E-Invoicing 2026: Warum Belgien und Polen Unternehmen vor zwei völlig neue Pflichten stellen

2026 wird zu einem wichtigen Jahr für die europäische Rechnungsstellung. Belgien und Polen führen zeitgleich verpflichtendes E-Invoicing ein – allerdings mit zwei grundverschiedenen Systemarchitekturen. Belgien setzt auf das Peppol-Netzwerk, ein europaweit wachsendes Framework für strukturierte Rechnungen. Polen führt parallel das zentrale KSeF-System ein, das Rechnungen nicht nur übermittelt, sondern in Echtzeit validiert und perspektivisch auch steuerliche Meldeprozesse integriert.

Zwei gegensätzliche Ansätze, ein gemeinsamer Handlungsdruck

Diese technologische Divergenz ist ein strategischer Einschnitt. Während Peppol auf UBL-Strukturen und dezentrale Access Points setzt, basiert KSeF auf einem proprietären XML-Format, staatlicher API-Kommunikation und der Vergabe behördlicher Identifikationsnummern. Die beiden Modelle stehen damit für zwei Pole der europäischen Entwicklung: Interoperabilität auf der einen und staatlich gesteuerte Zentralisierung auf der anderen Seite.

Für Unternehmen bedeutet das: Eine europaweit einheitliche Umsetzung ist 2026 fern. Compliance erfordert die Fähigkeit, beide Modelle parallel zu betreiben – mit eigenen Validierungsregeln, Datenlogiken und Übertragungswegen. Damit verschiebt sich E-Invoicing vom reinen IT-Thema hin zu einem strategischen Infrastrukturprojekt.

Belgien setzt ab Januar 2026 vollständig auf Peppol und damit auf ein Modell, das auf einer strukturierten UBL-Basis aufbaut, aber durch nationale Varianten technisch anspruchsvoller ist als gedacht. Peppol BIS Billing 3.0 definiert die gemeinsame XML-Struktur, doch jedes Land ergänzt eigene Anwendungsfälle (sigenannte CIUS) und Validierungsregeln. Diese beeinflussen, welche Pflichtfelder gelten und welche Prüfmechanismen greifen.

Standardisiert im Kern – komplex in den Details

Die Stärke von Peppol liegt in seiner Standardisierung und Skalierbarkeit. Wer einmal über einen Access Point angebunden ist, kann damit eine Vielzahl europäischer Länder bedienen. Die verbleibenden Länderspezifika machen nur einen geringen Teil des Formats aus und lassen sich vergleichsweise schnell pflegen – deutlich effizienter als individuelle, proprietäre Schnittstellen je Land aufzubauen.

Trotzdem bleibt Peppol ein System mit eigener Komplexität. Zertifikatslogiken, Antwortnachrichten, Validierungsprofile und nationale Ausprägungen erfordern eine saubere technische Umsetzung. Richtig eingesetzt reduziert Peppol den Integrationsaufwand erheblich und ermöglicht die konsistente Übermittlung strukturierter Rechnungen über Ländergrenzen hinweg. Belgien wird damit 2026 zu einem der wichtigsten Treiber des standardisierten E-Invoicing in Europa.

Während Belgien auf ein Netzwerk setzt, verfolgt Polen mit KSeF einen entgegengesetzten Ansatz. Das System arbeitet als staatlich kontrolliertes Meldesystem, das Rechnungen vollständig validiert, bevor sie steuerlich wirksam werden. Grundlage ist ein proprietäres XML-Format (FA_VAT) mit festen Pflichtfeldern, klar definierten Strukturen und eindeutigen Referenzlogiken.

Echtzeitvalidierung als neue Grundlogik

KSeF ist kein reiner Übertragungskanal, sondern ein Echtzeitprüfsystem. Jede Rechnung erhält erst nach erfolgreicher Validierung eine behördliche KSeF-ID, die anschließend wieder im ERP-System gespeichert werden muss. Da SAP hierfür keine vordefinierten Felder bereitstellt, sind Erweiterungen notwendig.

Steuerreporting inklusive – und dynamische Updates

Polen plant, über KSeF künftig auch E-Reporting-Funktionen abzuwickeln. Welche Anpassungen dafür nötig sind, wird regelmäßig durch die Finanzbehörde festgelegt – häufig kurzfristig. Für die Umsetzung zeigt sich, dass die Systemarchitektur flexibel genug sein muss, um unterjährige Änderungen zuverlässig zu verarbeiten.

Damit steht KSeF exemplarisch für eine stärker zentralisierte und zugleich dynamische Form der europäischen Regulierung. Der Unterschied zu Peppol könnte kaum größer sein. Genau deshalb gilt Polen 2026 als Modellfall für zentralisiertes E-Invoicing.

Obwohl sowohl Belgien als auch Polen auf EN 16931 verweisen, zeigt sich in der Anwendung ein deutlich differenziertes Bild. Die Norm dient als strukturelle Leitplanke, legt jedoch weder verbindliche Pflichtfelder noch spezifische Validierungslogiken fest. Dadurch entsteht Raum für nationale Ausprägungen, die in der Praxis zu erheblichen Unterschieden führen.

