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Doxis News: Wie Sie das volle KI-Potenzial für Ihr Informationsmanagement nutzen

Bärbel Heuser-Roth

Sie haben genug vom täglichen Kampf mit immensen Mengen an Dokumenten? Von der zeitaufwändigen – und oft vergeblichen – Suche nach Informationen? Von liegengebliebenen Aufgaben, zu deren Erledigung wichtige Unterlagen fehlen? Künstliche Intelligenz (KI), integriert ins ECM, hilft Ihnen dabei, dokumentenintensive Arbeiten schneller, intelligenter und müheloser zu erledigen und sogar weitgehend zu automatisieren. In diesem Artikel stellen wir Ihnen einige Doxis ICA Produkt-Highlights mit „AI inside“ vor, die Sie sofort nutzen können und geben einen Ausblick auf die nächsten bevorstehenden KI-basierten Innovationen. Außerdem zeigen wir Ihnen weitere Highlights des Doxis 23.3-Releases, wie Usability-Verbesserungen in unserem Web-Client, neue Tools für Citizen Developer und neue Features unserer Lösungen für Purchase-to-Pay und Healthcare.

Starten Sie Ihre KI-Offensive mit Doxis ICA

Welche Aufgaben möchten Sie gern erledigen (lassen)? Vielleicht haben Sie umfangreiche fremdsprachige Verträge und hätten gern Zusammenfassungen in ihrer eigenen Sprache. Oder Sie wünschen sich einen digitalen Assistenten, der Auskunft über Dokumente und ihre Bearbeitung gibt. Und Sie möchten, dass Dokumente bei der Ablage automatisch sinnvoll verschlagwortet werden. Diese und viele weitere, konkrete Anwendungsfälle lassen sich mit den KI-basierten Doxis Intelligent Content Automation-Lösungen schon heute realisieren. Die KI-gestützten Features von Doxis Intelligent Content Automation verbessern nicht nur die Klassifikation von Dokumenten und die Extraktion relevanter Inhalte. Erste Anwendungen nutzen bereits Generative AI, um Dokumente inhaltlich zu erschließen und sie automatisiert den richtigen Prozessen zuzuführen.

Es gibt aktuell fünf Themenbereiche für unsere KI-gestützten Doxis ICA Produkte und Lösungen, die bereits erhältlich sind oder nach und nach in Doxis ICA bereitgestellt werden. Es gibt aber noch viele weitere, an denen wir bereits arbeiten:

  1. Doxi - Ihr smarter Content Assistant fasst für Sie den Inhalt von Dokumenten zusammen, chattet mit Ihnen über Dokumente uvm. Wie das funktioniert, können Sie sich in einem Video auf unserem YouTube Channel
  2. KI-gestützte Features in Doxis Business Studio: Zeitaufwändige Administrationsaufgaben wie die Erstellung von Dialog- und Ordnerstrukturen oder die Zusammenstellung von globalen Wertelisten sind schneller erledigt mit den neuen KI-gestützten Funktionen in Doxis Business Studio (siehe unten).
  3. KI-gestützte Features in Doxis webCube: „Magic Extraction“ verheißt Ihnen eine große Arbeitserleichterung, wenn es um die Identifizierung von Metadaten für die Ablage von Dokumenten geht. Wissen, welchen Inhalt ein Dokument enthält, ohne es selbst lesen zu müssen? Das können Sie bald mit Doxis webCube.
  4. Doxis Intelligent Document Understanding: Die neue Cloud-basierte, KI-gestützte Capture-Plattform der nächsten Generation stellt Ihnen die Cloud Cognitive Services der besten Anbieter zur Verfügung. Die Business Solution Doxis Intelligent Purchase-to-Pay Automation nutzt sie bereits, siehe unten.
  5. OpenAI out of the box: Prompt Fast Starter sind eine neue Kategorie unserer vordefinierten Templates, die wir Anfang nächsten Jahres in Doxis Business Studio bereitstellen werden. Sie enthalten vordefinierte, sofort nutzbare KI-„Prompts" für OpenAI.

