Angesichts der Tatsache, dass die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) im Mai 2018 in Kraft treten wird, kommt die weltweite Debatte über die Verordnung und ihre Folgen in Fahrt. Aus diesem Anlass befragte die AIIM ihre Mitglieder nun, wie gut sie auf die EU-DSGVO vorbereitet sind. Die Befragung mit rund 700 Teilnehmern sollte einen Überblick über die aktuelle Lage in Europa geben.

Die EU-DSGVO ist ein heikles Thema, da ein Verstoß Geldstrafen bis zu einer Höhe von mehreren Millionen Euro nach sich ziehen kann – ein Risiko, das Unternehmen nicht auf sich nehmen können. Damit Unternehmen regelkonform handeln und Bußgelder vermeiden, bietet Doxis safeLock von SER eine zuverlässige Lösung, die den Schutz sensibler Daten und zugleich die nachweisbare Löschung gewährleistet.

Etwas weniger als ein Jahr vor dem Inkrafttreten gaben nur sechs Prozent der Befragten an, dass sie bereits vollständig auf die EU-DSGVO vorbereitet sind, während weitere 31 Prozent zurzeit ein entsprechendes Projekt umsetzen. 29 Prozent planen derzeit Maßnahmen für die EU-DSGVO und 25 Prozent denken darüber nach, dies bald zu tun. Übrig bleiben sieben Prozent der Befragten, die gegenwärtig überhaupt nicht vorbereitet sind. Auf die Frage nach dem voraussichtlichen Stand der Vorbereitungen im Mai 2018 antworteten 23 Prozent, dass sie vollständig vorbereitet sein werden, und 25 Prozent gaben an, bis dahin  ein Projekt angestoßen zu haben. Laut diesen Ergebnissen wird aber noch immer ein großer Teil der Unternehmen unvorbereitet sein, wenn die Verordnung im Mai 2018 in Kraft tritt. Um Geldstrafen zu vermeiden, ist es für diese Unternehmen unerlässlich, die Verordnung selbst und die Folgen von Verstößen zu verstehen. Zudem ist Datenschutz ein wichtiges und ernst zu nehmendes Thema für jedes Unternehmen. Darin besteht der vorrangige Zweck der Verordnung: Sie verleiht jeder Person das Recht, die sichere Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu fordern. In der heutigen datenorientierten Gesellschaft ist dies ein bedeutender Schutzmechanismus für die Rechte jeder einzelnen Person. Auf der anderen Seite wird Unternehmen nicht nur die Verantwortung dafür übertragen, Inhalte und Daten sicher und regelkonform zu speichern, sondern sie müssen zudem in der Lage sein, Daten gemäß rechtlichen Anforderungen unter Wahrung gewisser Fristen aufzubewahren, zum Beispiel aus steuerlichen Gründen oder für Gerichtsverfahren.

Aber sind sich die Führungsriegen über die allgemeinen Auswirkungen der EU-DSGVO im Klaren? Etwa ein Fünftel der Befragten gaben an, dass ihre Geschäftsleitung wenig (13 Prozent) oder gar nichts (8 Prozent) über die EU-DSGVO weiß. Diese alarmierende Zahl zeigt, dass rund um dieses Thema noch viel Ungewissheit herrscht. Deshalb ist es äußerst ratsam, die aktuelle Lage jetzt zu bewerten und Maßnahmen zu ergreifen, wenn Sie dies nicht bereits getan haben.

Darüber hinaus zeigt die Studie, dass die Speicherung oder der Mangel eines einheitlichen Speichersystems im gesamten Unternehmen zu den größten Schwierigkeiten für die Einhaltung der Verordnung und die Datensicherheit zählen. Die meisten Inhalte werden nach wie vor in E-Mails und auf E-Mail-Servern (80 Prozent) oder auf PC- und Netzlaufwerken (67 Prozent) gespeichert, wodurch der Schutz und letztendlich die sichere Löschung personenbezogener Daten praktisch unmöglich werden. Ein regelkonformes, strukturiertes und vereinheitlichtes ECM- und BPM-System, das eine nachverfolgbare Löschung und zugleich eine revisionssichere Speicherung ermöglicht, kommt da wie gerufen. Damit erhalten Sie nicht nur Unterstützung bei der Einhaltung der EU-DSGVO, sondern gestalten das gesamte Verfahren des Content- und Prozessmanagements viel effizienter.

Wenn Sie noch nicht auf die EU-DSGVO vorbereitet sind, dann sollten Sie das Thema jetzt anpacken! Aber es besteht kein Grund zur Panik – mit der richtigen Lösung schaffen Sie es bis Mai 2018 noch immer, alle Anforderungen zu erfüllen. Wir unterstützen Sie mit Doxis gern bei der Einrichtung Ihres Informationssicherheitssystems. Insbesondere mit Blick auf die EU-DSGVO bietet Doxis safeLock eine zuverlässige Lösung, mit der Sie die Kriterien der Verordnung erfüllen. Gegebenenfalls können zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen je nach Bedarf individuell eingebunden werden.

Der vollständige Bericht steht hier zur Einsicht bereit.