Im Peppol-Umfeld nutzen alle Länder dieselbe UBL-Basis, erweitern sie aber um eigene CIUS und Validierungsregeln, die sich teilweise deutlich unterscheiden. Polen geht einen anderen Weg: Dort dient EN 16931 nur als konzeptioneller Rahmen, aus dem ein vollständig eigenes XML-Format abgeleitet wurde.

Die entscheidende Erkenntnis lautet: Trotz eines gemeinsamen europäischen Standards bleibt E-Invoicing in Europa fragmentiert. Unterschiede bei Pflichtfeldern, Steuerlogik, Adressstrukturen oder Response-Codes erhöhen den Aufwand für Mapping und Validierung. Ohne intelligente Konvertierungs- und Regelwerke ist eine konsistente Umsetzung über Ländergrenzen hinweg kaum realisierbar.

Belgien und Polen zeigen 2026 zwei entgegengesetzte Wege der elektronischen Rechnungsstellung – technisch wie organisatorisch. Peppol basiert auf einer dezentralen Netzwerklogik: Unternehmen übermitteln Rechnungen an einen Access Point, der das Peppol BIS Billing 3.0-Format validiert und weiterleitet. Die zugrunde liegende UBL-Struktur ist europaweit definiert, wird jedoch durch nationale CIUS ergänzt, die Pflichtfelder und Validierungsregeln präzisieren.

Zentralisierte Prüfung trifft auf dezentrale Interoperabilität

KSeF dagegen verfolgt ein zentralisiertes Regierungsmodell. Jede Rechnung wird über eine staatliche API eingereicht, in Echtzeit geprüft und mit einer behördlichen Identifikationsnummer versehen. Die festen XML-Strukturen und Protokollanforderungen geben wenig Spielraum für Abweichungen. KSeF agiert zusätzlich als steuerliche Drehscheibe, da künftige Reporting-Funktionen ebenfalls integriert werden.

Der Vergleich zeigt zwei Extreme: Peppol ermöglicht europaweite Interoperabilität auf Basis standardisierter Strukturen, bringt aber technische Komplexität durch Zertifikate, Antwortmeldungen und nationale Varianten mit sich. KSeF ist eindeutig definiert, dafür jedoch eng reguliert und abhängig von staatlichen Updates.

Beide Modelle setzen klare Signale für die europäische Entwicklung. Die Zukunft liegt in der parallelen Unterstützung unterschiedlicher Formate und Übertragungswege.

Da Peppol und KSeF zwei sehr unterschiedliche technische Welten darstellen, genügt kein einheitlicher Ansatz. Unternehmen benötigen Architekturen, die sowohl Netzwerkstandards als auch staatlich gesteuerte Systeme unterstützen.

Ein hybrides Modell kombiniert zentrale Steuerung, länderspezifische Logiken und flexible Anbindungen. Es schafft die Voraussetzung, um Formate und Validierungsregeln beider Systeme zuverlässig zu verarbeiten. Ein E-Invoicing-Hub übernimmt Routing, Konvertierung und Monitoring; Regelwerke je Land sorgen dafür, dass neue Anforderungen schnell eingepflegt werden können.

Das Ergebnis ist eine Architektur, die auch dann stabil bleibt, wenn neue Märkte hinzukommen oder nationale Vorgaben kurzfristig angepasst werden. Gerade in einem Umfeld, in dem sowohl Peppol-Profile als auch KSeF-Anforderungen regelmäßig aktualisiert werden, bietet dieser Ansatz die notwendige Stabilität und Skalierbarkeit.

Die parallele Einführung von Peppol und KSeF stellt SAP-Landschaften vor technische Herausforderungen, die sich im Standard kaum abbilden lassen. SAP bietet zwar grundlegende Funktionen für elektronische Rechnungen, doch viele länderspezifische Anforderungen gehen darüber hinaus.

Länderspezifika sprengen die SAP-Standardlogik

Ein Beispiel dafür ist die KSeF-ID, die erst nach der Meldung vergeben wird und anschließend im System gespeichert werden muss. SAP stellt im Standard für solche Felder keine passenden Strukturen bereit, sodass Anpassungen und Erweiterungen notwendig sind. Auch für Peppol endet der Standard früh: Nationale CIUS, zusätzliche Validierungen oder Format-Mappings erfordern flexible Regelwerke, die zentral gepflegt und kurzfristig angepasst werden können.

Add-on-Hersteller reagieren darauf, indem sie Mapping- und Länderspezifika in die Cloud verlagern. Diese Auslagerung ermöglicht schnellere Anpassungen und reduziert Eingriffe ins ERP-System.

Warum Erweiterungen unverzichtbar werden

Weitere Anforderungen wie API-Kommunikation, Zertifikatsmanagement oder die Verarbeitung von Response Codes liegen ebenfalls außerhalb der SAP-Bordmittel. Unternehmen benötigen daher Erweiterungen, die diese Prozesse zuverlässig abdecken und sich nahtlos in das SAP-Umfeld integrieren lassen.

