In der Krone-Gruppe waren vor der Doxis-Einführung sämtliche Dokumente über die gesamte System-Landschaft verstreut. Nur die Fachabteilungen wussten, wo sich welche Informationen befanden. Gesucht wurde daher eine ECM-Lösung für ein unternehmens­weit einheitliches und transparentes Dokumentenmanagement. Sie sollte international einsetzbar sein, dokumentenintensive Geschäftsprozesse digital abbilden, automatisieren und mit elektronischen Akten unterstützen. Eine wichtige technische Anforderung war die Integrationsfähigkeit in die führenden SAP-Systeme. Bei der Wahl des Anbieters wurde nach einem deutschen ECM-Hersteller gesucht, der bei Supportanfragen schnell greifbar ist.

Im ersten Schritt löste Krone das Altarchiv auf und überführte den Altdatenbestand ins neue Doxis Archiv. „Unsere rund drei Millionen Altdokumente haben wir mithilfe des Migrationskonzepts von SER schnell, sicher und im laufenden Betrieb auf Doxis migriert“, erinnert sich Lars Schmerge, ECM-Projektleiter bei der Bernard Krone Holding. Dann baute Krone eine elektronische Aktenstruktur als zentralen Bestandteil der SER-Lösung auf. „Wir haben zunächst damit begonnen, Dokumente wie Leergutbegleitscheine, Auftragsbe­stätigungen oder Warenbegleitscheine nach und nach einzuscannen und zentral in elektronischen Lieferanten-, Kunden- und Auftragsakten in Doxis abzulegen. So haben unsere Vertriebsmitarbeiter jederzeit Zugriff darauf“, schildert Lars Schmerge. Weitere Abteilungen wie der Einkauf oder die Technikabteilungen folgen.

Die einheitliche Doxis-Technologieplattform ermöglicht den kontinuierlichen Ausbau des Krone-ECM. Immer mehr Geschäftsprozesse sollen mithilfe von Doxis automatisiert und beschleunigt werden. So steht für Mitte 2018 die Einführung von Personaleintritts- und -austritts-Workflows an, die mit Doxis BPM umgesetzt werden. Sie steuern alle Aktivitäten zur Bereitstellung der technischen Ausstattung für neue Mitarbeiter bzw. wickeln die Rückgabe beim Austritt aus dem Unternehmen ab.

Unter dem Namen „Lieferantenanbindung 2020“ startet Krone ab Mitte 2018 das Projekt „Lieferantenportal“. Doxis soll hierbei eine zentrale Rolle spielen und ans Portal angebunden werden. Stellen die Krone-Lieferanten im Portal beispielsweise eigene Zertifikate, technische Zeichnungen oder QS-Schweißprotokolle bereit, können diese automatisiert der elektronischen Lieferantenakte in Doxis zugeordnet werden. Sie stehen dann für die Krone-Mitarbeiter unternehmensweit zur Verfügung. „Das wäre ein wahrer Benefit für unsere Qualitätssicherung, die diesen Dokumenten dann nicht mehr hinterherlaufen müsste“, freut sich Lars Schmerge.