Das Beste an den neuen KI-basierten Funktionen in Doxis ICA: Sie brauchen kein Data Scientist zu sein und auch nicht selbst zum Trainer für LLMs (Large Language Models) zu werden, um sie zu nutzen. Die neuen „AI assisted Features" sind in den Doxis Clients bereits vorkonfiguriert. Und auch die neue Klasse von Fast Startern, die Prompt Fast Starter, werden bereits mit den nötigen Abfragen (Prompts) für die jeweiligen Use Cases ausgestattet sein.

Intelligent Document Understanding für den P2P-Prozess

Die erste Doxis-Lösung, die die neue Erfassungsplattform Doxis Intelligent Document Understanding nutzt, ist Doxis Intelligent Purchase-to-Pay Automation: Vom Eingang und der Archivierung über die Extraktion und Validierung bis hin zur Überprüfung und Genehmigung (bei Rechnungen) sowie schließlich der Buchung unterstützt Doxis Intelligent Purchase-to-Pay (P2P) Automation den gesamten Lebenszyklus eingehender P2P-Dokumente. Die aktuelle Version unterstützt eingehende Lieferantenrechnungen und Auftragsbestätigungen, weitere P2P-Dokumenttypen werden folgen. Für Kunden, die eine nahtlose Integration mit SAP ECC oder SAP S/4HANA benötigen, gibt es eine spezielle Variante von Doxis Intelligent P2P Automation für SAP. Doxis Intelligent P2P Automation kann in der Cloud, in hybriden Szenarien oder on-premises eingesetzt werden.

Doxis Intelligent Content Automation

Mit der KI-gestützten Plattform Doxis Intelligent Content Automation definiert SER Enterprise Content Management der nächsten Generation.

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Neue Doxis Fast Starter, bald auch mit „AI inside“!

Doxis Fast Starters sind sofort einsatzbereite ECM Apps. Die Doxis Fast Starter-Bibliothek verfügt bereits über ein breites Spektrum an vorkonfigurierten und einfach zu modifizierenden Workspaces - für bestimmte Unternehmensbereiche wie Vertrieb, Einkauf oder Legal und für Branchen wie z.B. die Immobilienbranche - und sie wird kontinuierlich weiter ausgebaut. Die neuesten Mitglieder der Fast Starters-Bibliothek sind:

  • Doxis Investment Workspace: Er unterstützt Unternehmen, ihre Aktien- und Fonds-Käufe und -Verkäufe einheitlich zu verwalten und zu dokumentieren
  • Doxis House Connection Workspace: Damit verwalten Versorgungsunternehmen die technischen Hausanschlüsse ihrer Kunden
  • Doxis Corporate Event Workspace: Er unterstützt Marketingabteilungen bei der Planung von Konferenzen, Webinaren, Workshops etc.

Corporate Event Workspace

Ausblick: Doxis Prompt Fast Starter: „AI inside“!

Damit Sie out-of-the-box OpenAI für Ihre Projekte einsetzen können, ohne selbst Anweisungen definieren zu müssen, nehmen wir Ihnen das Prompt Engineering ab. Im neuen Jahr werden die ersten Fast Starter der neuen Kategorie „Prompt Fast Starter“ zur Verfügung stehen. Die KI-gestützten Fast Starter enthalten in natürlicher Sprache vordefinierte Prompts für bestimmte Kontexte, die Sie auch leicht anpassen können. Die ersten Anwendungsfälle für Prompt Fast Starter mit OpenAI-Integration sind die automatisierte Klassifikation von bestimmten Dokumenttypen, z.B. Kunden-, Lieferanten-, Sales Order- und Purchase Order-Dokumente. Diese neuen Prompt Fast Starter sind Add-ons für die dazugehörigen Workspaces, z.B. gehört der Supplier Document Classifier zum Supplier Workspace.