So entsteht eine technische Basis, die Peppol und KSeF stabil unterstützt und gleichzeitig Raum für zukünftige regulatorische Entwicklungen lässt.

Technologie entscheidet über die Fähigkeit zur Anbindung, doch die Datenqualität bestimmt, ob Prozesse im Alltag stabil laufen. Stammdaten sind im internationalen E-Invoicing ein zentraler Hebel für geringe Fehlerraten und korrekte steuerliche Verarbeitung.

Fehlerhafte Umsatzsteuer-IDs, unvollständige Adressen oder inkonsistente Mengeneinheiten führen unmittelbar zu Ablehnungen – sowohl im Peppol-Netzwerk als auch im zentralen KSeF-System. Deshalb benötigen Unternehmen klare Zuständigkeiten für Datenpflege, Monitoring und Fehlerbehandlung.

Erfolgreiche Projekte binden IT, Finance und Steuerstellen eng zusammen. Ein interdisziplinärer Ansatz stellt sicher, dass fachliche Anforderungen, Validierungslogiken und technische Rahmenbedingungen aufeinander abgestimmt sind. So entsteht eine Datengrundlage, auf der internationale E-Invoicing-Prozesse verlässlich funktionieren.

Hey Doxi – Wie gelingt der Einstieg in Belgien und Polen?

Peppol und KSeF stellen Anforderungen, die sich in klassischen SAP-Standardumgebungen kaum vollständig abbilden lassen. Felder für länderspezifische Identifikatoren wie die KSeF-ID fehlen, Mappings müssen erweitert werden, und neue Validierungsregeln entstehen oft kurzfristig. Gerade im internationalen Umfeld zeigt sich schnell, wie eng gesteckt die technischen Grenzen ohne Erweiterungen sind.

Doxis Billing setzt dort an, wo der SAP-Standard an seine Grenzen kommt. Die Lösung lagert Mapping-Logik und länderspezifische Anforderungen in die Cloud aus. Dadurch lassen sich Felder, Validierungsregeln oder Formatänderungen schneller anpassen, ohne tief in die SAP-Standardstrukturen eingreifen zu müssen.

Da Doxis im eigenen modifikationsfreien Namensraum arbeitet, können zusätzliche Informationen wie die KSeF-ID verarbeitet und gespeichert werden, auch wenn SAP dafür zunächst keine passenden Felder bereitstellt.

Zentrale Stärken von Doxis Billing:

• Cloudbasiertes Mapping ermöglicht schnelle Anpassungen an neue Felder und Validierungsregeln.
• Zusätzliche Datenfelder, etwa für die KSeF-ID, können verarbeitet und gespeichert werden – auch wenn SAP dafür standardmäßig keine Struktur vorsieht.
• API-basierte Integrationen verbinden SAP nahtlos sowohl mit Peppol-Access-Points als auch mit den Schnittstellen von KSeF.
• Ein modifikationsfreier Namensraum stellt sicher, dass SAP-Updates stabil bleiben und keine Konflikte entstehen.

Diese Architektur erleichtert es Unternehmen, parallele Anforderungen aus Belgien, Polen und weiteren Märkten in einer einheitlichen Prozesslandschaft zu betreiben. Besonders KSeF, das nicht nur Rechnungen validiert, sondern künftig auch E-Reporting-Funktionen übernimmt, macht deutlich, wie wichtig kontinuierlich anpassbare Lösungen werden.

E-Invoicing in Belgien und Polen wirkt zunächst wie eine zusätzliche regulatorische Belastung. Gleichzeitig eröffnet der Wandel die Chance, Finanzprozesse grundlegend zu modernisieren. Wer seine Systemlandschaft jetzt so gestaltet, dass sie unterschiedlichen Formaten, Validierungsregeln und Übertragungswegen standhält, schafft eine Architektur, die künftigen Entwicklungen gewachsen ist.

Peppol und KSeF stehen dabei exemplarisch für zwei technische Welten: ein interoperables Netzwerk auf der einen, ein zentral gesteuertes Echtzeitsystem auf der anderen Seite. Unternehmen, die ihre Systeme auf diese Vielfalt vorbereiten, gewinnen nicht nur Compliance-Sicherheit, sondern profitieren von klareren Datenstrukturen, automatisierten Abläufen und einer stabileren Steuerlogik über Ländergrenzen hinweg.

Doxis Billing kann diesen Wandel unterstützen, indem länderspezifische Vorgaben in einer zentral pflegbaren Plattform zusammengeführt werden. Mapping, Validierung und Rückmeldungen lassen sich an einem Ort steuern und ohne tiefgreifende Eingriffe ins ERP aktualisieren. Dadurch bleibt die Umgebung auch bei kurzfristigen regulatorischen Änderungen stabil – ein Vorteil, der insbesondere im dynamischen KSeF-Umfeld entscheidend ist.

E-Invoicing wird damit zu einem strategischen Baustein. Wer heute in flexible Strukturen investiert, reduziert langfristig Risiken, erhöht Transparenz und legt den Grundstein für weitere Digitalisierungsschritte.

Häufige Fragen zum E-Invoicing in Belgien und Polen