die KI übernimmt die Prüfung, macht fehlende Informationen sichtbar und ermöglicht direkte Korrekturen.
  • Lernfähige KI für optimierte Prüfprozesse: Die KI verbessert ihre Prüfungen mit jeder neuen Rechnung.
  • Nahtloser Übergang in den Freigabeprozess mit intelligenter Aufgabenverteilung: Doxis leitet die Rechnung automatisch an den richtigen Bearbeiter weiter, auch unter Berücksichtigung von Vertretungsregelungen.

KI-basierte Rechnungsprüfung: Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick

  • Extrem schneller Prozess: ✓ Zeitersparnis von über 50 %
  • Sehr sicherer Prozess: ✓ Keine Medienbrüche ✓ keine Tippfehler ✓ sekundenschneller Abgleich mit der Auftragsbestätigung
  • Kostengünstiger Prozess: ✓ Nur bezahlen, was geliefert wurde ✓ Einhaltung von Skontofristen ✓ keine versäumten Zahlungsfristen und Mahngebühren

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Warum KI in der Rechnungsprüfung ein Must-have ist

Künstliche Intelligenz ist in der modernen Geschäftswelt ein notwendiger Schritt, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Effizienz der eigenen Arbeitsabläufe auf ein neues Level zu heben. Durch den gezielten Einsatz von KI revolutionieren Sie Ihre Rechnungsprüfung und geben einen entscheidenden Impuls für den gesamten Unternehmenserfolg.

Eine sorgfältige Rechnungsprüfung ist die Basis für viele weitere Prozesse im Unternehmen. Wer hier künstliche Intelligenz integriert, gestaltet seine Abläufe von Grund auf neu und eröffnet sich ein breites Spektrum an Möglichkeiten, seine Ressourcen effizienter zu nutzen.

Häufig gestellte Fragen zur digitalen Rechnungsprüfung

Welche Vorteile bietet die digitale Rechnungsprüfung?
Eine digitale Rechnungsprüfung gewährleistet eine effiziente und präzise Überprüfung von Eingangsrechnungen, senkt die Fehlerquote deutlich, spart Kosten und ermöglicht eine revisionssichere Archivierung für spätere Nachweise und eventuelle Betriebsprüfungen.
Was gehört alles zur Rechnungsprüfung?
Die Rechnungsprüfung umfasst zwei entscheidende Schritte: die formelle und die sachliche Prüfung. Die formelle Prüfung kontrolliert die notwendigen Angaben auf der Rechnung. Die sachliche Prüfung bewertet die Rechtfertigung der Rechnung und die ordnungsgemäße Erbringung der Leistungen.
Wie erfolgt die Rechnungsprüfung?
Die Rechnungsprüfung umfasst die gründliche Überprüfung aller Angaben einer eingehenden Rechnung, darunter Firmierung, Steuersätze und Mengen. Wenn alles korrekt ist, erfolgt die Freigabe der Rechnung und die weiteren Prozessschritte (Buchung und revisionssichere Archivierung) nehmen ihren Lauf.
Wie lange dauert eine Rechnungsprüfung?
Die Rechnungsprüfung wird durch den Einsatz digitaler Lösungen deutlich verkürzt. Im Idealfall beschleunigt sich der Prozess um etwa 50 Prozent – abhängig von der Komplexität der Rechnung und der Effizienz der Software.
Was ist eine formelle Rechnungsprüfung?
Die formelle Rechnungsprüfung ist der erste Schritt bei der Überprüfung von Eingangsrechnungen. Hier stellen Sie sicher, dass die Rechnung alle erforderlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) enthält.
Was ist eine sachliche Rechnungsprüfung?
Die sachliche Rechnungsprüfung ist die zweite Stufe der Prüfung von Eingangsrechnungen. Dabei wird kontrolliert, ob die erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren korrekt in Rechnung gestellt wurden.
Wie hilft KI bei der Rechnungsprüfung?
KI erleichtert die Rechnungsprüfung, indem sie gezielt wichtige Informationen aus den Rechnungen extrahiert, automatisch Daten abgleicht und Fehler korrigiert. Zudem initiiert sie unmittelbar anschließende Schritte, was die Effizienz und Präzision des gesamten Prozesses maßgeblich verbessert.

ECM PlattformRechnungseingang

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