Das elektronische Archiv der Stadtwerke Frankenthal war in die Jahre gekommen: Es genügte nicht mehr den Anforderungen an Performance und Usability. Bei der Suche nach einer neuen Lösung wurde dem Pfälzer Unternehmen schnell klar, dass es neben der Migration des Altarchivs auch ECM-Funktionen wie BPM und eAkten sowie Schnittstellen zum ERP-System benötigt. Im Rahmen einer beschränkten Ausschreibung mit festen Beurteilungskriterien entschieden sich die Stadtwerke Frankenthal daher zwischen acht Bewerbern für SER und Doxis. Die unternehmensweit einsetzbare ECM- und BPM-Plattform überzeugte mit ihrer offenen Architektur und der Möglichkeit zum stufenweisen Ausbau weiterer Funktionsbausteine.

Parallel zur Migration von 1,4 Millionen Kundendokumenten und der Abschaltung des Altsystems begann die Arbeit mit digitalen Kundenakten. In ihnen werden alle Unterlagen zu den Geschäftspartnern der Stadtwerke Frankenthal im Kontext gebündelt. Über Schnittstellen kommuniziert Doxis außerdem mit dem ERP-System der Stadtwerke Frankenthal und integriert dessen Daten in die Akten. Die 200 Mitarbeiter finden so alle benötigten Informationen auf einen Blick und können Anfragen von Geschäftspartnern schnell beantworten: Doxis hat sich zum Kundenauskunftssystem entwickelt.

Nach den positiven Erfahrungen mit der Kundenakte folgte 2017 die Einführung der Hausanschlussakte. Bei bis zu sieben Papier-Ordnern pro Hausanschluss kamen die Stadtwerke Frankenthal auf 15 m³ Altakten. Noch dazu waren sie an verschiedenen Standorten verteilt. Das machte das Verwalten der Hausanschlüsse mühsam. Digitalisiert sind nun alle Dokumente zu einem Hausanschluss in einer Akte gesammelt und stehen den Mitarbeitern standortübergreifend zur Verfügung. Die Live-Vorschau von Dokumenten ist ein zusätzliches Plus bei der Recherche.

Besonders wichtig war den Stadtwerken Frankenthal auch eine leistungsfähige Workflow-Funktionalität, mit der sie ihre internen Prozesse digital abbilden können. Die Workflow-gesteuerte Posteingangs- und Postausgangsverarbeitung, sowie Vertragsmanagement, Rechnungsprüfungs- und Bestellworkflow kommen 2017 hinzu. Das hilft beim transparenten und schnellen Lenken von Dokumenten.

Aufgrund der sehr guten Performance und der leichten Anwendung haben die Mitarbeiter Doxis schnell schätzen gelernt, was dem neuen System in kürzester Zeit hohe Akzeptanz einbrachte. So können die Stadtwerke Frankenthal ihre ECM-Plattform Schritt für Schritt erweitern und ihre unternehmensweite Digitalisierungsstrategie verwirklichen.