Noch einfacher arbeiten im Web

Der Web-Client Doxis webCube 23.3 hat einige Neuerungen zu bieten, die die Arbeit mit Akten, Dokumenten und Vorgängen im Web noch angenehmer und intuitiver machen, z.B.:

  • ein neues Akten-Layout, das die enthaltenen Informationen noch übersichtlicher präsentiert
  • neue „Action Widgets" für Aktionen wie das Ablegen von Dokumenten direkt vom Doxis webCube Dashboard aus

Neues Layout für eAkten: Ganz neue Ansichten erwarten Sie, wenn Sie im neuen Doxis webCube eAkten öffnen. In der Titelbar sehen Sie nun jeweils das Objekt-Icon und die Bezeichnung der eAkte sowie rechts die wichtigsten Aktionen. Ein Klick auf den Stern neben dem Namen macht die angezeigte Akte zum Favoriten. Einfacher geht es nicht.

Das neue eAkten Look & Feel: Alles Wichtige übersichtlich im Blick

Schneller mit den neuen Widgets: Sie wünschen sich auf dem Dashboard Ihrer Doxis webCube Landing Page eine spezielle Zone, mit der Sie Dokumente schnell ablegen können? Die neuen „Action Widgets" starten direkt die Erstellung eines Dokuments, ab dem nächsten Release auch eines Prozesses oder einer eAkte oder lösen Aktionen aus, die Sie selbst definieren können.

Doxis Business Studio 23.3: neue Funktionen für Business Admins

Doxis Business Studio, die nutzerfreundliche No-code-Entwicklungsumgebung für Citizen Developer, wird kontinuierlich mit neuen Funktionen ausgebaut. Das aktuelle Release hilft Ihnen z.B. bei der Bearbeitung von Dialogen, beim Monitoring von Hintergrund-Diensten, der Überwachung des Systemstatus, dem Editieren von Aktenstrukturen und vielem mehr. Doxis Business Studio ist jetzt auch in den Sprachen Französisch, Spanisch, Polnisch und Portugiesisch erhältlich.

Business Studio hilft bei der Überwachung von Agenten- und Löschaufträgen

Doxis Healthcare Solution „on FHIR”

Das standardisierte Lösungspaket für unsere Kunden aus dem Gesundheitswesen - die Doxis Healthcare Solution - ist im neuen Release ebenfalls weiter ausgebaut worden. Die neue Version unterstützt den FHIR-Standard zur besseren Interoperabilität mit anderen Systemen und auch das MD-Modul für die Zusammenarbeit mit dem Medizinischen Dienst in Deutschland wurde erweitert. Beispielsweise wurde die Integration des MD-Moduls mit dem Leistungserbringer (LE)-Portal ausgebaut, sodass sich die Benutzer für ihre Arbeit nicht mehr direkt im Portal anmelden müssen und alle Tätigkeiten in Doxis ausführen können. Das vereinfacht die Interaktion und den Datenaustausch mit dem Medizinischen Dienst, wie das folgende Video zeigt:

Ausblick

Zu den in diesem Artikel vorgestellten, bereits heute verfügbaren KI-basierten Lösungen kommen kontinuierlich neue Produkte und Lösungen mit „AI inside“ hinzu. In unserem Blog halten wir Sie über die nächsten Neuerungen für schnell umsetzbare Inhalts- und Prozessautomatisierungen in unseren Quartals-Releases kontinuierlich auf dem Laufenden!

Bärbel Heuser-Roth

Bärbel Heuser-Roth beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Informationslogistik, Prozessmanagement und Compliance-Themen sowie den Einsatzmöglichkeiten intelligenter Verfahren zur automatisierten Erschließung von[nbsp]Informationen. Dazu gehören auch die Untersuchung und Dokumentation[nbsp]verschiedenster Enterprise Content Management-Projekte in Unternehmen[nbsp]und Organisationen.

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